Art. 37 Archiefwet 1962 en zijn konsekwenties
Bij mijn werk word ik nogal eens gekonfronteerd met archiefbepalingen in interge
meentelijke gemeenschappelijke regelingen. Helaas heb ik gekonstateerd dat hierbij
nog wel eens over de schreef gegaan wordt.
Art. 37 Archiefwet luidt als volgt:
1Een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen houdt tevens een
voorziening in omtrent de zorg, de bewaring en het beheer der archiefbescheiden van de
bij die regeling ingestelde organen alsmede omtrent het toezicht daarop.
2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen
van deze wet.
Wat moet in de door art. 37 Archiefwet 1962 verlangde voorziening nu geregeld worden
(en dan nog zoveel mogelijk in overeenstemming met die zelfde wet)?
1. de zorg: aanwijzen, wie verantwoordelijk is.
2. de bewaring: dit slaat op de aanwijzing van een archiefbewaarplaats als bedoeld in
art. 5 Archiefwet, analoog aan de artikelen 24 en 30, respektievelijk voor gemeenten en
waterschappen. Deze analogie wordt nog benadrukt in het tweede lid van art 37 ter
wijl ook het kommentaar op dit artikel van Duparc en Hinrichs daarin bijzonder duide
lijk is.
3. het beheer: wie beheert de niet en de wel naar de archiefbewaarplaats overgebrach-
te bescheiden, en hoe moet dit gebeuren?
4. het toezicht: Er zijn twee soorten toezicht: a) toezicht op de zorg, b) toezicht op het
beheer. Uiteraard kan alleen het toezicht op het beheer zelfstandig geregeld worden
daar geen enkel lichaam zelf kan bepalen, wie het toezicht van hogerhand heeft. (Bij ge
meenten hebben Gedeputeerde Staten het toezicht op de zorg). Art. 4. van de Wet ge
meenschappelijke regelingen bepaalt dat bij of krachtens de wet gestelde regelen m.b.t.
over te dragen bevoegdheden, de uitvoering en toepassing daarvan, alsmede voor het
toezicht daarop van overeenkomstige toepassing zijn. Dit houdt naar mijn mening in
at Gedeputeerde Staten het toezicht op de zorg blijven houden, c) In zekere archiefbe-
paling bleek nog een derde vorm van toezicht te zijn geschapen, nl. toezicht op de be
waring, wat in de eerste plaats een aspekt is van de zorg. Nu geeft de redaktie van art
ook wel aanleiding tot deze vergissing. Dat de archiefwet niet overal even duidelijk
is, blijkt wel uit de onlangs gevoerde uitvoerige pennestrijd in het Ned. Archievenblad
waaraan tenslotte W. J. van Hoboken met verrassende helderheid een einde maakte.'
[28]
ad 1art. 38 van de Archiefwet zegt duidelijk aan wie de zorg moet worden opgedra
gen; op dit punt ben ik nooit een fout tegengekomen.
ad 2. Hier wordt de plank nog wel eens misgeslagen. In de bepaling moet de toe
komstige archiefbewaarplaats aangewezen worden. De wet verlangt een voorziening in
de gemeenschappelijke regeling, en geen toezegging dat een en ander in een nadere rege
ling zal worden vastgesteld.
ad 3. Wie de niet overgebrachte archivalia dient te beheren kan zelfstandig worden
geregeld, en in alle bepalingen die mij voor ogen zijn gekomen is dat op voor de hand
liggende wijze gedaan. Wie de overgebrachte archiefbescheiden moet beheren komt
hierna aan de orde.
ad 4. Het toezicht op het beheer kan niet, zoals ik al ben tegengekomen worden opge
dragen aan een dagelijks bestuur. Dat een dagelijks bestuur het recht heeft om kontrole
uit te oefenen op het beheer, is een vanzelfsprekend onderdeel van zijn verantwoordelijk
heid als zorgdrager en behoeft niet benadrukt te worden. Met de afzonderlijke eis van een
voorziening in het toezicht op het beheer bedoelt de wetgever dan ook iets anders.
Voor dit toezicht op het beheer dienen wij te kijken naar de plaats, waar de wetgever dit
expliciet regelt, nl. in het hoofdstuk over de archiefbescheiden van gemeenten. Daar
wordt het toezicht op het beheer opgedragen aan een archivaris-deskundige. Het gaat
dan alleen om niet overgebrachte archiefbescheiden. (Een archivaris heeft uiteraard
geen toezicht op zijn eigen beheer; hij kan ten alle tijde door de zorgdrager gekontro-
leerd worden.)
Uit de kamerstukken m.b.t. de totstandkoming van de archiefwet blijkt zonneklaar dat
het toezicht op het beheer alleen geldt in gemeenten, waar een archivaris is benoemd, in
andere gevallen blijft het toezicht op het beheer voorbehouden aan G.S. als een onder
deel van het toezicht op de zorg.
Uit de kamerstukken blijkt eveneens en de artikelen op dat gebied onderschrijven dit
dat met het toezicht op het beheer een toezicht van gelijk bestuursniveau is bedoeld,
zodat in dit geval een rijksarchivaris of provinciale inspecteur niet in aanmerking ko
men.
De kamerstukken vertellen ons verder, dat de gemeente archivaris deze bevoegdheid
heeft gekregen, o.a. om de taak van de provinciale inspecteur te verlichten; juist waar
een archivaris-deskundige is benoemd, is deze verlichting mogelijk. Algemeen is de op
vatting, dat het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefstukken aan een ar
chivaris wordt opgedragen, omdat hij de toekomstig beheerder is en dus enige invloed op
de toestand van de t.z.t. over te brengen archiefbescheiden wel op zijn plaats is.
Wat zijn de konsekwenties van art. 37?
Art. 37 verlangt zowel het aanwijzen van een archiefbewaarplaats als het aangeven, wie
het toezicht heeft op het beheer der niet overgebrachte archiefbescheiden. Deze twee ei
sen zijn niet van elkaar los te koppelen. Het zal een archiefbewaarplaats moeten zijn met
een hoger of middelbaar archiefambtenaar als archivaris. Deze toekomstige beheerder
zal als deskundige het toezicht op het beheer der niet overgebrachte archiefbescheiden
moeten krijgen om de taak van de provinciale inspecteur te verlichten. Deze toezicht
houder zou van gelijk bestuursniveau dienen te zijn, dus een ambtenaar van de ge-
[29]
