In het eerste onderdeel van het wetsontwerp werd een definitie gegeven van de onderha
vige archieven22. De driedeling van de National Study Commission was niet overgeno
men. Er werd slechts onderscheid gemaakt tussen presidentiële en persoonlijke archie
ven. Onder presidentiële archieven werden die archieven verstaan, die waren opge
maakt of ontvangen door de president en zijn medewerkers met als doel om de
22 De uiteindelijk tot wet verheven definities luiden (44 United States Code; P.L. 95-591):
2201. Definitions
'As used in this chapter
'(1) The term "documentary material" means all books, correspondence, memorandums,
documents, papers, pamphlets, works of art, models, pictures, photographs, plats, maps,
films, and motion pictures, including, but not limited to, audio, audiovisual, or other electro
nic or mechanical recordations.
'(2) The term "Presidential records" means documentary materials, or any reasonably se
gregate portion thereof, created or received by the President, his immediate staff, or a unit or
individual of the Executive Office of the President whose function is to advise and assist the
President, in the course of conducting activities which relate to or have an effect upon the car
rying out of the constitutional, statutory or other official or ceremonial duties of the Presi
dent. Such term
'(A) includes any documentary materials relating to the political activities of the Presi
dent or members of his staff, but only if such activities relate to or have a direct effect
upon the carrying out of constitutional, statutory, or other official or ceremonial duties of
the President: but
'(B) does not include any documentary materials that are (i) official records of an
agency (as defined in section 552(e) of title 5, United States Code); (ii) personal records;
(iii) stocks of publications and stationery; or (iv) extra copies of documents produced only
for convenience of reference, when such copies are clearly so identified.
'(3) The therm "personal records" means all documentary materials, or any reasonably
segregable portion thereof, of a purely private or nonpublic character which do not relate to
or have an effect upon the carrying out of the constitutional, statutory or other official or ce
remonial duties of the President.
Such term includes
'(A) diaries, journals, or other personal notes serving as the functional equivalent of a
diary or journal which are not prepared or utilized for or circulated or communicated in
the course of, transacting Government business;
'(B) materials relating to private political associations, and having no relation to or di
rect effect upon the carrying out of constitutional, statutory, or other official or ceremoni
al duties of the President; and
'(C) materials relating exclusively to the President's own election to the office of the
Presidency: and materials directly relating to the election of a particular individual or indi
viduals to Federal State, or local office, which have no relation to or direct effect upon the
carrying out of constitutional, statutory, or other official or ceremonial duties of the Pre
sident.
'(4) The term "Archivist" means the Archivist of the United States.
'(5) The term "former President" when used with respect to Presidential records, means
the former President during whose term or terms of office such Presidential records were crea
ted.'
[354]
president bij de uitoefening van zijn constitutionele taken te adviseren en te assisteren.
Met deze ruimere definitie wilde men alle archieven, die niet binnen de bestaande wet
geving vielen (zoals de FOIA) en die geen persoonlijke archieven waren, binnen het
wettelijk kader laten vallen. Er mocht geen gat ontstaan tussen de Freedom of Informa
tion Act en de Presidential Records Act. Deze presidentiële archieven moesten, aldus
het ontwerp, toebehoren aan de staat: immers de 'records were produced at public cost
and for public purpose'23.
Onder de persoonlijke archieven van de president werden die archieven verstaan, die
niet waren gevormd met betrekking tot de wettelijke taken van de president; deze zou
den eigendom blijven van de president. Na het aftreden van de president dienden de ar
chieven overgedragen te worden aan de Archivist of the United States, die ze zou moe
ten opnemen in een staatsarchiefbewaarplaats. Hij kon een aparte 'presidential library'
stichten24; in dat geval moest hij de betrokken (oud)president horen bij de benoeming
van een directeur. Opgemerkt dient hier te worden, dat de vestiging van een aparte 'pre
sidential library' niet verplicht werd gesteld. De archieven zouden ook naar de National
Archives overgebracht kunnen worden of naar één van de federale archiefbewaarplaat
sen elders in het land25. Voorgenomen vernietiging uit het archief moest zestig dagen
van te voren gemeld worden bij het Congres.
De regels over de openbaarheid vormden een van de belangrijkste onderdelen van het
wetsontwerp. Het ontwerp ging uit van een zo groot mogelijke openbaarheid. Om recht
te doen aan het 'presidential privilege' kon de president aan het eind van zijn ambtster
mijn bij de overdracht aan bepaalde categorieën stukken een embargo van ten hoogste
twaalf jaar opleggen. Deze categorieën waren: geklassificeerde stukken betrekking heb
bend op de nationale defensie; stukken betreffende benoemingen door de president;
stukken, die door andere wetgeving al van openbaarheid waren uitgesloten; vertrouwe
lijke stukken over het bedrijfsleven; vertrouwelijke stukken betreffende het overleg tus
sen de president en zijn medewerkers; stukken, waarvan de openbaarheid de persoon
lijke levenssfeer van de betrokkene(n) in onevenredig grote mate zou schaden.
Gedurende de opgelegde termijnen zou geen beroep op de FOIA mogelijk zijn. De be
perkingen zouden evenwel niet van toepassing zijn op een zittende president en op le
den van het Congres, wanneer deze de benodigde informatie niet op andere wijze zou
den kunnen verkrijgen; een rechterlijk vonnis zou eveneens openbaarheid kunnen
gelasten.
De Archivist of the United States zou een tijdperk van vijf jaar krijgen om het archief
te inventariseren; na de inventarisatie zouden alle andere stukken vrij toegankelijk zijn
voor het publiek. Mocht na afloop van de termijnen het nog nuttig geoordeeld worden
om bepaalde stukken van de openbaarheid uit te zonderen, dan zou in ieder geval de
FOIA van kracht zijn op deze stukken.
23 Congressional Record, House, October 10, 1978, H 11928 (Representative Freyer).
24 Idem, House, October 10, 1978, H 11926, Repr. Brooks: 'It continues the present structure of
the presidential library system, which on the whole worked quite well'.
25 Zie voor een eventuele verandering in het tot nu toe gevoerde beleid iedere president zijn ei
gen library de discussie in: AA 1980, pp. 147-150.
[355]
