meenschappelijke regeling zelf of van gemeentelijk niveau. Er zijn dus twee mogelijk
heden:
a) men stelt zelf een archivaris-deskundige aan en richt zelf een archiefbewaarplaats in.
(De archiefbewaarplaats moet dan nog eerst door de provinciale inspekteur worden ge
keurd). De door het Gewest aangestelde archivaris zal met de inspektie van de lopende
archieven worden belast. (Ik durf sinds genoemd artikel van Van Hoboken deze term
wel te gebruiken).
b) men wijst als eigen archiefbewaarplaats aan een archiefbewaarplaats van een der
deelnemende gemeenten met een hoger of middelbaar archiefambtenaar als archivaris.
Deze archivaris zou dan ook de inspektie moeten uitvoeren.
De ogenschijnlijke vrijheid die art. 37 bedoelde lichamen geeft is dus in feite niet zo
groot. Een denkbeeld dat in brede kringen geaksepteerd is, mag hier als uitgangspunt
dienen. Uit ekonomische overwegingen moet voorkomen worden, dat de openbare li
chamen bedoeld in hoofdstuk VI van de Archiefwet, eigen bewaarplaatsen gaan inrich
ten; bewaarplaatsen, waar men toch nooit over voldoende middelen zal beschikken
voor de nodige faciliteiten. Het tot stand brengen van een dekkend net van streekar
chieven of streekarchivariaten, waaraan thans hard gewerkt wordt, is een weg om met
zo weinig mogelijk gemeenschapsgelden tot een zo goed mogelijk archiefbeheer te ko
men.
Ik ben ervan overtuigd dat men zich bij de opstelling van de archiefwet de door mij
gestelde konsekwenties niet heeft gerealiseerd. Mogelijk dat ik de tekst al te letterlijk
neem, waarbij ik dan tot de konklusie gekomen ben dat in de gemeenschappelijke rege
ling altijd het toezicht op het beheer (lees: 'inspektie') geregeld moet worden. Naar
mijn mening staat dat er wel! Ik ben benieuwd hoevelen het wel of niet met mij eens
zijn.
Hans Bekker
Mag de archivaris de V. V.A.-inventaris van de registrator
uiteindelijk als de zijne beschouwen?
Tijdens de begeleiding van een aantal registratoren die dit cursusjaar de opleiding
'Voortgezette Vorming Archiefbeheer' van de S.O.D. volgen, spookte de in de titel van
deze bijdrage gestelde vraag een aantal malen door ons hoofd. Naast het gegeven dat
wij in het algemeen van een goede nachtrust mogen genieten, en dat zo willen houden,
lijkt een meer definitieve beantwoording wenselijk, ook al vanwege de misverstanden
die o.i. door onduidelijkheid in deze kwestie bestaan zowel binnen de wereld van de re
gistrator als die van de archivaris.
De hierna gegeven visie pretendeert niet het zaligmakende antwoord te zijn. Verre van
dat! De bedoeling is dat ze, indien nodig, een discussie op gang brengt - ja, al weer één -
die wat meer duidelijkheid verschaft voor bijvoorbeeld het maken van een funktiebe-
schrijving voor de 'inventariserende registrator'. Een concept-funktiebeschrijving die
wij gezien hebben, wekte de indruk alsof de registrator-inventaris tevens door kan gaan
voor de archivaris-inventaris, hetgeen ons niet juist lijkt. Het antwoord op de in de titel
gestelde vraag is dan ook ontkennend.
Ons inziens mag de V.V.A.-inventaris in principe niet worden beschouwd als de inven
taris (bedoeld wordt de inventaris in ruime zin) die door de archivaris wordt, beter is:
behoort te worden gemaakt! Ter verduidelijking de volgende toelichting.
Zoals bekend zal zijn, praat men binnen de archiefwereld van een drietal motieven
waardoor archiefbescheiden bewaard worden. Ten eerste is er het 'bewijsmotief',
m.b.t. de juridische waarde van de stukken. Ten tweede het motief van de 'continuïteit
van bestuur', waardoor bij lopende zaken de eerdere stukken raadpleegbaar blijven en
afgesloten zaken eventueel als precedenten kunnen worden gebruikt. Het derde motief
is dat van de historische waarde van de inhoud van de stukken. De medewerkers van de
archiefvormende instantie hebben het beste zicht op de eerste twee motieven; het derde
ligt bij uitstek op het terrein van de archivaris.
Elk archief kent een drietal 'levensfasen':
1De eerste omvat de periode vanaf het ontstaan van het dossier1 tot aan het tijdstip
dat de betreffende zaak is afgewerkt: de dynamische archieffase.
2. De tweede periode is die waarin de stukken niet meer voortdurend geraadpleegd
worden, maar wel hun bijdrage aan de administratieve voortgang leveren: de semi-
statische archieffase.
1 Gemakshalve, mede omdat de meeste V.V.A.-inventarissen hierop betrekking hebben, is hier
uitgegaan van een dossierarchief.
[30]
[31]
