werkomstandigheden van collega's in het buitenland zou daar mee iets kunnen worden
verminderd.
De vertegenwoordiger van de UNESCO drong er in de rondvraag op aan te komen tot
een nauwere samenwerking tussen UNESCO en SPAA. De huidige contacten, voorna
melijk met de verschillende rijksarchiefdiensten hebben niet steeds tot gevolg dat de
UNESCO de meest geschikte persoon kan benaderen. Soms wordt een terbeschik
kingstelling van een medewerker voor een UNESCO-project gezien als een beloning
voor in eigen land bewezen diensten. Daarnaast verzocht hij de aanwezigen in eigen
land te willen nagaan of er voor de training van archivarissen en gebruikers audio
visuele (AV) middelen bestaan.
conclusies:
1Het bestuur van de SPAA had (kon?) zich onvoldoende voorbereid(en) op de verga
dering. De afgevaardigen kregen daardoor dikwijls geen inzicht in het
bestuursstandpunt. De besluitvorming liet te wensen over.
2. De vergadering kon nauwelijks worden geacht representatief te zijn voor de SPAA.
3. De neiging van (oud-)bestuursleden taken aan zich te houden bemoeilijkt de werk
zaamheden.
4. De communicatie tussen de bestuursleden behoeft duidelijk verbetering evenals hun
presentie tijdens bestuurs- en ledenvergaderingen. (Een eenvoudige reorganisatie
zou mijns inziens uitkomst kunnen bieden).
5. De afdeling Internationale Betrekkingen (IB) van het ministerie van CRM dient be
trokken te worden bij de uitwerking in Nederland van het thema voor de Internatio
nale Archiefweken 1984.
6. De afdelingen IB en MM A van CRM en de Rijksarchiefschool dienen tezamen met
de VAN te onderzoeken of er AV-trainingen bestaan of ontwikkeld kunnen worden
voor beheerders en/of gebruikers van archieven.
7. De VAN dient met een aantal buitenlandse verenigingen een bestendige relatie aan
te gaan voor de uitwisseling van gegevens en leden (eventueel voor een beperkte
tijd). Een systematisch opgezet uitwisselingsprogramma zal voor de betrokkenen tot
een nog zinvoller resultaat kunnen leiden.
III. 'Information and Orientation of the User', het congres
1. inleiding
Aan de hand van een door prof. dr. Eckhart G. Franz, secretaris van de CITRA, op
gesteld rapport werd in drie werkbijeenkomsten uitvoerig van gedachten gewisseld over
1. de aan het publiek verstrekte en te verstrekken algemene informatie (b.v. brochures,
overzichten, jaarverslagen); 2. middelen voor het mogelijk maken van onderzoek in ar
chieven (b.v. gidsen, inventarissen, nadere toegangen) en hun doelmatigheid; 3. de or-
ganisatie van het inlichtingenapparaat in het licht van een groeiende informatiebehoefte.
Het voorbeeldige rapport, gebaseerd op een uitgebreide enquete geileden onder 113
archieven in 52 landen en 1 archiefdienst van een internationale organisatie, maakte het
de deelnemers mogelijk inhoudelijk te discussieren over een gemeenschappelijk onder
werp. Tot een werkelijke uitwisseling van ideeën en ervaringen kwam het evenwel nau
welijks, ondanks herhaalde pogingen in die richting van de auteur en van de per sessie
wisselende voorzitters. Spijtig (en een verspilling van tijd) was de behoefte van de afge
vaardigden van sommige landen in extenso een tekst voor te lezen die meestal slechts
zijdelings betrekking had op het aan de orde zijnde onderwerp en gewoonlijk niet meer
inhield dan een lofzang op eigen organisatie en archiefbeheer. Voor Nederland waren
alleen de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst en de rijkarchivarissen in Leeu
warden en Utrecht geënquêteerd. Het valt te betreuren dat gezien de in verhouding tot
andere landen uitzonderlijk grote betekenis van de gemeentelijke archieven in Neder
land geen gemeentelijke archiefdiensten bij het onderzoek waren betrokken. De uitein
delijke rapportage zou daardoor overigens nauwelijks zijn beïnvloed.
Tijdens de openingszitting hielden D. Mannsaker, algemene rijksarchivaris in Noorwe
gen, als gastheer en J. Favier, algemene rijksarchivaris in Frankrijk, als voorzitter van
de CITRA een inleiding. De presidente van de International Federation of Library As
sociations, mevrouw Else Granheim, als speciale gaste aanwezig, benadrukte in haar
toespraak de zeker in ontwikkelingslanden aanwezige noodzaak een gezamelijke in
frastructuur van archieven en bibliotheken te bevorderen.
Aan het begin van de bespreking van het eerste gedeelte van het rapport ontspon zich
een ordedebat naar aanleiding van het verzoek van het presidium geen 'lokale' onder
werpen bij de discussie te betrekken. Voor de afgevaardigden van een aantal ontwikke
lingslanden was het belangrijk dat nu juist wel te doen. Voor hen lag daarin de waarde
van de bespreking van het rapport. Het verschil in de aard en de omvang van de proble
men waarmee collega's in verschillende werelddelen worden geconfronteerd leidde tot
een ventilatie van standpunten op verschillende golflengten.
Het is mijns inziens noodzakelijk wil er een werkelijke communicatie mogelijk worden
in dergelijke bijeenkomsten dat sommige (notabele) vooral westeuropese collega's zich
minder geborneerd gaan opstellen tegenovèr collega's uit de derde wereldlanden. Bij
gesprekken in de wandelgangen bleek mij dat de betrekkelijke gematigdheid van som
mige collega's uit die landen voor een belangrijk deel werd bepaald door hun materiële
of inhoudelijke afhankelijkheid van hun voormalige koloniale overheersers.
2. algemene informatie
In vrijwel alle landen is algemene informatie over het werk van de archiefdiensten, ge
richt op het grote publiek, beschikbaar. Onderscheid in doelgroepen wordt over het al
gemeen niet gemaakt. Het beoogde effect is het bereiken van een grotere naambekend
heid van archieven, in de veronderstelling dat die zal leiden tot een positievere instelling
van bestuurders en bevolking en daardoor op lange termijn tot het verkrijgen van meer
middelen. Een probleem is dat vele diensten in een vicieuse circel verkeren: het budget
van de eigen dienst of het door een voorlichtingsdienst beschikbaar gestelde budget is te
[79]
[78]
