Mr. W. Downer juicht publikatie van het nieuwe maandbulletin 'Nieuws van Ar
chieven' toe, maar mist node datering daarvan. De redacteur van het bulletin zal
gesuggereerd worden die alsnog te vermelden.
4. Om 10.55 uur wordt de vergadering gesloten, waarna tot bespreking van het Lexi
con van Nederlandse Archieftermen worden overgegaan. De presentielijst is gete
kend door 78 personen.
Verslag van de bespreking van het concept-Lexicon van Nederlandse ar
chieftermen door de leden van de Vereniging van Archivarissen in Neder
land, gehouden op dinsdag 11 mei 1982 in Schouwburg Gooiland te Hil
versum.
Na het huishoudelijk gedeelte van de ledenvergadering heet de voorzitter, drs. C. O. A.
baron Schimmelpenninck van der Oije, de leden van de commissie hartelijk welkom.
Een bijzonder woord van welkom richt hij ook tot de aanwezige Belgische collega's,
prof. dr. J. Verhelst en drs. H. Coppens.
De voorzitter stelt vervolgens de bij de bespreking te volgen procedure aan de orde,
waarna hij het woord geeft aan de voorzitter van de commissie Archiefterminologie,
drs. H. Bordewijk. Deze houdt de volgende inleiding:
'Eindelijk, ten lange leste, oog in oog met het 'veld'. Dus toch geen papieren commis
sie, maar een commissie van vlees en bloed bestaande uit uw collega's. Een commissie
die ondertussen haar eerste lustrum heeft gevierd.
De reden waarom de commissie deze confrontatie twee en een half jaar moest uitstellen
zal ik hier niet verder uiteenzetten; deze zal u genoegzaam bekend zijn.
Wij zijn blij met u mondeling in het voorlaatste stadium van dit concept te kunnen
communiceren. De 'voeling met het veld', om eens een sociologische term te gebruiken,
is voor ons van levensbelang. Dat lag besloten in onze opdracht, het heeft de samenstel
ling van de commissie bepaald en was richtsnoer voor al ons handelen.
Ik wil beginnen met alle collega's hartelijk dank te zeggen voor hun op- en aanmerkin
gen die zij ons tot op heden deden toekomen. In september-oktober 1979 ontvingen wij
van een vijftiental collega's, of collectieven per archief, reacties die geleid hebben tot
wel geteld 53 aanvullingen en wijzigingen. In de tweede ronde ontvingen wij van dertien
collega's resp. collectieven reacties, die geleid hebben tot nog eens 55 wijzigingen en
aanvullingen. Voorwaar wij zijn deze briefschrijvers oprecht dankbaar: het Lexicon
heeft hierdoor aan bruikbaarheid en inhoudelijke diepgang gewonnen. Dat wil niet zeg
gen dat wij alle reacties hebben kunnen overnemen; een tachtigtal opmerkingen meen
den wij niet over te moeten nemen. Maar ik wil er geen misverstand over laten bestaan
dat de commissie open stond en nog steeds open staat voor veranderingen. U kent ech
ter allen het gezegde: niet iedere verandering is een verbetering. Wij menen niet de wijs
heid in pacht te hebben en zullen zo dadelijk graag met u nader in discussie treden.
Deze instelling betekent ook dat, als de commissie eind deze maand definitief haar
werkstuk ter publicatie zal aanbieden, deze publicatie niet tot in lengte van dagen als
[258]
een onaantastbare steen der wijzen overeind zal moeten blijven. Wij zien het Lexicon
als een momentopname van de stand van de archivistiek op het gebied van het definië
ren van termen. Echter de wetenschap der archivistiek zal zich verder blijven ontwikke
len, zodat bijstelling van tijd tot tijd nodig zal zijn; discussies die nu nog niet leiden tot
aanvaardbare oplossingen zullen dat straks misschien wel doen. Het bestuur van de
VAN iszoals u weet voornemens een permanente archiefterminologiecommissie
(PAC) in het leven te roepen. Wij zullen als commissie na het in druk verschijnen van
ons werkstuk, ons auteursrecht aan de VAN afstaan.
Alvorens nu over te gaan tot de beantwoording van een aantal algemene vragen moet ik
uw aandacht vragen voor een paar technische zaken. Ik vraag er begrip voor indien wij
straks in de discussie in uw ogen wat terughoudend zullen reageren door niet blij verrast
op uw suggesties te roepen: 'Ja natuurlijk, dat nemen wij direct op Door ervaring wijs
geworden zullen wij in zo'n geval zeggen: 'De commissie staat positief tegenover deze
opmerking en zal haar graag meenemen voor nader intern overleg Dit klinkt erg for
meel en niet zo aardig, maar wees er van overtuigd dat ik heb het reeds gezegd wij
hier niet zitten om ons concept coüte que coüte overeind te houden en uw opmerkingen
koste wat kost onder tafel te werken. Met name zullen wij ook aan die collega's die hier
ter plekke met nieuwe suggesties komen, waarover nog niet eerder is gecorrespondeerd,
verzoeken in zo'n geval deze suggestie nog eens schriftelijk bij ons in te dienen en wel voor
20 mei. Tenslotte vraag ik er begrip voor dat de commissie bijna twee en een halfjaar op
non-actief is geweest en binnen enkele dagen moest reageren op uw opmerkingen.
Dan wil ik nu overgaan tot de behandeling van een aantal algemene opmerkingen c.q.
punten van kritiek op het voorliggende ontwerp. De commissie had niet de opdracht tot
het schrijven van een handboek voor het ordenen en beschrijven. Opgenomen zijn de
meest gangbare termen. Bij die keuze heeft ook meegespeeld de behoefte aan een on
dubbelzinnige terminologie in inventarissen en verhandelingen op het gebied van de ar
chivistiek. Een zekere mate van subjectiviteit ten aanzien van wat wel en wat niet is op
genomen tussen wat wel en niet de meest gangbare termen zijn is er natuurlijk.
Wij hebben ons hierbij naar beste weten laten leiden door de praktijk. Bij het al of niet
opnemen van termen als gedefinieerd, of slechts in de toelichting op een gedefinieerde
term, geldt deze zelfde door de praktijk ingegeven subjectiviteit. Het definiëren
van alle in de toelichting opgenomen termen zou zeker mogelijk geweest zijn. Alleen
hebben wij daar niet voor gekozen. Alleen hoofdtermen zijn gedefinieerd, de meest ge
bruikte termen. Maar niets staat in de weg om in de toekomst deze termen alsnog te de
finiëren. Het zijn er wel een kleine honderdvijftig!
Er zijn ook bezwaren tegen de titel: met vindt lexicon te pretentieus. De titel is naar
analogie van Elseviers Lexicon of archivterminology gekozen.
Men mist termen op het gebied van de moderne informatiedragers en kaarten en pren
ten. In een zeer vroeg stadium hebben wij contact gezocht met speciaal op dat terrein
werkzame commissies, die ons ook medewerking hebben toegezegd. Helaas heeft dit
tot op heden geen resultaat opgeleverd. In een tweede druk zullen deze termen hopelijk
wel opgenomen kunnen worden.
[259]
