Archiefbesluit, artikel 61, le lid
De besturen van gemeenten en waterschappen onderwerpen de plannen betreffende
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaar
plaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbe
waarplaats, aan de goedkeuring van gedeputeerde staten, die hierover het advies inwin
nen van degene, die met de in artikel 55 genoemde inspectie is belast. Zij kunnen van
een beslissing van gedeputeerde staten bij ons in beroep komen.
2. Zij doen mededeling aan gedeputeerde staten van plannen tot verandering van de
plaats van bewaring van niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbe-
scheiden.
Het geheel van deze bepalingen moet gezien worden in het licht van artikel 2, eerste lid
van de Archiefwet 1962; 'De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende
archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren.'
Deze verplichting aan elk overheidsorgaan opgelegd spreekt van 'archiefbescheiden'
zonder onderscheid te maken tussen oude en nieuwe archiefbescheiden, statisch, semi-
statisch of dynamisch archief, openbaar of (nog) niet openbaar. Bedoeld worden dus
alle archiefbescheiden, die door de overheidsorganen in goede en geordende staat be
waard moeten worden.
Een goede staat heeft betrekking op de materiële verzorging en toestand van de stuk
ken Een geordende staat wijst op een toegankelijkheid en systematische berging van de
stukken.
De Archiefwet kent geen expliciete voorschriften voor de berging van archiefbeschei-
en ie nog niet zijn overgebracht, tenzij het algemeen principe: goede staat. Het Ar-
chieftesluit bevat twee voorschriften: artikel 49, 4e lid bepaalt, dat de Hoge colleges
van Staat, de ministers en de (dagelijkse) besturen van openbare lichamen als bedoeld
in artikel 38, le lid van de wet maatregelen treffen of doen treffen voor de veilige bewa
ring van hun archiefbescheiden en ter voorziening in de behoefte aan ruimte daardoor.
Artikel 61, tweede lid bepaalt, dat besturen van gemeenten en van waterschappen me
dedeling doen aan gedeputeerde staten 'van plannen tot verandering van de plaats van
bewaring van niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden'
Voor de rijksadministratie bepaalt artikel 25 van het Besluit algemene secretarie
aangelegenheden rijksadministratie (Besluit ASA): 'Afgesloten archiefgedeelten wor
den bewaard in speciaal daarvoor bestemde ruimten. Deze ruimten moeten voldoen aan
door onze minister (van binnenlandse zaken), de commissie (de permanente commissie
voor algemene secretarie-aangelegenheden bij de rijksadministratie) gehoord, vast te
stellen eisen.
Op grond van deze bepaling moet de minister van binnenlandse zaken dus de toepas
sing van artikel 49, 4e lid van het Archiefbesluit aan normen binden, voor zover het de
rijksadministratie betreft. Hieronder vallen niet: de Hoge colleges van Staat en de
besturen van openbare lichamen als bedoeld in artikel 38 van de wet. De hier gegeven
regels met name hoofdstuk 9, zijn voor dit doel bruikbaar; voor andere organen dan
de rijksorganen, op welke het Besluit ASA van toepassing is, kunnen deze regels op
zichzelf geen wettelijke kracht krijgen.
[136]
1.4. Belangrijkste geraadpleegde literatuur
Michel Duchein Archive Buildings and Equipment, München, 1977, verbeterde vertaling van Les
batiments et équipements d'archives, Parijs, 1966.
H. Kühn, Erhaltung und Pflege von Kunstwerke und Antiquitaten, Band I. München, Keysersche
Verlagsbuchhandlung G.m.b.H., 1974.
Manual for Fire Protection for Archives and Record Centers. N(ational) F(ire) P(rotection)
A(ssociation). 232 AM, Boston 1972.
Standard for the Protection of Records. NFPA 232, Boston 1975.
Recommended Practice for the Protection of Library Collections from Fire, NFPA 910, Boston
1975.
Regelen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen voorgesteld door de provinciale
archiefinspecties, september 1975 in: Nederlands Archievenblad (79) 1975 blz. 442-449.
F.C. Berkenvelder, Flet ideale archiefgebouw van de middelgrote gemeentelijke archiefdienst en
de werkelijkheid in de vier IJsselsteden, in: Nederlands Archievenblad 1981 (1977), blz. 382-
423.
Recommendations for the storage and exhibition of archival documents, uitgegeven door het
British Standards Institution, onder nr. BS 5454, 1977.
Gary Thomson The museum environment, Butterworth, London/Boston, 1978.
Wilfried Schöntag Archivzweckbauten, Grundsatze zur Planung von Neu und Umbauten und
deren Einrichtung, in: Der Archivar 33 (1980), kol. 187 e.v.
R. Hespel Het gevaarlijke licht, in: Open 13 (1980), blz. 346 e.v.
2. Terminologie
Deze regeling verstaat onder:
2.1. Archiefruimten: alle ruimten waar archiefbescheiden worden bewaard, anders
dan voor de onmiddellijke afdoening van zaken is vereist.
2.2.1. Archiefbewaarplaats: ruimte speciaal bestemd voor bewaring van statische ar
chieven na overbrenging op grond van artikel 5 A.W., maar niet bestemd om de archie
ven te raadplegen; deze te onderscheiden in:
a. ontvangst- en quarantaine-ruimte, bestemd voor het ontvangen, tijdelijke opslag,
ontsmetten en verpakken van archiefbescheiden;
b. depot-ruimte, bestemd om papier, karton, perkament etc. te bewaren; deze kan ver
deeld zijn in compartimenten;
c. speciale depot-ruimte, bestemd om gevoeliger materiaal te bewaren;
d. akklimatiseringsruimte, bestemd om gevoelige materialen geleidelijk te wennen aan
condities voor raadpleging etc.
2.2.2. Alleen in hoofdstuk 9 wordt met 'archiefbewaarplaats' de ruimte bestemd voor
de bewaring van semistatische en statische, nog niet overgebrachte archiefbescheiden
bedoeld.
2.3. Kantoorruimten in een kantoorgebouw: ruimten in een kantoorgebouw bestemd
om archiefbescheiden in de dynamische fase te ordenen en te beschrijven, niet bestemd
om de bescheiden te bewaren.
[137]
