en zonder lacunes. Raadpleging van de reprodukties mag niet moeilijker zijn of langer
duren dan die van de originelen, enz.
De Canadese nationale norm CAN2-72.11-79 (Microfilm as documentary evidence)15
gaat ervan uit dat 'The credibility of a microfilm program is dependent upon the assu
rance that it is believable and reliable. The only secure way to impart this credibility is
by a system of activities whose purpose is to provide an assurance that the overall con
trol of the operations and the quality of the product is being carried out effectively at
all stages. This system of activities constitutes quality assurance'. Kwaliteit is méér dan
kwaliteit van het beeld (uitgedrukt in oplossend vermogen en densiteit). De kwaliteits
controle is een 'assessment of the total process to audit and verify the microfilm pro
gram and the effectiveness of the controls to ensure that de product is what it is claimed
to be'.
Evenmin als de Zwitserse regeling bevat de Canadese norm technische details over de
filmopnamen zelf: 'Our purpose is to prove that we have a reliable, thrustworthy and
credible system'. Daarentegen tracht de Franse experimentele norm Z 43-061 (1980)
(Réalisation des microfilms de 16 mm destinés être substitués aux documents origi-
naux) vast te leggen wanneer een microfilmopname 'fidéle' is in de zin van art. 1348 van
de Code civil. De opname moet op zilverhalide film gebeuren en wel zodanig dat van
één document twee opnamen tegelijkertijd - waarvan één met ultraviolet licht - worden
gemaakt. Eerst sinds kort bestaat er een microfilmcamera die in staat is deze dubbele
opnamen te maken. Deze norm van AFNOR (Association frangaise de normalisation)
is sterk gekritiseerd: 'L'obstination de l'AFNOR a vouloir définir une solution miracle
au problème du microfilm, se rattache a une conception pénale de la copie (falsificati
on, fraude, etc.) qui ne couvre qu'un aspect trés marginal de la documentation micro-
filmée'.17
Binnen de International Organization for Standardization (ISO) houdt het technische
comité 171 zich bezig met normalisatie op het gebied van micrografie. Sinds vorig jaar
bestaat er een werkgroep 7 (legal admissibility of microforms). Deze zal eerst de voor
waarden waaronder in verschillende landen microvormen als bewijsmiddel worden
geaccepteerd, inventariseren en vervolgens trachten een internationale norm te ontwik
kelen. Het is te hopen dat deze norm niet het Franse, maar het Canadese of het Zwitser
se voorbeeld volgt.
Intussen bestaat ook in ons land reeds procedurevoorschriften voor microverfilming
die uitgaan van de principes van de aangehaalde Zwitserse en Canadese regelingen. Dat
is de resolutie van de staatssecretaris van Financiën van 26 augustus 1981 nr. 581-11707
15
is
Te verkrijgen bij het Nederlands Normalisatie Instituut, postbus 5059, Delft.
Weill (noot 13) vat de toelichting op de norm waarin deze 'quality assurance' wordt omschre
ven, tezeer op als een dwingende eis tot controle door een extern orgaan, te vergelijken met
een accountantscontrole. De norm zelf laat toe dat de controle geschiedt door medewerkers
van de instelling zelf.
Weill (noot 13), p. 39.
[306]
inzake het archiveren op microfilm (hierna afgedrukt). Deze resolutie heeft uitsluitend
betrekking op de uitvoering van art. 54 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.18
Een op grond van deze resolutie door een inspecteur van belastingen gegeven toestem
ming om tot reproduktie op microfilm over te gaan, ontslaat niet van de in art. 6, derde
lid, van het Wetboek van koophandel neergelegde verplichtingen voor degene die een
bedrijf uitoefent om tien jaar lang de boeken en bescheiden waarin aantekening is ge
houden van zijn vermogenstoestand en van alles wat zijn bedrijf betreft 'op zoodanige
wijze dat uit de gehouden aanteekeningen te allen tijde zijne rechten en verpligtingen
kunnen worden gekend', te bewaren, mét de balansen, de ontvangen brieven en tele
grammen en afschriften van uitgaande brieven en telegrammen. Voorts legt art. 14,
boek 2 Burgerlijk wetboek het bestuur van een rechtspersoon de verplichting op om de
aantekeningen waaruit de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen wor
den gekend, de balans en de staat van baten en lasten gedurende tien jaar te bewaren.19
Na verfilming en vernietiging van de originelen op grond van de resolutie van Financiën
zullen de microfilms dus nog even lang bewaard moeten blijven als gold voor de origi
nelen.
Terecht beperkt de resolutie zich tot regels voor de procedure van verfilming en stelt zij
geen technische eisen aan de filmopname zelf. Daarom zou mijns inziens de resolutie
zeer wel de basis kunnen vormen voor een algemene regeling inzake vervanging van ar
chiefbescheiden door andere informatiedragers, waarvan ook de minister van WVC
zich voorstander betoont.20
F. C. J. Ketelaar
18 Deze bepaling luidt: Hij die ingevolge de artikelen 47, 48 of 49 gehouden is desgevorderd boe
ken en andere bescheiden betreffende zijn bedrijf of zelfstandig uitgeoefend beroep ter inzage
te verstrekken is verplicht die gedurende tien jaren te bewaren.
19 De sanctie op niet-nakoming van de bewaarplicht geldt alleen in geval van faillissement (artt.
340, 343 Wetboek van strafrecht) en, wanneer het gaat om een bestuurder of commissaris van
een in staat van faillissement verkerende vennootschap, vereniging of stichting, alléén wan
neer de bewaarplicht niet is nagekomen 'ter bedriegelijke verkorting van de rechten der
schuldeisers'.
20 Voorlopig standpunt... archiefbeleid, 13.
[307]
