klein om behoorlijk voorlichtingsmateriaal te vervaardigen en op een voldoende grote
schaal te verspreiden. Het gevolg is dat genoegen moet worden genomen met zeer een
voudige folders en die steken dan vaak schamel af tegen het door andere, grotere over
heidsdiensten beschikbaar gestelde voorlichtingsmateriaal. Een gerichte toezending van
recensie-exemplaren van jaarverslagen, vaktijdschriften en inventarissen aan de ver
schillende publiciteitsmedia en directe publiciteit via de plaatselijke pers, tv en radio
verdient in een dergelijke situatie aanbeveling.
Opvallend is de geringe verspreiding van internationale gidsen en overzichten, zelfs in
de daarin opgenomen landen. Wanneer daardoor de archivarissen al geen toegang heb
ben tot dit materiaal, hoeven we ons over de bekendheid onder de beoogde gebruikers
geen illusie te maken.
Algemeen werd er behoefte gevoeld aan een toevoeging van tenminste een samenvatting
in een of meer wereldtalen aan voor kleinere taalgebieden bedoelde algemene informatie.
Hetzelfde verlangen werd geuit ten aanzien van inventarissen van archieven die voor bui
tenlanders van belang kunnen zijn en ten aanzien van artikelen in de vaktijdschriften.
Opmerkelijk was dat aan de discussie in deze sessie vrijwel alleen werd deelgenomen
door vertegenwoordigers uit Europa en N. Amerika. In gesprekken in de wandelgangen
bleek mij dat het probleem ook in de derde wereldlanden bestaat. De benadering in het
rapport sloot evenwel niet aan op de problematiek in hun landen. De alfabetiserings-
graad, de aanwezigheid van archieven en de infrastructuur zijn zo verschillend dat dit
gedeelte van het rapport als'louter interessant werd beschouwd.
3. toegangen
Algemeen werd de sterke toename van het aantal bezoekers ervaren als een vaak nauwe
lijks te aanvaarden toeneming van de druk op de organisatie van de archiefdiensten. De
groei van het bezoekersaantal overschrijdt overal de groei van het beschikbare personeel,
middelen en toegangen. De opkomst van een nieuw soort onderzoeker met totaal nieuwe
onderzoekstechnieken maakt bovendien totaal nieuwe toegangen noodzakelijk. De
klassieke inventarissen blijven noodzakelijk ten behoeve van de administratie en van de
klassieke gebruiker. De nieuwe onderzoeker wenst omvangrijkere en gedetailleerdere
toegangen, die, in de praktijk, automatisering noodzakelijk maken. Tezelfdertijd leidt
het beschikbaar stellen van meer en omvangrijkere toegangen tot een veelvuldiger ge
bruik van archiefstukken en daarmee tot een toename van de slijtage. Beschikbaarstel
ling van archieven op vervangende informatiedragers dient daarom prioriteit te krijgen.
Een voordeel van een aantal 'nieuwe' gebruikers (en van een groot aantal wetenschappe
lijke instellingen) is dat zij dikwijls nadere toegangen voor eigen gebruik vervaardigen.
De archiefwereld zou moeten proberen ook van deze toegangen gebruik te mogen ma
ken, misschien is hiervoor een aanpassing van de wetgeving noodzakelijk. De door som
migen als een revolutie aangevoelde toename van het gebruik van archieven komt over de
hele wereld op een uitermate ongelukkig moment. De technieken en de kennis om toena
me en effecten het hoofd te bieden zijn aanwezig, de financiële middelen ontbreken. Het
is belangrijk dat dit juist het thema van het internationale archiefcongres in 1984 zal zijn.
Onder de deelnemers viel een begin van een 'richtingenstrijd' waar te nemen ten aanzien
[80]
van 1het geven van prioriteit aan de klassieke inventaris of aan de als meer 'user-friendly'
beschouwde nadere toegang en 2. het streven naar een toename van het gebruik van archie
ven, in de hoop de konsekwenties voor archieven en organisatie het hoofd te kunnen bie
den, of het afremmen van het gebruik ter bescherming van organisatie en archieven.
Overeenstemming bestond over de noodzaak waar mogelijk te komen tot harmonisatie,
eventueel zelfs tot standaardisatie van toegangen, overzichten en procedures. Gewezen
werd op de mogelijkheid indien relevant te wijzen op lacunes in of op het ontbreken
van archiefbestanden.
Vertegenwoordigers van sommige derde wereldlanden bleken beducht voor een snelle
invoering van moderne technologieën. Niet alleen brengen deze in die landen verhou
dingsgewijs hogere kosten met zich mee, ook moet voorkomen worden dat ontwikke
lingsstadia worden overgeslagen. In kennis en vaardigheden van het personeel moeten
lacunes worden voorkomen.
4. gebruik
De ontwikkelingslanden worden ten aanzien van het gebruik van archieven met enkele
bijzondere problemen geconfronteerd. In veel landen is niet een der inheemse talen tot
ambtelij ke-officiële taal gemaakt maar de taal van de voormalige kolonisator. Is bij ve
len de mondelinge beheersing van deze taal al gebrekkig, de schriftelijke beheersing laat
geheel te wensen over. Daardoor is slechts een zeer klein deel van de bevolking in staat
archiefonderzoek te verrichten. Is personeel met een hogere scholing nog te krijgen, het
lagere personeel heeft vaak onvoldoende niveau (door gebrek aan scholing, b v maga
zijnbedienden e.d.).
De meningen waren verdeeld over de bevoegdheid van de archivaris onderwerpen van
onderzoek, al dan niet tot bezoeker herleid, te publiceren (ook in jaarverslagen!). Werd
enerzijds beklemtoond dat iedere onderzoeker recht heeft op een maximale privacy, an
derzijds werd gesteld dat waar overheidsmiddelen beschikbaar worden gesteld (ruimte
personeel en toegangen) de gemeenschap het recht heeft te weten welk onderzoek, even
tueel ook door wie, wordt verricht. Een middenweg lijkt het elke bezoeker bij zijn in
schrijving te laten verklaren of hij eventueel bezwaar heeft tegen het openbaarmaken
van zijn onderwerp van onderzoek.
Allen waren het er over eens dat het de plicht is van de archivaris alle bezoekers even goed
te helpen, ook staatsburgers uit andere landen, en dat het een archivaris niet geoorloofd is
archiefbestanden ten behoeve van sommige bezoekers voor andere te blokkeren.
Aangeraden werd daarvoor in aanmerking komende bezoekers een exit-interview af te
nemen, zowel betreffende de inhoudelijke kant van het onderzoek (kwaliteit inventaris
sen, relevantie geraadpleegd materiaal voor het onderzoek e.d.) als betreffende de pro
cedures (dienstverlening e.d.).
In de Parijse Archives Nationales wordt dagelijks drie ton aan archiefstukken in de stu
diezaal aangesleept. Aan de 'appétit excessif' van de onderzoeker lijkt geen eind te ko
men. In Canada zijn de Public Archives 24 uur per dag, gedurende 365 dagen per jaar,
geopend. Ook al is er tussen 23.00 en 7.00 uur weinig publiek, de commissie van gebrui
kers wilde de vierentwintiguurs openstelling niet opgeven.
[81]
