Om een zo ordelijk mogelijk archief te krijgen werd de president aangeraden een goede
registratuur te organiseren: dit zou ook de overdracht ten goede komen. Het zou aan
een zittende president verboden moeten worden eigenmachtig stukken te vernietigen:
hij diende toestemming te vragen aan de Archivist; deze werd de plicht opgelegd om
eerst het Congres te verwittigen en de gebruikelijke termijn van zestig dagen af te wach
ten vóór het nemen van een beslissing.
Tenslotte werden alle bepalingen over de archieven van de president ook van toepassing
verklaard op de archieven van de vice-president. Het wetsontwerp werd op 13 oktober
1978 in de Senaat met een paar technische wijzigingen aangenomen. Het Huis van Af
gevaardigden ging de volgende dag met deze wijzigingen akkoord, nadat het al op 10
oktober 1978 het wetsontwerp had goedgekeurd26.
Conclusie
Met het aannemen van de Presidential Records Act werd met een ferme zwaai in Ame
rika tweehonderd jaar traditie overboord gegooid. Het eigendomsrecht van de staat op
de archieven van de president en de vice-president werd verzekerd, evenals het recht van
de burger op inzage in deze stukken. Opmerkelijk was de houding van de Society of
American Archivists na het aftreden van Nixon. In haar jaarvergadering op 2 oktober
1974 weigerde de vereniging een resolutie aan te nemen, waarin werd aangedrongen op
het tot stand brengen van een wetgeving, die de archieven van openbare gezagsdragers
tot eigendom van de staat verklaarde; slechts een resolutie om een commissie te be
noemen om deze problematiek te bestuderen werd aanvaard. De Amerikaanse collega's
wensten hun vingers niet te branden aan politieke gebeurtenissen in hun land. Terecht
stelde mijns inziens Cook dan ook, dat zijn vereniging een grote kans heeft laten liggen
om nauw betrokken te worden bij de wetgeving en daar richtinggevend aan mee te
werken27.
Het probleem van het eigendom van de archieven van de president en de vice-president
werd door de Presidential Records Act opgelost. De National Study Commission gaf in
zijn rapport ook aanbevelingen inzake de archieven van hoge ambtenaren, leden van de
rechterlijke macht en van het Congres. Wetgeving heeft hierover nog niet plaatsgevon
den.
De commissie heeft echter hiermee wel een problematiek aangesneden, die niet alleen in
de Verenigde Staten om een oplossing vraagt. Politieke wisselingen van de wacht en on
verschilligheid veroorzaken nogal eens lacunes in de overheidsarchieven. Dossiers
26 Zie voor de gehele tekst van de wet: P.L. 95-59144 United States Code 2201-2207. De behan
deling in het Congres, Congressional Record 1978, House 11924-11929, 13036; Senate 36843-
36846.
27 'Society of American Archivists, Annual Business Meeting' in: AA 1975, pp. 115-117; J. F.
Cook, o.c., pp. 317-318.
[356]
worden vernietigd of als privé-eigendom beschouwd en mee naar huis genomen28. Zelfs
wetgeving lijkt dit niet altijd te kunnen voorkomen. Praktische oplossingen verdienen
dan de voorkeur. Zo wordt er in Nederland een aktieve acquisitie gepleegd bij particu
lieren, die in het bezit zijn van belangrijke archieven; daardoor is er veel van de onder
gang gered. De oplossing, die men in Israel heeft gevonden, is interessant.29 Daar heeft
het ministerie van Defensie aan de leidinggevende militairen verhpden om belangrijke
dienststukken, zowel officiële als particuliere, thuis te bewaren. In het legerarchief zijn
kluizen geplaatst, waarin deze documenten geborgen kunnen worden. Evenals bij ban
ken, waar de klant een safe-loket kan huren, zijn de 'eigenaars' van de stukken en de
archivaris-beheerder van de kluizen de enige sleutel-bezitters. De een kan er zonder de
ander niet in. Overwogen wordt om zo'n systeem ook voor niet-militaire functionaris
sen in te voeren.
Wellicht kan deze oplossing voorkomen, dat belangrijke bestuursbescheiden verloren
gaan of in verkeerde handen komen. Uiteindelijke doelstelling van al dit soort maatre
gelen is 'de burger in de gelegenheid stellen bestuurlijke besluitvormingsprocessen in
heden en verleden te doorzien en hem de mogelijkheid te bieden bij een goede en demo
cratische besluitvorming betrokken te zijn en daartoe bij te dragen'30. Daarbij te as
sisteren is de belangrijkste, zo niet de enige, taak van de archivaris.
S. F. M. Plantinga
28 Zie: Georges Mamy, La main passe; avant la transmission de pouvoirs, hauts functionnaires
et membres de cabinets trient les archives, in: Nouvelle Observateur, 18 mai 1981, pp. 24-25.
Na een staatsgreep in de nieuwe republiek Comoren in 1975 werden de bestaande archieven
vernietigd: 'de feodaliteit moest verdwijnen', (zie: Internationale Samenwerking, 30-7-1982
p. 25).
29 Archief Centrale Directie Rijksarchiefdienst, brief van de Directeur van de Military (IDF)
Defense Establishment Archives te Tel Aviv, 1 juli 1982, nr. ARA 82.870.
30 Uitspraak Raad van State, afdeling Rechtspraak, in het geschil tussen H. Arlman (Vrij Neder
land) en het ministerie van Algemene Zaken, van 30-6-1982, nr. A-1.0050 (1982) Sp 12.
[357]
