1964 Stb. 452) gemaakte reprodukties van registers van de burgerlijke stand onderschei
denlijk de ten hypotheekkantore gehouden registers, althans voor zover het om foto
grafische reprodukties gaat.9 Ook behoren tot deze categorie van 'vervangende archief
bescheiden' de reprodukties van op een vernietigingslijst voorkomende stukken, opge
maakt ingevolge art. 3, tweede lid, van het Archiefbesluit, althans voor zover het om
fotografische reprodukties gaat.10
Reprodukties van archiefbescheiden die niet op een vernietigingslijst staan, zijn dus
geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1962. Zoals in het begin is opge
merkt heeft echter de moderne overheidsadministratie behoefte aan een regeling, ter
besparing van ruimte, tot vernietiging van originele archiefbescheiden na verfilming,
ook wanneer de originelen niet voor vernietiging in aanmerking komen.
De commissie 'nota archiefbeleid' schrijft 'dat het Archiefbesluit geen (formele) hin
derpaal op de weg der administratieve vernieuwing behoort te zijn'.11 Ook de minister
van WVC meent 'dat de archiefwetgeving, meer dan nu het geval is, moet openstaan
voor die nieuwe technische mogelijkheden, met name door de erkenning van de moge
lijkheid tot vervanging van bestaande archiefbescheiden door andere informatiedra
gers'.11'1
Er lijkt een weg om, binnen de grenzen van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit,
archiefbescheiden door reprodukties te vervangen, ook wanneer de originelen niet op
een vernietigingslijst staan. Zoals hiervoor is uiteengezet, stelt het bewijsrecht de be-
8 Zie de circulaire van de minister van CRM van 10 januari 1975, gepubliceerd in: Officiële Be
kendmakingen (1975) nr. 35783, rubriek XVIII.2; ook in: Ned. Arch. BI. 79 (1975) 401 en in
F. J. Duparc-F. Hinrichs, De Archiefwet 1962... (Alphen aan den Rijn 1963 en volgende ja
ren) 14.
Om tot archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1962 te kunnen worden gerekend moe
ten dergelijke moderne media uiteraard voldoen aan de voor archiefbescheiden geldende om
schrijving: bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd daaronder te berusten. Een deel van de bij geautomatiseerde informatieverwerking
gebruikte media is niet naar zijn aard bestemd om onder het betreffende overheidsorgaan te
berusten en kan dus niet als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1962 worden aan
gemerkt. Dat betekent dat het wissen (of vervangen) van machine-leesbare informatie niet on
der alle omstandigheden valt te beschouwen als vernietiging van archiefbescheiden waarop de
regels van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit van toepassing zouden zijn.
9 Duparc-Hinrichs, 12-13. Terecht heeft de commissie 'technische herziening Archiefwet 1962'
voorgesteld het woord 'fotografische' te schrappen. Het is jammer dat deze 'zeer eenvoudige
wetswijziging' (aldus staatssecretaris Scholten bij de behandeling van het ontwerp van de ar
chiefwet) op de lange baan is geschoven door de beslissing de technische herziening van de wet
op te schorten tot een principiële herziening.
10 Duparc-Hinrichs, II.l.c.8 (bewerkt door Ketelaar) merken op 'De administratie is dus vrij te
bepalen, welke technische methode in aanmerking komt en wat zij onder reprodukties wenst
te verstaan'Dat is juist, maar art. 1eerste lid, van de Archiefwet 1962 rekent alleen de foto
grafische reprodukties tot archiefbescheiden! Zie de voorgaande noot.
11 Discussienota archiefbeleid, 32.
lla Voorlopig standpunt van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur met betrek
king tot de Discussienota Archiefbeleid (Rijswijk 1983) 13.
wijskracht van het afschrift van een authentieke akte die volgens wettelijk voorschrift
bewaard moet worden gelijk aan die van de oorspronkelijk akte, indien het afschrift is
afgegeven door een daartoe bevoegde ambtenaar. Voorts laat het bewijsrecht de mate
riële vorm van het afschrift vrij. Een in de vorm van een fotokopie of microfilm door
een daartoe bevoegde ambtenaar opgemaakt afschrift van een authentieke akte die vol
gens wettelijk voorschrift bewaard moeten worden, levert dus hetzelfde bewijs op als de
oorspronkelijke akte. Deze oorspronkelijke akte kan, nadat het afschrift is opgemaakt,
vernietigd worden met toepassing van de regels van art. 3, vierde lid, van het Archief
besluit (incidentele vernietiging).
Hoe moet een afschrift in de vorm van een microfilm worden opgemaakt? Zoals ge
zegd, de wet geeft daarover geen uitsluitsel.12 Het lijkt mij echter gewenst indien daar
voor regels zouden worden geformuleerd. Voor afschriften van authentieke akten die
volgens wettelijk voorschrift bewaard moeten worden, afgegeven door een daartoe be
voegde ambtenaar (art. 185a, tweede lid), is dit minder noodzakelijk dan voor afschrif
ten van overige akten. Op deze laatste hebben betrekking de hiervoor uit de memorie
van antwoord geciteerde woorden 'Wanneer het origineel niet meer aanwezig is zal de
rechter, bij gemotiveerde betwisting van de gestelde overeenstemming met het origi
neel, dan meestal slechts aan in het gegeven geval gebleken feiten en omstandigheden
gelegen buiten die kopie of reproduktie zelf, eventueel een rechterlijk vermoeden van
echtheid kunnen ontlenen'. Tot die 'feiten en omstandigheden gelegen buiten die kopie
of reproduktie zelf' behoort mijns inziens een zorgvuldig geregelde en in een concreet
geval gevolgde (en goed gedocumenteerde) procedure voor microverfilming (of andere
wijze van reproduktie) van de originelen.
Zulke procedurevoorschriften bestaan in het buitenland13, o.m. in Zwitserland en Ca
nada. Art. 962 van het Zwitserse burgerlijk wetboek verplicht tot het bewaren van de
verlies- en winstrekening en de balans in origineel gedurende tien jaren. De overige
comptabele bescheiden en de correspondentie moeten ook tien jaar lang bewaard blij
ven, maar daarvoor kan een machine-leesbare vorm worden gekozen (sous forme d'en-
registrement sur des supports de données ou d'images), mits de reprodukties overeen
komen met de originelen en te allen tijde leesbaar kunnen worden gemaakt. Een ordon
nantie van 2 juni 1976 schrijft voor aan welke voorwaarden zulk een machine-leesbare
vastlegging van documenten moet voldoen. Er moet o.m. een werkinstructie bestaan,
waarin in het bijzonder de organisatie, de verdeling van bevoegdheden en de technische
voorschriften voor de reproduktie staat (dit is uitgewerkt in gedetailleerde
richtlijnen).14 De documenten moeten worden gereproduceerd op systematische wijze
12 Afgezien van de bepaling van art. 8, tweede lid, van de Archiefwet 1962 en bijzondere bepa
lingen als bijvoorbeeld art. 28 van boek 1 BW inzake afschriften van akten van de burgerlijke
stand.
13 G. Weill, La valeur probante des microformes: une étude RAMP (Paris 1981) (Engelse titel:
The admissibility of microforms as evidence: a RAMP study). Gratis verkrijgbaar bij Unesco,
PG1, place de Fontenoy 7, Paris.
14 Evenals de ordonnantie afgedrukt bij Weill (noot 13), bijlagen 2 en 3.
[305]
