t
Schema voor archief, in hoofdzaak volgens het verbaalstelsel
Stukken van algemene aard
(agenda)
indicateurverbaal
index
Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
buiten het verbaal gehouden stukken bijv.:
correspondentie betreffende bijzondere onder
werpen, gerangschikt naar onderwerp/zaak
correspondentie betreffende al
lerlei onderwerpen, bijv. geheime
stukken, chronologisch gerang
schikt
niet in omslagen gerangschikte archiefbestand
delen, bijv. boekhouding
officiële gedrukte publicaties,
verordeningen
etc.
Schema voor archief in hoofdzaak volgens het dossierstelsel
Stukken van algemene aard
notulen
Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
agenda
stukken in dossiers en in onderwerpsbundels
dossiers en onderwerpsbundels
dossierinventaris
niet-geagendeerde corresponden
tie betreffende allerlei onderwer
pen bijv. geheime stukken, chro
nologisch gerangschikt
officiële gedrukte uitgaven
buiten de dossiers gehouden correspondentie
betreffende bijzondere onderwerpen, gerang
schikt naar onderwerp/zaak
etc.
niet in omslagen gerangschikte archiefbestand
delen, bijv. boekhouding
etc.
De docenten stellen voor de horizontale lijnen in dit schema bij de definitieve inventari
satie te verwaarlozen, omdat onder de stukken betreffende bijzondere onderwerpen in
iedere groep, ongeacht formele en redactionele kenmerken en uiterlijke vorm,
stukken betreffende dezelfde onderwerpen voorkomen. De verschillende plaats van de
agenda's binnen de structuur van het archief moet toch wel duidelijk zijn. De Tweede
afdeling heeft wel gelijk, dat de inhoud van de agenda's in beide systemen niet veel be
hoeft te verschillen, al kan de 20e eeuwse agenda in het dossierstelsel niet in een indica-
teur veranderen en is dat met de 19e eeuwse tamelijk gebruikelijk (de codegetallen, die
men ook nu algemeen in de agenda plaatst, zijn geen aanduiding van de vindplaats;
soms zijn er honderden dossiers met hetzelfde codegetal). De 19e eeuwse
agenda/indicateur dient een ander archiefstelsel dan de 20e eeuwse agenda en die ver
andering mag ook in de inventaris tot uiting komen. De docenten zijn overigens niet
vergelijkenderwijs te werk gegaan.
Namens de docenten ordenen en beschrijven,
A. J. M. den Teuling
Dupliek over inventarisatie van archieven, gevormd volgens het dossierstelsel
Tegen de bedenkingen van drs. A. J. M. den Teuling op de kanttekeningen, die ik heb
gemaakt op de resultaten van de werkbesprekingen van de docenten ordenen en be
schrijven valt het volgende te antwoorden:
1. De definitie voor 'stukken van algemene aard' zoals de heer Den Teuling die han
teert, is halfslachtig. Gaat men ertoe over om de stukken die niet naar hun onder
werp te beschrijven zijn naar gezichtspunten (beslissend, uitvoerend, controlerend,
financierend, registrerend) te klasseren, dan ontkomt men er niet aan, dat ook de
notulen, verslagen en publicaties e.d. onder één (prevalerend) gezichtspunt b.v.,
verantwoording afleggend, voorlichtend, worden geplaatst. Hetgeen dan ook in de
code VNG en de standaardcode ACCO konsekwent is gebeurd. En waartegen dan
ook bezwaren bestonden, omdat uitsluitend naar hun formele kenmerk omschreven
stukken als onderwerpen waren omschreven.
De heer Den Teuling voert nu aan, dat er stukken bestaan, die onder 'uiteenlopen
de' gezichtspunten kunnen worden ondergebracht en op grond daarvan 'van alge
mene aard' zijn. Dit zou bijvoorbeeld kunnen opgaan voor statuten, die wij in onze
beschrijving echter onder de stukken betreffende bijzondere onderwerpen zouden
willen onderbrengen. Hetgeen dus leidt tot inkonsekwenties. Volgens mij is er ter
vervanging van de door de beide standaardcodes gehanteerde onderverdeling alleen
de onderverdeling in stukken van algemene aard/stukken betreffende bijzondere
onderwerpen volgens mijn definitie mogelijk.
2. In deze definitie vallen de agenda's onder de stukken van algemene aard voorzover
zij betrekking hebben op de gehele correspondentie. Agenda's die slechts stukken
registreren betreffende specifieke onderwerpen (bijvoorbeeld hinderwetvergunnin
gen) worden onder het desbetreffende onderwerp ondergebracht, zoals thans ook in
code-archieven gebeurt. Volgens het voorschrift van de heer Den Teuling moeten de
agenda's, die geen betrekking hebben op een specifiek onderwerp, ook worden
[322]
[323]
