zich tot de secretaris van de commissie kan wenden, zij het vóór eind december.
Hierna doet hij een aantal mededelingen.
1. Allereerst wijst hij de leden op de jaarvergadering, die op 18 februari 1982 te
Eindhoven gehouden zal worden.
2. Hij meldt dat het bestuur twee nieuwe commissies ingesteld heeft, te weten de com
missie tot regeling van openbaarheid van archiefbescheiden en de commissie tot
bestudering van de relatie tussen archieven en hoger of tertiair onderwijs.
3. Hij deelt mede dat m.i.v. januari 1982 een maandelijks bulletin uitgegeven zal wor
den, waarin o.a. de sollicitatieoproepen opgenomen zullen worden.
4. Tenslotte meldt hij dat het bestuur bezig is met de effectuering van de openstelling
van de vereniging zoals in de jaarvergadering van februari 1981 te Den Haag beslo
ten is.
Als algemene inleiding stelt hij de vraag of het onderhavige rapport werkbaar is en of op
grond hiervan de Staatssecretaris voorgesteld kan worden een AMvB samen te stellen.
Het lijkt hem van belang de aanwezigen op de hoogte te stellen van wat hierover al
besproken is in het overleg van de provinciale archiefinspecteurs, het Convent van Rijk
sarchivarissen en eventuele ander overlegorganen. Hierna stelt de voorzitter van de com
missie, drs. F. C. Berkenvelder, de leden van de commissie aan de aanwezigen voor.
Namens eerstgenoemd overlegorgaan doet drs. A. J. M. den Teuling mededeling over
wat de inspecteurs hierover besproken hebben. Ook zijn van diverse personen commen
taren ingekomen, tenderende dat de eisen wat te uitvoerig zijn. Ook had men behoefte
aan een opsomming van punten aan bouwtechnische eisen, omdat de architecten e.d.
die eisen niet in concreto kunnen vertalen. Gesteld werd ook dat bepaalde eisen, met
name de brandwerendheid van deuren, nogal uiteenlopen in de verschillende onderde
len van het rapport; dit zal in de praktijk verwarring kunnen brengen. Maar als men al
le deuren een brandwerendheid van b.v. één uur zou geven, dan zijn deze vaak weer
niet voldoende inbraakvrij, hetgeen dan evenzeer problemen geeft. In het inspecteurso-
verleg is gediscussieerd over de overgangsregeling, met name of alle bestaande ruimten
in één keer afgekeurd zouden dienen te worden of dat alleen alle vanaf nu nieuw te bou
wen ruimten aan de nieuwe eisen dienen te voldoen en de oude niet. Dit zal voor een
groot gedeelte van de politieke haalbaarheid afhangen.
Hierna doet mr. A. E. M. Ribberink verslag van het besprokene in het Convent. Hij
wijst op de goede relaties met de Rijksgebouwendienst, die op velerlei terreinen zeer
deskundig is. De conclusie van het Convent was dat de wettelijke regeling tot enkele
hoofdpunten te beperken ware en alle andere aanbevelingen in de vorm van een hand
boek aan de architecten e.d. ter kennisname aan te bieden ware. Vanuit die gedachten-
gang adviseert het Convent het rapport te herzien. De voorschriften worden te statisch
geacht en in vele opzichten té perfectionistisch.
De voorzitter verzoekt vervolgens de commissie enige toelichting te geven op de ver
schillen met de regels van de provinciale inspecteurs uit september 1975 en het later
daarop gevolgde voorstel van het departement, dat op 20 juni 1978 in de ledenvergade
ring te Amersfoort besproken is.
Drs. Berkenvelder verklaart dat al in de eerste vergadering van de commissie besloten is
om van een 'over-all' functie van het rapport uit te gaan, met name om nu het hele ge
bouw i.p.v. alleen maar de depots te bezien, en om het terrein ook uit te breiden tot de
semi-statische en dynamische archieven. Daarom moest ook tot een systematischer op
zet van het geheel gekomen worden.
De voorzitter stelt voor om eerst vragen te stellen over de totaliteit van het rapport. Als
eerste voert drs. J. D. Winsemius het woord. Hij stelt zich achter de woorden van mr.
Ribberink, en meent dat daarnaast het rapport ook praktisch onbruikbaar zal zijn. Bo
vendien meent hij dat de wetgeving alleen iets zegt over archiefruimten, niet over kan
toorruimten. Hij vreest dat ook al kan er hierdoor een ideale archiefbewaarplaats ont
staan, dit alleen op papier zal gebeuren en de eisen in de praktijk onuitvoerbaar zullen
blijken te zijn. Hij prefereert een serie praktische aanwijzingen en wil daartoe het ge
heel beperken. Het door de inspecteurs in 1975 opgestelde stuk blijkt in de praktijk
goed te werken en z.i. kan daarmee verder gegaan worden; de rest kan als handboek
wellicht zijn nut bewijzen.
De heer C. R. Schoute begrijpt de problemen verbonden aan het omzetten van de tekst
van het rapport in een bindend voorschrift. Hij kan niet spreken uit veel ervaring, daar
hij slechts één keer bouwheer geweest is, maar hij heeft toen de thans geponeerde eisen
sterk gemist. Hij kenschetst het rapport als zeer nuttig.
De commissie is volgens drs. Berkenvelder niet uitgegaan van de huidige Archiefwet
omdat de Commissie Nota Archiefbeleid bezig is met een herziening. Met die commis
sie is overleg geweest, en dit heeft geresulteerd in een visie voor de toekomst. Daarbij
kwam dat het VAN-bestuur opdracht gegeven had om in de beschouwingen te betrek
ken het feit dat de Archiefraad thans een ruimere interpretatie van het begrip 'archief
bewaarplaats' hanteert.
De voorzitter wijst op de passage in de begeleidende brief waarin het nuttig geacht
wordt dat een jurist het rapport aan zal passen aan de bij de wetgeving gebruikelijke
vormen en betwijfelt of dit voor juristen wel zo simpel zal zijn. Hij vraagt of een tus
senstadium niet beter zou kunnen zijn.
Door drs. Berkenvelder wordt opgemerkt dat de commissie juist een jurist zeer sterk
ontbeerde. Daarom achtte de commissie zich ook niet geroepen om een kant-en-klare
tekst voor een AMvB te leveren.
De voorzitter merkt op dat aan de ene kant de regels vanuit de huidige regeling geboren
zijn, maar anderzijds het oog op de toekomst houden. Bij de besprekingen te Amers
foort in 1978 werd o.m. als kritiek geuit dat ook kantoorruimten bij de regels betrok
ken waren. Doordat de Archiefraad bepleit heeft die er toch bij op te nemen, heeft de
commissie maar vast de grote sprong vooruit genomen.
Naar de mening van drs. Berkenvelder zal het ministerie van CRM wel contact met dat
van Binnenlandse Zaken over deze materie opnemen.
Dr. A. J. Kölker voegt daaraan toe dat de inspecteurs thans vaak met het probleem ge
confronteerd worden dat archieven van ouder dan 50 jaar meestal wel binnen de ver
eiste 10 jaar overgebracht worden, maar dat zij ook meer greep willen hebben op het
beheer van de niet-overgebrachte archieven. Thans kent de archiefwetgeving slechts het
[2]
[3]
