Inventarisatie van archieven, gevormd volgens het dossierstelsel
Het artikel van J. A. A. Bervoets onder dezelfde titel verschenen in N.A.B. 86 (1982),
afl. 2/3, pagina 177-181, geeft aanleiding tot een reactie.
De docenten ordenen en beschrijven van archieven zijn in hun 'werkbesprekingen'
(N.A.B. 84 (1980), pagina 548-566) voornamelijk van archieven geordend volgens de
Basisarchiefcode van de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties ('code
V.N.G.') uitgegaan, omdat naast de dossiers juist in deze archieven veel en velerlei an
dere stukken voorkomen. De code V.N.G. behoeft bij de inventarisatie niet als een ijze
ren schema te worden ontzien - de docenten geven op pagina 554-556 een aantal voor
beelden, waarbij men verbeteringen kan aanbrengen. Ook tijdens de registratuur
periode wordt de basisarchiefcode door goede registratoren natuurlijk naar behoefte toe
gepast zonder de code-indeling zelf geweld aan te doen. Voor de rijksinstellingen is niet
zonder meer de code-V.N.G. toepasbaar, maar wel de standaard-code van de Algemene
Classificatiecommissie voor de Overheidsadministratie (ACCO). Het door Bervoets aan
gehaalde voorbeeld staat daarin inderdaad op de door hem aanbevolen plaats. De docen
ten van de archiefopleidingen verschillen in dezen niet van mening met de Tweede Afde
ling van het Algemeen rijksarchief, namens welke de heer Bervoets schrijft.
Ook betreffende de plaatsing van de commissiearchieven (paragraaf 3 in Bervoets'
stuk) verschillen wij niet van mening. De beschouwing door de heer Bervoets zou een
nadere uitwerking kunnen zijn van onze opmerkingen (op pagina 550-551).
Minder gelukkig zijn wij met de uitsluitend negatieve definiëring van het begrip 'stuk
ken van algemene aard', namelijk als 'stukken en series, die niet naar hun onderwerp te
beschrijven zijn' (pagina 180). Hieronder zouden namelijk ook de (financiële) boek
houding en oude inventarissen (en ook de agenda's van ingekomen en verzonden stuk
ken, waarover hieronder nader) vallen, wat Bervoets althans ten aanzien van de boek
houding niet aanbeveelt.
Een betere omschrijving is 'series betreffende alle of het merendeel van de onderwerpen
die door een orgaan worden behandeld, onder uiteenlopende gezichtspunten'; 'gezichts
punten is hier te verstaan als: beslissend, uitvoerend, controlerend, financierend, re
gistrerend. De inhoud van de stukken is van algemene aard, niet de formele of redactio
nele kenmerken. Aangezien deze uitvoerige omschrijving in een inventarisschema niet
bruikbaar is, blijven wij de voorkeur geven aan de inderdaad explicatiebehoevende
term: stukken van algemene aard, tegenover stukken betreffende bijzondere (eventueel:
afzonderlijke) onderwerpen. Per afzonderlijke rubriek is daarna inderdaad vaak
De discussie is beëindigd met de woorden van drs. Bervoets: 'Remise wegens herhaling van ar
gumenten.'
een sub-rubriek 'algemeen' nodig; wij trachten jaarlijks onze leerlingen het verschil tus
sen beide 'algemenen' bij te brengen.
Een nadere verklaring van de docenten is verder nodig voor de plaatsing in de inventaris
van de agenda's van ingekomen en verzonden stukken.
Wanneer men volgens de argumenten van de Tweede afdeling voor plaatsing hiervan
onder de stukken van algemene aard ('de stukken worden niet naar hun inhoud be
schreven maar uitsluitend naar formele kenmerken') doorredeneert, dan zou men ook
de dossier-inventaris, die na de definitieve inventarisatie vervallen is, en de hoofdboek
houding onder de 'stukken van algemene aard' moeten rekenen; hiervan kunnen im
mers ook de inhoudelijke kenmerken niet exact worden vermeld in de inventaris.
De Tweede Afdeling verliest hierbij uit het oog het onderscheid tussen de vermelding
van onderwerpen in archiefstukken (zoals de notulen) en de vermelding van ar
chiefstukken in andere archiefstukken (zoals in agenda's en inventarissen). Het onder
scheidt ligt dus op hetzelfde vlak als dat tussen notulen (algemene aard) en stukken be
treffende (de regeling voor) het notuleren (bijzonder onderwerp).
Ook de Tweede Afdeling zal de financiële boekhouding niet onder de stukken van alge
mene aard brengen, hoewel de boekhouding evenveel zaken kan behandelen als de no
tulen, alleen: slechts onder het financiële gezichtspunt. De agenda's en dossier
inventarissen bevatten evenzo alleen de administratieve afhandeling van stukken betref
fende (vrijwel alle) afzonderlijke zaken en onderwerpen, en deze zijn dus niets meer
dan een boekhouding van stukken (in plaats van financiën). Voor de notulen geldt dit
niet: deze bevatten alle of allerlei onderwerpen, onder allerlei gezichtspunten.
Het zou best kunnen zijn, dat de plaatsing van de 19e eeuwse indicateurs etc. onder de
stukken van algemene aard minder vanzelfsprekend is, dan men altijd heeft aangeno
men. Ten aanzien van de archieven, geordend volgens verbaalstelsel of volgens een an
der chronologisch systeem kan men dan nog stellen, dat het onoverzichtelijk en weinig
gebruikersvriendelijk is, om in elkaar grijpende groepen stukken verbalen-indices-
indicateurs-agenda's op ver uiteengelegen plaatsen in de inventaris te beschrijven. Voor
archieven, grotendeels volgens het dossierstelsel geordend, bestaat dit praktische voor
deel niet. Terwijl men voor de 19e eeuw de indices en indicateurs ook na de inventarisa
tie bij de raadpleging niet kan missen, kunnen de moderne agenda's en dossier
inventarissen na de definitieve inventarisatie slechts dienen om vast te stellen of bepaal
de stukken er wel ooit geweest zijn. Als hulpmiddel voor de raadpleger van het archief
hebben zij afgedaan en zij kunnen dan ook in de inventaris worden geplaatst, waar zij
thuishoren, namelijk onder de administratieve hulpmiddelen. In een aantal gevallen
staan zij zelfs op vernietigingslij sten (ondergetekende is daar persoonlijk niet voor).
Ten aanzien van de soms bij 'dossierarchieven' voorkomende indices op notulen, in
principe toch ook administratieve hulpmiddelen, zouden wij toch gebruikersvriendelijk
willen optreden, en deze wel bij de notulen, dus onder de 'stukken van algemene aard'
plaatsen. Dit is strikt genomen een compromis uit praktische overwegingen.
In schema gezet komt de opvatting van de docenten op het volgende neer.
(De pijlen geven de richting van de verwijzingen aan, die minimaal voorkomen bij een
administratie van enige omvang. De lijnen geven het ontbreken van relaties aan.)
[321]
[320]
