3. De periode dat de stukken niet meer van belang zijn voor de administratie, doch
vanwege hun inhoudelijke gegevens een bron vertegenwoordigen die ons, met het
oog op de toekomst, kan leren hoe de dingen van vandaag zo zijn gegroeid: de sta
tische archieffase.
Elke 'levensfase' heeft haar eigen inventaris. De dynamische archieffase kent naast het
ordeningsplan, waarin slechts de gezichtspunten van de betreffende administratie staan
aangegeven, de dossierinventaris. Deze geeft, in de vorm van een plaatsingslijst een op
somming van de dossiers2 die werkelijk aanwezig zijn. De dossiers behoren te worden
overgebracht naar het semi-statisch archief zodra de betreffende zaak is afgesloten en
men de stukken niet meer geregeld nodig heeft. Uit praktische overwegingen is het stre
ven er de laatste jaren naar om die overbrenging in tienjarenblokken te laten plaatsvin
den. Eens in de tien jaar loopt men dan aan de hand van de dossierinventaris het dyna
mische archief door, en licht datgene dat naar het semi-statisch archief kan worden
overgebracht. De bescheiden verblijven 50 jaar4 in deze tweede 'levensfase', waarna ze
aan de archivaris worden overgedragen. Binnen deze 50 jaar kunnen de vernieti
gingstermijnen verlopen, kan de nodige opschoning plaatsvinden en kan de registrator
van de overgebleven N.V.V.V. (Niet Voor Vernietiging Vatbarej-stukken uit zo'n tien-
jarenblok een beschrijvende inventaris maken.5
Dat deze taak van de registrator de laatste jaren zo is benadrukt, is mede veroorzaakt
door de explosief groeiende achterstand die de archivaris voorgeschoteld kreeg o.a.
omdat niet of onvoldoende geschoonde archieven aan hem werden overgedragen. Het
daarna verwerven van de inhoudelijke kennis van dat archief teneinde tot een verant
woorde opschoning en inventarisatie te komen, bleek een opgave te zijn die veel meer
tijd kostte dan wanneer dit werk al grotendeels zou zijn verricht door de registratuur
medewerkers van de betreffende administratie.
Tenslotte hebben zij het archief in de loop der jaren gevormd, en kennen zij bij uitstek
de gegroeide struktuur, alsmede die van de organisatie. Zich realiserende dat hier een
taak voor hem lag, vroeg de registrator de archivaris enige jaren geleden om assistentie
bij dat inventariseren. Uit één en ander is als handreiking de V.V.A.-cursus ontstaan.
Geenszins pretendeert deze opleiding een ervaren inventarisator op te leiden. Die erva
ring, en dat geldt evenzo voor de afgestudeerde van de Rijksarchiefschool, komt pas na
verloop van vele jaren, mits het niet ontbreekt aan dat beetje noodzakelijke aanleg.
De V.V.A.-cursist wordt tijdens zijn opleiding bij voortduring bestookt met die
inventarisatie-ervaringen van de archivaris. Met wat uiteindelijk blijft hangen, heet het
dat de V.V.A.-registrator enigszins in staat mag worden geacht om van bijvoorbeeld
een semi-statisch tienjarenblok een inventaris te maken. Wij, als opstellers van deze bij
drage, zouden deze inventaris de blokinventaris willen noemen.
De vraag die zich vervolgens opwerpt is of deze blokinventaris nu ook de uiteindelijke
toegang mag blijven na overbrenging van de archiefstukken naar de statische archief-
b'V' h, O 'BeSluit algemene secretarie aangelegenheden rijksadministratie' van 26 maart
1980, art. 18.
3 Vgl. AS A-rijksadministratie 1980, art. 24-25.
5 ^ThlfoWAet 1962' art' 5' Een verkortin8 van deze termijn wordt algemeen wenselijk geacht
Vgl. AS A-rijksadministratie 1980, art. 27.
fase; of zoals in de titel van deze bijdrage staat aangegeven: mag de archivaris de blok
inventaris uiteindelijk als de zijne beschouwen? Bij de beantwoording van deze vraag is
het van belang zich te realiseren dat het daarbij in eerste instantie niet gaat om het feit
dat de archivaris, uit het praktische oogpunt van tijdgebrek, best tevreden mag zijn met
de blokinventaris als toegang op het archiefmateriaal. Belangrijker is het feit of deze in
ventaris ook beantwoordt aan het zo optimaal mogelijk kunnen gebruiken van de ar
chieven voor historisch onderzoek. (Vgl. bijvoorbeeld de thema's van de VAN-
studiedagen de afgelopen jaren.) Ligt daar namelijk niet de eigenlijke inventarisatie-
taak van de archivaris? Moet hij eigenlijk niet meer doen dan alleen maar een inventaris
maken? Wordt dat de laatste tijd niet te vaak vergeten?
Ons inziens heeft de archivaris op den duur dus zeker nog een taak m.b.t. het toeganke
lijk maken van de tienjarenblokken. Ons inziens dient hij de blokinventaris, om het zo
maar te noemen: 'historisch bij te stellen', d.w.z. zo veel mogelijk af te stemmen op de
vragen van de gebruiker. Op een drietal redenen die pleiten voor dit bijstellen door de
archivaris willen we wat nader ingaan:
a. De blokinventarissen dienen met het oog op een betere toegankelijkheid te worden
samengevoegd. De historische gebruiker wil logischerwijs een overzicht hebben van een
zo groot mogelijk aantal jaren. Hij is dan minder gebaat bij de presentatie van talloze
blokinventarissen die elk voor zich slechts tien jaren bestrijken. Daarbij komt dat de
keuze om tienjarenblokken te maken een toevallige keuze is geweest, teneinde tot een
regelmatige afvoer van het dynamische-, via het semi-statische naar het statische archief
te komen. Men had evengoed 5 of 20 jaar kunnen kiezen. De archivaris zou de inventa
ris o.i. om deze reden alleen al moeten bijstellen; waarbij begin en einde van de inventa
ris kunnen worden gelegd bij die tijdstippen waarop een wezenlijke organisatorische-
(b.v. gemeentelijke herindeling) of administratieve verandering (b.v. invoering deci
maal archiefsysteem) heeft plaats gevonden.
b. Inventariseren volgens de archivistische regels is te leren. Dit principe o.a. van de
V.V.A.-opleiding onderschrijven wij. Zowel de cursus V.V.A. als de opleiding aan de
Rijksarchiefschool ordenen en beschrijven volgens de Handleiding van Muller, Feith en
Fruin. Het eindprodukt kan dan ook hetzelfde zijn, voorzover het de redactionering en
de indeling van de inventaris betreft. Bijstellen in de zin van historisch bijstellen af
gestemd op de 'studiezaalvragen' is hierbij dan ook overbodig! Bijstellen in de zin van
herstellen van archivistisch gemaakte fouten is echter een andere zaak. Waar de archi
varis zichzelf nogal eens achteraf verbetert en met name langdurige inventarisatie
ervaring een belangrijke rol speelt, achten wij het nuttig dat de archivaris in archief-
technische zin de blokinventaris nog eens kritisch bekijkt.
c. Dan de historische invalshoek op zich, die ons tot een essentiëler verschil brengt
tussen het inventariseren door de registrator en dat door de archivaris. Een verschil dat
voornamelijk een gevolg is van de achtergrond van waaruit zij, ieder voor zich, dage
lijks werken. De inventarisatie van de archivaris kenmerkt zich, afgestemd op het toe
gankelijk maken voor historisch onderzoek, door de constante vraagstelling: 'Het ar
chief dat ik nu heb bekeken, wat zou de doorsnee onderzoeker daar in kunnen vinden;
en hoe vertaal ik dat zo objectief mogelijk middels de inleiding, verwijzingen, indices
en bijlagen?' Vanwege de van huis uit 'eenzijdige' administratieve vraagstelling die de
[32]
[33]
