Het respect des fonds regelt de onderlinge verhouding van archieven ten opzichte van
elkaar. Het zegt, dat elk archief als een eigen eenheid gescheiden dient te blijven van an
dere archieven. Dit is het zogeheten 'classement par fonds'. Het overgangsbeginsel,
voorzover geformuleerd onder a, maakt hierop geen uitzondering. Het blijft de
zelfstandigheid van archieven erkennen, het zegt alleen, dat vorming van complexen
van archieven mogelijk is. Evenals het classement par fonds regelt het de onderlinge
verhouding van archieven, maar nu niet van losse, willekeurige archieven, maar van ar
chieven, die onderling met elkaar in betrekking komen te staan. Die betrekking is an
ders dan bij familiearchieven, waar we een combinatie van kleinere archieven hebben,
die onderling gelijkwaardig zijn. Ingeval van transmissie is die verhouding niet neven
geschikt, maar ondergeschikt. Het overgenomen archief gaat een dienende functie ver
vullen. Maar het blijft een eigen eenheid, een zelfstandig archief. De overnemende in
stantie had het wat dat betreft evengoed kunnen laten overbrengen naar een archiefbe
waarplaats en het daar telkens kunnen gaan raadplegen. Ik zie het overgangsbeginsel
juist omdat het een bijzondere orde erkent tussen meerdere archieven als een ordenings
beginsel.
Ik meen ook, dat we hier met de term deponeren niet kunnen volstaan, zoals voor
gesteld door mevr. dr. F. W. J. Koorn. Het deponeren slaat op de handeling zelf. Het is
het daadwerkelijk doen overgaan. Dit moet gescheiden blijven van de reden, waarom
men dat doet. In de toelichting zal overigens alsnog deponeren worden opgenomen. Dit
is een omissie.
Met het tweede deel van de definitie is het even moeilijk gesteld, als met het pertinentie-
beginsel. Het is hinderlijk, het is ongewenst, maar het komt vaak voor en het mag best
gedefinieerd worden. De definities bevatten immers geen voorschriften!
Bij nader inzien is de commissie van oordeel, dat de eerste zin van de toelichting ver
warring kan wekken. Hij zal worden geschrapt. Bovendien zal in de toelichting bij
retroactum een verwijzing worden opgenomen'12.
Van der Ploeg begint de discussie met te stellen, dat hem niet duidelijk is, wat een be
ginsel is. Meeuwissen herhaalt hierop in andere woorden, wat hij daarover reeds bij de
behandeling van het pertinentiebeginsel heeft gezegd. Van der Ploeg merkt verder op,
dat volgens het gegeven beginsel de archivaris moet uitzoeken, waar de overgenomen
stukken oorspronkelijk thuishoren. Dit vindt spreker onnodig en ongewenst. Hij stelt
voor de structuur van het aangeleverde archief te respecteren. Zijns inziens is het over
gangsbeginsel dus overbodig.
Schimmelpenninck reageert meteen op de laatste stelling van spreker met te zeggen, dat
hij diens voorstel een gruwel vindt.
Meeuwissen geeft daarop in het kort de inhoud weer van de zeer uitvoerige reactie, die
de commissie van het Gemeentearchief Groningen (waar v.d. Ploeg werkzaam is) ont
ving. In deze reactie wordt zeer genuanceerd geschetst met wat voor soorten van pro
blemen een archivaris geconfronteerd kan worden in geval van transmissie. Ter oplos
sing van dergelijke problemen worden drie methoden voorgesteld. Het beginsel, zoals
12 Besloten is om de term overgangsbeginsel (12a) geheel te laten vervallen. Deponeren blijft ge
handhaafd in de toelichting op term 2. Bij retroactum wordt een toelichting opgenomen.
dat thans is geformuleerd, vindt men in Groningen te dwingend. Men zou het liever
weglaten en in plaats daarvan de genoemde methoden gedefineerd willen zien, die de
archivaris kunnen helpen bij het bepalen van de plaats van archieven of gedeelten daar
van in geval van transmissie. Meeuwissen geeft te kennen, dat het beginsel om al eerder
genoemde redenen niet dwingend is en dat verder de voorgestelde methoden in de prak
tijk wellicht zeer verdienstelijk kunnen werken, maar dat zij daarom nog niet in het
Lexicon moeten worden gedefinieerd. Hij vindt zulks een uitgesproken zaak voor een
handboek.
P. J. de Baar zegt begrepen te hebben dat de commissie veel termen als verouderd be
schouwt. Een grote meerderheid van de vergadering verwerpt de beginselen 12 en 12a.
Hij vraagt de commissie, waarom zij deze dan wil opnemen. Hij stelt voor de termen
te laten vervallen en alleen te verwijzen naar de NAT. Hierbij wordt instemmend
geapplaudiseerd. Bordewijk spreekt zijn verbazing over deze reactie uit, raadpleging
van de bijlage bij het concept maakt duidelijk dat de term overgangsbeginsel juist op
voorstel van de leden is opgenomen in het Lexicon. Ketelaar wijst de vergadering erop
dat er momenteel bij de voorbereiding van de Wet annexaties gemeenten een discussie
gaande is, waar het uitgangspunt veld wint, dat de archieven van geannexeerde ge
meenten die ouder zijn dan vijftig jaar terug moeten naar hun oorspronkelijke plaats.
Hij stelt de commissie voor de term overgangsbeginsel (12a) in 'de wachtkamer' te
plaatsen.
De commissie zegt toe de naar voren gebrachte punten in nadere overweging te nemen
bij de vaststelling van de eindtekst van de terminologie.
De voorzitter brengt vervolgens de termen 13 tot en met 17 in discussie. Met betrekking
tot deze termen worden geen vragen gesteld. Aangezien het inmiddels tien voor een is,
schorst hij de vergadering voor de lunchpauze.
Na de heropening van de vergadering vraagt De Baar als eerste het woord. Hij conclu
deert met genoegen dat zijn voorstel uit 1979 om de term correspondentie als een syno
niem van briefwisseling (20) te beschouwen door de commissie is aanvaard. Hij zou
echter ook graag zien dat de term correspondentie nader gedefinieerd werd. Zoals hij in
zijn voorstel uit 1979 suggereerde, wil hij de term briefwisseling reserveren voor het ge
heel van brieven gewisseld tussen twee personen. De term correspondentie daarentegen
zag hij graag gedefinieerd in de betekenis van het geheel der brieven gewisseld tussen
meer dan twee personen. Bordewijk antwoordt dat de commissie geen onderscheid tus
sen deze twee termen aanwezig acht doch de voorkeur geeft aan de Nederlandse term.
Ketelaar meent te begrijpen dat de term briefwisseling de omschrijving 'Ingekomen
stukken en minuten van uitgaande stukken...' vervangt. Bordewijk stelt dat briefwisse
ling gereserveerd is voor de stukken gewisseld met één persoon, instelling of groep per
sonen. Wanneer het meerdere personen, instellingen of groepen personen betreft dient
men te beschrijven: 'Briefwisselingen met X, Y, Z, H. Nagelhout brengt naar voren
dat de term briefwisseling een handeling aanduidt en niet een groep bescheiden. Aange
zien men stukken dient te beschrijven en geen handelingen behoort de definitie volgens
[270]
[271]
