ondergebracht onder de rubriek 'administratieve hulpmiddelen', tenzij hij ook ten
aanzien van deze agenda's weer een gebruikers vriendelijke inkonsekwentie wil toe
passen door ze toch bij de betreffende dossiers te plaatsen.
3. De rubriek 'administratieve hulpmiddelen' heeft betrekking op de aanschaffing, ge
bruik, afschrijving etc. van administratieve hulpmiddelen als agenda's, delen ter re
gistratie van de boekhouding, kantoormachines e.d. Zou men de agenda's onder
brengen onder de rubriek administratieve hulpmiddelen, dan zou men dit ook met
de boekhouding moeten doen en zouden ook de kantoormachines onder de archief
bescheiden komen te vallen. Trouwens, ook het archief zelf en de handbibliotheek
zijn administratieve hulpmiddelen....
4. In zijn repliek gaat de heer Den Teuling ervan uit dat de hoofdboekhouding van de
administratie een geïntegreerd onderdeel is van het registratuurplan, waardoor het
dossier-archief is gevormd, d.w.z. in de code is ondergebracht. In de schema's die
hij als voorbeeld gebruikt, valt de boekhouding buiten de code en buiten het ver
baal. Zou de boekhouding integraal in de code zijn opgenomen, dan zou zij immers
zijn ondergebracht onder bijzondere onderwerpen als financiën, financiële voorzie
ningen, subsidie, begroting, e.d. Niet zelden is de boekhouding dan ook de neerslag
van een afzonderlijke administratie binnen het archiefvormend orgaan, hetgeen niet
alleen inhoudt dat zij 'niet in omslagen is gerangschikt', maar ook dat zij buiten het
registratuurplan valt. Een volgend schema van het archief van een administratie is
theoretisch zeer wel mogelijk:
1Correspondentie-archief (code-archief)
a. Stukken van algemene aard
b. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
2. Buiten het registratuurplan gehouden correspondentie ('kabinets-archief')
a. Stukken van algemene aard
b. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
3. Boekhouding
De vraag waar de boekhouding te plaatsen is dus afhankelijk van de structuur van
het archief, de plaats van de boekhouding in de administratie en de functie, die zij
binnen het archiefvormend orgaan vervult. Het door de heer Den Teuling opgewor
pen probleem is hiermee opgelost.
5. Het is in het verleden voorgekomen en het komt in enkele praktijkgevallen ook nu
nog voor, dat archieven, geordend volgens een seriestelsel door de registrator of in-
ventarisator zijn herordend in een systematische beschrijving naar onderwerp1. De
agenda s, indices en klappers blijven dan bewaard, maar vormen geen directe toe
gang meer op het archief. Door herordening van het verbaal is de aard van deze
agenda s c.a. niet veranderd, ook al vormen zij niet meer de ruggegraat van het ar
chief. T A r.
J. A. A. Bervoets
1 Nagenoeg alle archiefbestanden van het ministerie van Binnenlandse Zaken vanaf 1875 zijn op
deze manier door de registrator herordend in een 'rubriekenstelsel in praktijkorde'. Het oor
spronkelijke verbaal zal ook bij definitieve inventarisatie niet meer worden hersteld. Ook thans
worden chronologisch of rubriekmatig geordende bescheiden herordend, wanneer het verband
door vernietiging van een groot percentage op categorie te ordenen bescheiden verloren gaat.
[324]
Inventarisatie van archieven volgens het dossierstelsel III (of V)
Tot mijn spijt geeft de reactie van de heer Bervoets aan, dat wij elkaar niet erg goed be
grepen hebben.
1. Een eigenaardigheid van stukken van algemene aard is, dat deze geen prevalerend
gezichtspunt hebben; daarnaar wil ik ze dus ook niet klasseren. Agenda's van inge
komen stukken en boekhouding hebben wel een gezichtspunt, en laten dan ook clas
sificatie toe, evenals dossierinventarissen.
2. Agenda's van correspondentie betreffende specifieke onderwerpen worden volgens
de Basisarchiefcode van de V.N.G. ook op dat onderwerp geklasseerd; ik neem aan
dat dat ook in de diverse uitwerkingen van de ACCO het geval is, en ik zie dan ook
geen reden daarvan af te wijken.
3. De zin van Bervoet's reductio ad absurdum ontgaat mij. Natuurlijk is een archief
niets anders dan een administratief (in zeer wijde betekenis) hulpmiddel, laten wij
ons vooral niet groter voordoen dan wij zijn! Post- en archiefbeheer is een onder
werp als alle andere.
4. De werkwijze, die de docenten aan de rijksarchiefschool en de cursus voortgezette
vorming archiefbeheer propageren, is bedoeld voor niet al te grote administratieve
organen, waarbinnen geen scherp onderscheid bestond tussen de onderscheidene af
delingen of anderssoortige organisatie-onderdelen. Als er wel in het archief onder
kenbare organisatorische eenheden aanwezig zijn, dan kan dat leiden tot een sche
ma zoals Bervoets hier voorstelt.
Overigens is buiten het registratuurplan gehouden correspondentie lang niet altijd
'kabinetsarchief'; vaker zijn dergelijke losse paperassen het gevolg van slordig be
heer, en de inventarisator moet dan, als onderdeel van zijn werk de onvolkomenhe
den in het systeem wegwerken, door deze stukken, al naar gelang hun onderlinge sa
menhang en/of de samenhang met de rest van het archief ófwel in aparte dossiers
tussen de andere te voegen, ófwel ze in andere al bestaande dossiers herordenen.
Hetzelfde geldt voor 'niet in omslagen geplaatste stukken'; het maakt daarbij niet
uit of het om charters, kaarten, kaartsystemen of delen gaat, die alle hun eigen rela
tie tot de dossiers kunnen hebben. Voor de begroting, de boekhouding en de reke
ning zijn inderdaad classificatienummers beschikbaar, in de code-V.N.G. onder de
nrs. 07.352.1. Subsidies worden naar het doel geklasseerd, waarvoor zij worden toe
gekend. Als de boekhouding door een 'onafhankelijke' comptabele ambtenaar (bij
voorbeeld de gemeente-ontvanger) of dienst wordt gevoerd, dan moet men deze na
tuurlijk niet tussen het bestuursarchief schuiven.
Overigens is noch het oorspronkelijke stuk (NAB 84, 1980, pp. 548-566), noch de
door Bervoets becritiseerde reactie uitsluitend mijn werk; ik heb het oorspronkelijke
stuk geredigeerd, en de reacties geconcipieerd, maar ik heb deze na rondzending on
der de deelnemers aan het overleg, dat tot het oorspronkelijke stuk heeft geleid, op
soms belangrijke punten gewijzigd. Alleen dit stuk, dat alleen misverstanden wil
verhelpen, is niet rondgestuurd, en is dan ook in de eerste persoon enkelvoud
gesteld.
A. J. M. den Teuling
[325]
