Verder is mij uit uw reacties duidelijk geworden, dat men soms moeite heeft met het
verschil tussen beginsel en voorschrift. Te velen denken, dat een beginsel, zodra het ge-
defineerd is, ook toegepast moet worden. Niets is minder waar. Het Lexicon moet u
zien als een hulpmiddel, niet als een wetboek. U kunt er zich van bedienen, u kunt er
een keuze uit maken, maar niets is verplicht. In dit opzicht neemt de commissie eenzelf
de standpunt in als de auteurs van de NAT, die in hun inleiding op de ordeningsbegin
selen stellen: 'Over de wenselijkheid en de mogelijkheid van toepassing van de beginse
len in concrete gevallen behoeft hier geen uitspraak te worden gedaan'6.
U zult nu begrijpen, waarom ook 'verwerpelijke' beginselen konden en moesten wor
den gedefinieerd.
Hoewel de toelichtingen bij de beginselen door sommige 'belerend' werden gevonden,
zijn er toch nog onder u, die vinden, dat de commissie haar opzet en achterliggende fi
losofie had moeten toelichten. Ik geloof niet, dat wij dit hadden moeten doen. Het
Lexicon is daar niet het juiste instrument voor. De commissie heeft met opzet geen
handboek willen maken. Wij hebben het wel steeds node gemist.
Tenslotte zijn er voorstellen binnengekomen voor een andere opzet in de volgorde van
de beginselen, de methoden en de stelsels van ordening. Men wil aansluiting bij de da
gelijkse praktijk van het inventariseren en zo'n opzet, dat de inventarisator stapsgewijs
door het Lexicon begeleid wordt. Ik kan hierop antwoorden, dat de commissie in haar
opzet er steeds naar gestreefd heeft van algemeen af te dalen naar bijzonder. Dit is een
neutrale aanpak. De keuze voor een of ander meer didactisch systeem zou altijd subjec
tief zijn geweest en nogmaals het Lexicon is geen handboek'.
In de daarop volgende discussie stelt Den Teuling als eerste de vraag, waarom de com
missie het oude organisatiebeginsel en functioneel beginsel heeft omgebouwd tot me
thoden en het pertinentiebeginsel niet.
Drs. R. C. J. van Maanen werpt op dat analyse van de vier beginselen leert dat de gefor
muleerde beginselen niet uit analoge bestanddelen bestaan. De enige feitelijke constate
ring is te vinden in het structuurbeginsel, namelijk dat een archief een geheel is. Verder
vinden we door elkaar heen voorschriften voor de vormer, de administratieve beheer
der en de inventarisator van archieven. Dit is verwarrend en weinig systematisch. De
commissie zegt dan wel dat zij geen voorschriften geeft, doch in de toelichtingen komen
de woorden 'moeten' en 'behoren' veelvuldig voor. Van Maanen stelt verder, dat de ar
chiefvormer en de inventarisator in wezen met verschillende uitgangspunten te maken
hebben. De archiefvormer zoekt naar een voor hem doelmatig systeem van ordening,
terwijl de inventarisator te maken heeft met de historisch gegroeide structuur van een
archief. De inventarisator kan voor de moeilijkheid komen te staan dat er teveel oude
orden of juist helemaal geen orde te herkennen zijn. Dan moet hij er een creëren. Daar
voor staan hem ordeningsbeginselen ten dienste en wel dezelfde die de archiefvormer
heeft. Volgens Van Maanen zijn er twee argumenten om de inventarisator kennis te
doen nemen van ordeningsmethoden: 1. hij moet ze kunnen onderkennen, en 2. hij
moet ze kunnen aanwenden. Maar daarom worden het nog geen beginselen waar hij a
priori van moet uit gaan. Daarvan zijn er slechts twee: het structuur- en het bestem-
6 Nederlandse Archiefterminologie, blz. 25.
[264]
mingsbeginsel. Aan beide beginselen moet het voorschrift gekoppeld worden dat de
eigen structuur moet worden gerespecteerd. Uitwerkingen van de beide eerbiedigings
voorschriften zijn de ideeën over het herstellen van de structuur en het terugbrengen
van afgedwaalde stukken, indien mogelijk. In deze twee laatste woorden zit de ont
snappingsclausule voor het geval er vermenging van archieven heeft plaats gevonden
wanneer een functie van een archiefvormende instantie is overgegaan op een andere. De
handeling van de overgang is verricht door de administratie, maar de inventarisator zit
ermee. Op grond van de aard van de structuur en de mate van vermenging moet hij een
keuze maken. Het overgangsbeginsel zoals dat in het concept-Lexicon is geformuleerd
is niet van toepassing op inventarisatiewerk. Van Maanen vervolgt verder, dat de inven
tarisator het verschijnsel van de transmissie moet kennen doch dat dit toegelicht kan
worden onder bestemmingsbeginsel. In deze gedachtengang is het ook niet opportuun
om een relatie te leggen tussen het overgangsbeginsel en het pertinentiebeginsel. Zoals
het pertinentiebeginsel in het Lexicon is geformuleerd, behelst het een voorschrift voor
een onderwerpsgewijze ordening van archivalia ongeacht hun bestemming. Dit is in
strijd met het bestemmingsbeginsel. Spreker vraagt zich af, of hij daaruit moet begrij
pen, dat bij het ontbreken van enige orde, wanneer het bestemmingsbeginsel noch het
structuurbeginsel van toepassing zijn, de inventarisator een onderwerpsgewijze orde
ning wordt voorgeschreven? Zo ja, waartoe dienen dan de ordeningen naar organisatie
en naar functie?
Van Maanen stelt verder dat de geformuleerde definities van het structuur- en bestem
mingsbeginsel een wezenlijk kenmerk van het archief impliceren, namelijk dat het
gestructureerd kan zijn. De definitie van het pertinentiebeginsel daarentegen geeft een
dergelijk kenmerk niet, maar houdt uitsluitend een gebod in ten aanzien van de rang
schikking van archiefbestanddelen, namelijk naar onderwerp. Hij kan niet anders con
cluderen dan dat dit zgn. pertinentiebeginsel geen beginsel is a la structuur- en bestem
mingsbeginsel, maar een ordeningsmethode die op één lijn gesteld moet worden met die
naar organisatie en naar functies. Het feit dat een onderwerpsgewijze ordening, in wel
ke verschijningsvorm dan ook, veel algemener is toegepast, doet daar niets aan af.
Schimmelpenninck vraagt Van Maanen om concrete suggesties. Van Maanen ant
woordt dit in zijn brief aan de commissie gedaan te hebben. Hij benadrukt, dat volgens
hem het Lexicon beperkt dient te blijven tot het werkterrein van de inventarisator.
Ketelaar merkt op dat het niet gaat om het geven van voorschriften in het Lexicon en
vraagt of het de spreker duidelijk is dat de toelichtingen alleen betrekking hebben op de
gedefineerde termen. De voorschriften dienen zijns inziens bewaard te worden voor de
Rijksarchiefschool. Hij stelt Meeuwissen voor nogmaals een artikel in het Nederlands
Archievenblad te publiceren over de ordeningsbeginselen en daarin alle sinds de publi
catie van zijn eerste artikel7 bij de commissie ingekomen reacties, alsmede de opmerkin
gen staande deze vergadering gemaakt, te verwerken. Bordewijk stelt met nadruk dat
de terminologie bedoeld is voor alle gevormde en te vormen archieven en daardoor niet
alleen voor de inventarisator. Van Maanen antwoordt daarop dat het voor de systema-
7 Nederlands Archievenblad, jrg. 83, blz. 161-167: De ordeningsbeginselen opnieuw aan de or
de gesteld.
[265]
