Archiefenquête 1980; enkele voorlopige uitkomsten1
Inleiding
In 1978 werd voor de eerste maal door het C.B.S. een enquête gehouden onder de be
heerders van overheidsarchiefbewaarplaatsen. Deze enquête had betrekking op de situ
atie in 1977. In de loop van 1980 kwamen de definitieve uitkomsten daarvan
beschikbaar2.
De ervaringen met deze eerste enquête hebben een rol gespeeld in het overleg met verte
genwoordigers uit de archiefwereld over de opzet van de tweede enquête. Een belangrij
ke aanvulling is dat thans ook de waterschappen in het onderzoek zijn betrokken. Maar
verder zal in dit artikel niet uitgebreid op de verschillen in vraagstelling met de enquête
van 1977 worden ingegaan. Deze komen in de publikatie met definitieve uitkomsten,
welke in voorbereiding is, aan de orde.
Doel van dit artikel is het bekend maken van enkele van de belangrijkste uitkomsten en
het aangeven van enkele ontwikkelingen t.o.v. 1977. Daaraan voorafgaand zal een be
knopte schets van de structuur van het archiefwezen van de overheid worden gegeven.
Ook wordt kort ingegaan op de opzet van dit onderzoek en wordt een verantwoording
gegeven.
De organisatie van het Nederlandse archiefwezen bij de overheid
Het openbare archiefwezen in Nederland is geregeld bij de Archiefwet van 1962. Deze
wet kent drie categorieën archiefbewaarplaatsen waarnaar de archieven van de verschil
lende overheidsorganen worden overgebracht: die van het Rijk, van de gemeenten en
van de waterschappen. Het betreft hier bewaarplaatsen voor die archiefbescheiden, die
voor de dagelijkse taakvervulling van overheidsinstanties, -diensten en -bedrijven niet
meer nodig zijn. Overbrenging is verplicht voor archiefstukken die ouder zijn dan 50
jaar. Tenzij anders bepaald, worden zij na de overdracht openbaar.
Rijksarchieven
- in het Algemeen Rijksarchief in 's-Gravenhage worden de archieven bewaard van
overheidsorganen, waarvan de functies zich over het gehele rijk hebben uitgestrekt
of uitstrekken;
1 Deze bijdrage is samengesteld door drs. J. Singeling, Centraal Bureau voor de Statistiek te
Voorburg. Zij verscheen eerder in het Sociaal-cultureel kwartaalbericht 1982, jaargang 4, no. 3.
2 C.B.S., 'Archieven 1977', 's-Gravenhage, 1980.
- in de rijksarchieven in elke provinciehoofdstad worden de bescheiden beheerd van
provinciale organen en van de in die provincie gevestigde rijksorganen; het Alge
meen Rijksarchief fungeert tevens als rijksarchief in de provincie Zuid-Holland.
Gemeente- en waterschapsarchieven
Gemeenten en waterschappen wijzen elk voor hun over te brengen archiefbescheiden
een bewaarplaats aan. Daarbij kan een gemeenschappelijke regeling worden getroffen.
Zo'n archiefbewaarplaats wordt beheerd ofwel door een archivaris, ofwel door de se
cretaris van de betreffende gemeente of waterschap.
Hierdoor ontstaan verschillende typen archiefbeheer op lokaal en regionaal niveau:
- beheer door archivaris van een eigen archiefdienst:
gemeente-archieven en waterschapsarchieven;
- beheer door archivaris van een gemeenschappelijke archiefdienst,
hierbij zijn twee varianten te onderscheiden:
- streekarchieven: de bescheiden worden gedeponeerd in een gemeenschappelijke
bewaarplaats;
- streekarchivariaten: de bescheiden worden niet centraal bewaard, maar elke
overheid heeft haar eigen bewaarplaats;
- beheer door secretaris van gemeente of waterschap.
Voor een uitgebreider overzicht van het archiefwezen wordt verwezen naar de publika
tie 'Archieven 1977'3
Opzet en verantwoording van het onderzoek
Gekoppeld aan de wijze waarop het beheer over de archieven is geregeld zijn een tweetal
vragenlijsten gehanteerd: een beknopte voor gemeenten en waterschappen zonder archi
varis en een uitgebreidere voor archiefdiensten die onder leiding staan van een archivaris.
De vraagstelling is ontworpen in overleg met vertegenwoordigers van de archiefwereld
en heeft betrekking op het werk in 1980 of de situatie per 31 december van dat jaar.
De formulieren werden mei 1981 uitgezonden. De hier gepresenteerde gegevens hebben
ten dele nog een voorlopig karakter, omdat inmiddels nog enkele ingevulde vragen
lijsten zijn ontvangen. Ook bij deze enquête is nl. weer gebleken dat vooral de streekar
chivariaten moeite hebben om de gevraagde gegevens te verstrekken. Doordat de ar
chiefbewaarplaatsen bij de deelnemende gemeenten en waterschappen blijven, is het
moeilijker voor het streekarchivariaat om een totaaloverzicht te verstrekken.4 Om aan
deze problemen tegemoet te komen konden de antwoorden van vragen die in het bij
zonder betrekking hebben op de verschillende bewaarplaatsen (bijv. archiefbescheiden
en verzamelingen) worden ingevuld op (eenvoudige) vragenlijsten voor gemeenten zon
der archivaris. Dit diende dan wel pèr deelnemende gemeente en waterschap te gebeu
ren. Kennelijk is deze aangepaste opzet van het onderzoek niet voldoende geweest. Ook
beperkte personeelscapaciteit speelt een rol in het niet (tijdig) kunnen invullen van de
gevraagde gegevens.
3 C.B.S., o.c. blz. 6-8.
4 C.B.S.o.c. blz. 11.
[302]
[303]
