Staat 1. Archieven; overzicht van response en non-response, 1980
In zijn algemeenheid was de medewerking aan deze enquête goed. Staat 1 geeft een
overzicht van het totale onderzoeksveld en de non-response.
De rijks- en streekarchieven hebben allemaal meegewerkt, terwijl de non-response bij
de gemeente-archieven en gemeenten zonder archivaris nog iets lager is dan bij de en
quête 1977.
Bij de waterschapsarchieven onder beheer van de secretaris is de non-response vrij
hoog, terwijl nog meer terugontvangen vragenlijsten niet konden worden verwerkt,
omdat te weinig vragen waren beantwoord. Veelal was dit het gevolg van het feit dat er
binnen het waterschap weinig omgaat, zodat er nauwelijks archief is. Men ziet de be
waarde stukken ook lang niet altijd als een officieel overheidsarchief. Enkele citaten;
'Ons onnozel klein waterschap (omslag 700,— per jaar!) kent geen archief en
heeft ook geen apparaat. Is het niet beter om ons uit Uw archief te verwijderen?'.
'Wij hebben geen archief; bewaren wel veel'.
De gegevens van de 94 wel verwerkte waterschapsbewaarplaatsen wijzen ook op het
vaak bescheiden karakter van omvang en gebruik van dergelijke archieven.
Verder waren nogal wat waterschappen in een overgangsfase van samenvoeging tot een
groter geheel. Daardoor werd het vaak minder zinvol geacht om mee te werken aan de
ze enquête.
Enkele voorlopige resultaten
Regelingen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden
Dat het beheer van overheidsarchieven op verschillende wijzen wordt geregeld bleek al
uit de summiere beschrijving van de organisatie van het archiefwezen hierboven en uit
staat 1.
34% van de gemeenten had eind 1980 het beheer van haar archieven opgedragen aan
een archivaris. Bij de waterschappen was dat 23%. Vaak wordt op dit gebied samenge
werkt in een streekarchiefdienst; meestal betreft dit dan kleinere gemeenten (zie staat
2). Hierbij dienen de volgende kanttekeningen te worden geplaatst:
- Bewaargeving van een (deel van een) gemeente- of waterschapsarchief aan een rijks
archief is een tijdelijke zaak. De verplichting om een bewaarplaats aan te wijzen
blijft bestaan.
- Waterschappen geven hun archief soms in beheer bij een gemeente, die zelf weer
aan een streekarchiefdienst deelneemt. Er is dan géén formele deelname van het wa
terschap aan deze archiefdienst. Maar feitelijk zal het waterschapsarchief toch door
de streekarchivaris worden beheerd. De uitkomsten van deze enquête sluiten zoveel
mogelijk aan bij de feitelijke situatie.
Uit de enquête 1977 was gebleken dat toen bijna een kwart van de gemeenten plannen
had voor het aanstellen van een archivaris, waarvan meer dan de helft binnen 3 jaar. In
die periode is inderdaad het percentage gemeenten met een archivaris sterk gestegen,
maar toch iets minder dan op grond van de plannen in 1977 mocht worden verwacht,
nl. 10% in plaats van 12%.
Méér opvallend is dat in 1980 het percentage gemeenten zonder plannen tot aanstellen
van een archivaris aanmerkelijk hoger ligt dan in 1977, nl. 57% tegen 50%. Of dit al
leen een gevolg is van verandering in de plannen, of dat samenvoeging van gemeenten
óók een rol heeft gespeeld, zal nog moeten worden geanalyseerd. Het is duidelijk dat op
grond van de thans bestaande plannen geen grote veranderingen te verwachten zijn in
de wijze waarop het archiefbeheer wordt geregeld.
Het percentage waterschappen met plannen tot het aanstellen van een archivaris ligt
wat hoger dan voor de gemeenten. Dit hangt vooral samen met na 1980 te realiseren sa
menvoegingen van waterschappen met een waterschap dat al een archivaris heeft aan
gesteld.
Tabel 1 geeft nog een gedetailleerder overzicht van het archiefbeheer per provincie.
Archiefbestanden
De stukken die in archiefbewaarplaatsen worden beheerd kunnen globaal in twee cate
gorieën worden verdeeld, nl. archiefbescheiden en verzamelingen.
Archiefbescheiden zijn die stukken die door overheidsorganen (of particulieren) zijn
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van hun activiteiten of vervulling van hun taken.
Zij vormen dus geen willekeurige verzameling, maar een organisch geheel, dat als zoda
nig wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De oorspronkelijke betekenis van
overheidsarchieven ligt dan ook in het gebruik ervan door de overheid zelf. Maar ar
chieven hebben daarnaast betekenis gekregen als informatiebron voor iedereen.
[305]
waterschaps
archieven
rijks
gemeen-
streek
streek-
beheer
met
beheer
archief
te-
ar
archi-
door
archi
door
dienst
archie-
chieven
variaten
gemeen
varis
secretaris
ven
tesecre
water
tarie
schap
diensten/beheervoerende
secretarieën
1
54
5
18
517
8
238
verzorgde gemeenten
4
68
51
152
534
verzorgde waterschappen
14
10
4
31
3
17
253
w.v. response verwerkt
diensten/beheer
voerende secretarieën
1
48
5
12
507
5
94
verzorgde gemeenten
4
62
51
104
524
verzorgde waterschappen
14
9
4
25
3
8
109
response niet verwerkt
verzorgde waterschappen
96
non-response
diensten/beheervoeren
de secretarieën
6
6
10
3
48
verzorgde gemeenten
6
48
10
verzorgde waterschappen
1
6
9
48
[304]
