hem te verdwijnen. De tweede betekenis die Van Dale geeft onder briefwisseling duidt
niet op een handeling doch geeft een omschrijving als gedefinieerd, aldus Bordewijk13.
In verband met de ingekomen reacties op verbaal (22), verduidelijkt drs. R. M. E.
Raaff dat de definitie geënt is op het verbaalstelsel 1823. Een probleem hierbij is dat de
verbalen die rond 1800 in zwang waren geen eer wordt aangedaan door de definitie.
Raaff zegt de vergadering toe de volgende suggestie in te zullen brengen in de commis
sie: Een verbaal is een serie (19) van de op één dag of in één zitting vastgestelde minuten
(96) van besluiten (43) met eventueel daarbij gevoegde bijlagen (24), en voor kennis
geving aangenomen ingekomen stukken.14
Mr. W. Downer vraagt waarom het gebruik van de term bundel in de toelichting op
dossier (23) wordt ontraden. Bordewijk verduidelijkt dat deze term in beschrijvingen
niet gebruikt dient te worden, maar dat in zo'n geval de beschrijving aanvangt met:
'Stukken betreffende...', en als materiële omschrijving gebruikt men 1 pak of 1 om
slag. Den Draak merkt op dat een dossier zowel ingekomen als minuten van uitgaande
stukken kan bevatten. Uit de definitie blijkt echter dat het ofwel het een of het ander is.
Bordewijk zegt toe de definitie als volgt aan te passen: ...ontvangen en/of
opgemaakt., f*.
Vervolgens vraagt Van Heel of de commissie charters (26) zonder zegel niet als charters
beschouwt. Bordewijk antwoordt dat dit goed begrepen is. Zo'n archiefstuk is als een
stuk te beschrijven. Van Heel stelt dat dit in de praktijk van het beschrijven problemen
zal geven. Vele archieven bergen namelijk hun charters ongeacht of ze een zegel hebben
apart op in een charterverzameling. Bordelijk stelt dat dit probleem een organisatorisch
probleem is. Wat de definitie betreft is in deze gekozen voor de definitie uit de NAT.
In de definitie van kaartsysteem (33) wil Van Heel 'in een bepaalde volgorde' \ervangen
zien door in een systematische volgorde'. De commissie heeft hier voor bepaalde geko
zen om het woord systematische niet voor de derde keer in de definitie te laten voor
komen.
13 Van Date. Groot Woordenboek der Nederlandse Taal; onder red. van C. Kruyskamp. 10e.
s-Gravenhage, M. Nijhoff, 1976. Deel I, blz. 403: Briefwisseling, 2. verzameling gewisselde
brieven.
14 De definitie is na een uitvoerige discussie geworden: Een verbaal is een serie (19) van de op één
dag, of in één zitting, vastgestelde minuten (96) van besluiten (43), al dan niet met bijlagen
(24), en van voor kennisgeving aangenomen ingekomen stukken. De toelichting op de term
wordt nader aangepast.
De ter vergadering toegezegde toevoeging wordt weer ingetrokken, daar deze toevoeging bij
nader inzien overbodig bleek. In de toelichting wordt opgenomen: Het gebruik van de term
bundel is verouderd.
Wat de toelichting op de term formulier (36) betreft, merkt Nagelhout op dat daarin
duidelijk vermeld zou moeten worden dat de definitie alleen toepasbaar is op nog niet
ingevulde formulieren. De zinsnede 'moet worden aangevuld' brengt dit met zich mee.
Bovendien verkrijgt het formulier door invulling een bepaalde functie en dient dan ook
beschreven te worden met een van de termen 3893. Nagelhout en zijn collega's van de
CAS vragen zich bovendien af of een niet ingevuld formulier wel een archiefstuk is.
Bordewijk antwoordt dat Nagelhout de bedoeling van de commissie juist heeft begre
pen. Hetgeen hij echter aandraagt vindt de commissie meer stof voor een handboek.
Als volgende discussiepunt komt de term akte (38) aan de orde.
Meeuwissen reageert vooraf op enkele vragen die ook aan de orde zijn gekomen bij de
behandeling van de algemene opmerkingen op het Lexicon. Hij zegt nagedacht te heb
ben over het 'wachtkamer'-idee van Ketelaar en daarvoor wel iets te voelen. Bordewijk
wil nog even duidelijk stellen dat in de toelichting specifieke termen op het gebied van
het recht zijn opgenomen, aangezien juist in archieven stukken uit dit vakgebied veel
vuldig voorkomen. Dit is eigenlijk tegen het principe van de commissie, die geen speci
fieke termen wil opnemen. Bezien zal worden of in de inleiding op het Lexicon hierop
nog nader kan worden ingegaan.
Ketelaar concludeert dat de commissie zich hierdoor een brevet van onvermogen heeft
gegeven. De commissie heeft volgens hem slechts de keuze tussen het weglaten van de
opgenomen termen, of het definiëren van de in de toelichting opgenomen termen. Bor
dewijk merkt op dat ook bewijzen van onvermogen kunnen worden uitgegeven, doch
dat dit buiten het kader van deze discussie valt. Bordewijk vraagt de aanwezigen om
een uitspraak met betrekking tot het wel of niet opnemen van termen in de toelichting
op akte. Hartong pleit voor het opnemen van de termen maar dan wel met definities.
Van der Ploeg pleit voor het opnemen van al deze sub-termen in een deel drie van het
Lexicon waarin die termen dan gedefinieerd kunnen worden. Den Teuling merkt op dat
hij de toelichting onevenwichtig vindt ten opzichte van de toelichtingen op de termen 77
en volgende. Hij wenst meer eenheid in de gegeven toelichtingen. Lievense zegt de zaak
wat genuanceerder te willen benaderen. Zij zag wel graag definiëring van de termen op
genomen onder 38. Bij de eindeloze opsomming van termen in de toelichting op bij
voorbeeld 77 heeft zij geen behoefte aan een definiëring. Bordewijk zegt toe dat de
commissie zich nader zal beraden over de gedane suggesties16.
In de definitie van protocol (39) is in Elseviers' Lexicon een passage opgenomen met be
trekking tot de authenticiteit daarvan, aldus Van Heel. Hij mist dit in de door de com
missie gegeven definitie en toelichting en verzoekt om dit alsnog op te nemen, ook al in
verband met de afwijkende betekenis in het notariaat. Wieland beaamt dat te overwe
gen valt of de toelichting in deze zin is aan te vullen17.
16 Besloten is om de opbouw van de toelichting te handhaven. Het aantal opgenomen termen zal
daarin echter drastisch worden beperkt. De laatste drie zinnen van de toelichting zullen verval
len.
17 De commissie acht een aanvulling in deze zin niet noodzakelijk.
[272]
[273]
