gende discussie tussen Ketelaar, Lievense en Bordewijk komen geen nieuwe argumen
ten pro of contra naar voren. Bordewijk zegt de vergadering nog wel toe, dat het de
commissie en het VAN-bestuur ernst is met het voortgang doen vinden van het werk
van de commissie door het instellen van een permanente archiefterminologiecommissie
(PAC). Wellicht dat deze commissie kiest voor definiëring van alle in de toelichtingen
opgenomen termen. In dit verband oppert drs. J. H. M. Wieland dat de inventarisator
zich voortdurend dient af te vragen of er bij het beschrijven niet een eenvoudiger term
te gebruiken is. Is dat niet het geval, dan zal hij de door hem gebruikte term dienen toe
te lichten in de inventaris. De PAC kan hierop dan weer inspelen.
Ketelaar merkt vervolgens op dat de commissie in de toelichtingen veel te gebruiken ter
men geeft die niet als lokale termen te bestempelen zijn. Hij stelt voor deze termen niet
op te nemen in de toelichtingen doch deze in de 'wachtkamer' te plaatsen voor de
PAC3. Mr. W. J. Meeuwissen antwoordt daarop dat de commissie in feite in een kip-
en-ei-situatie verkeerde door het ontbreken van een goed handboek archivistiek en om
gekeerd. Dit gebrek deed zich vooral gevoelen bij het maken van keuzes. Schimmelpen-
ninck besluit de discussie over de algemene opmerkingen op het Lexicon met te stellen
dat de commissie niet alle vragenstellers tevreden heeft gesteld, doch dat zij een aantal
suggesties mee zal nemen bij de vaststelling van haar eindrapport. Bordewijk vraagt
daarop aan Ketelaar of zijn bezwaren ten aanzien van het niet definiëren alleen die ter
men in de toelichting op term 38 betreffen. Ketelaar antwoordt hierop ontkennend.
Lievense stelt ten slotte voor om in het Lexicon een aparte lijst van veel voorkomende
juridische termen op te nemen.
Vervolgens stelt de voorzitter de vergadering voor het Lexicon in nummervolgorde van
de termen te behandelen. Hij wijst daarbij op de bijlage, die voor de vergadering is uit
gereikt, en waarin in telegramstijl is aangegeven of de commissie een ingekomen reactie
heeft overgenomen of niet.
Bordewijk geeft vooraf een toelichting op de overgenomen reacties op de termen 1 en 2,
die niet los van elkaar behandeld kunnen worden. De commissie heeft in de eerste
plaats het voorstel van de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) en Lievense overgeno
men om in de definitie van archiefbescheiden alle te vervangen door al die. Tevens is de
commissie ingegaan op een voorstel van drs. A. J. M. den Teuling. Den Teuling stelde
namelijk dat de termen 1 en 2 ongelukkig waren geformuleerd, zodat zij onderling ver
wisselbaar zijn en bovendien dat term 2 term 1 en passant amendeert. De definities zijn
als volgt gewijzigd. De passage uit term 2: 'uit hoofde van zijn/haar activiteiten of ver
vulling van zijn/haar takenvervalt in definitie 2 en wordt toegevoegd aan het eind van
term 1.
Ten aanzien van de definitie van term 6. inventariseren stelt J. den Draak voor om
daaraan toe te voegen: ...archiefbestanddelen dat zij systematisch kunnen worden
3 Met 'wachtkamer' is hier bedoeld een voorlopige verzameling van termen die voor definiëring
in aanmerking komen. Deze definiëring dient dan uitgewerkt te worden door de PAC.
[262]
geraadpleegd. Meeuwissen antwoordt de definitie ook minder gelukkig te vinden en
stelt de vergadering de volgende formulering voor: Inventariseren is het ordenen (7) en
beschrijven (8) van de bestanddelen van een archief (2), leidend tot de samenstelling
van een archiefinventaris (109). Van Heel en Ketelaar reageren hierop door te stellen
dat het woord archieven behouden dient te blijven in de definitie van inventariseren. De
commissie besluit de formulering van deze definitie nader te bestuderen4.
Naar aanleiding van de op voorstel van de CAS opgenomen toevoeging aan de toelich
ting op term 7. ordenen, merkt Ketelaar op dat het woord selecteren in de archiefwereld
twee betekenissen heeft. Het selecteren kan gericht zijn op het hele archief, dan wel al
leen op die stukken die er uit gelicht worden ter vernietiging. Vergelijk het Engelse be
grip sampling, dat inhoudt het afzonderen van die stukken uit een archief die bestemd
zijn om bewaard te blijven. Ketelaar vraagt de commissie deze begrippen toe te lichten
uitgaande van het object, namelijk het archief of alleen de te vernietigen stukken. Bor
dewijk zegt daarop dat de term 'selecteren ter vernietiging' met opzet is opgenomen in
de toelichting, omdat het een term in ontwikkeling is. O. A. M. W. Hartong licht toe
dat bij de CAS alleen geselecteerd wordt ten behoeve van de vernietiging. Drs. H. R.
van Ommeren merkt op dat in het Limburgse zowel de termen selecteren als uitschieten
gebruikt worden, ieder met een eigen betekenis. Hij stelt voor een definitie van beide
termen op te nemen. De commissie zegt toe zich nader te beraden over de gegeven
suggesties5.
Meeuwissen geeft, alvorens gediscussieerd gaat worden over de termen 1017, de vol
gende algemene inleiding n.a.v. de ingekomen reacties op deze termen.
'Uit uw reacties is meerdere malen het bezwaar naar voren gekomen, dat de definities
van de beginselen soms geheel en dan weer gedeeltelijk bedoeld zijn voor zowel de ar
chiefvormer, de registrator als voor de inventarisator. Men vindt dit onevenwichtig en
het zou een bron van verwarring kunnen gaan worden.
De commissie heeft zich echter op dit punt aangesloten bij de opvatting van de auteurs
van de NAT waarin eveneens beginselen zijn gedefinieerd, die zowel toepassing vinden
bij de vorming als bij de bewerking. Ik geloof, dat we hiermee op de goede weg zijn ge
bleven. De wetenschap van de archivistiek is universeel. Het lijkt mij juist verwarring
wekkend, als we ons in de terminologie uitsluitend zouden richten op de inventarisato-
ren en aldus anderen zouden dwingen met eigen, afwijkende definities te komen. Onze
definities van bijvoorbeeld archief en archiefbescheiden zijn immers ook voor buiten de
wereld van de inventarisatoren bedoeld en dat is evenmin een bezwaar.
4 De definitie gaat aldus luiden: Inventariseren is het ordenen (7) en beschrijven (8) van de
bestanddelen van een archief. Als toelichting wordt opgenomen: Inventariseren is die vorm
van toegankelijk maken die leidt tot een archiefinventaris (109).
5 In haar vergadering van 25 mei 1982 heeft de commissie besloten de toelichting op de term or
denen niet te wijzigen. Selecteren behoeft namelijk niet altijd te leiden tot vernietiging van de
geselecteerde stukken. De term is dus ruimer dan selecteren ter vernietiging.
[263]
