Het handhaven van de codegetallen is een weinig zinvolle aangelegenheid. Het daar
voor gegeven motief, n.l. dat het archief voor de administratie bruikbaar moet blijven,
is geen terzake doend motief. Zijn de vanuit het archiefwezen geproduceerde archiefin
ventarissen dan niet universeel bruikbaar? De vraag rijst, voor wie archiefinventarissen
dan worden gemaakt. Voorlopig ga ik er van uit dat inventarissen primair bestemd zijn
voor een breed publiek, dat in het algemeen geen kennis bezit van ordeningsstelsels,
laat staan van de code-VNG! Wat voor dat publiek begrijpelijk is, moet zonder meer
begrijpelijk zijn voor de administratie.
En als men desondanks wil vasthouden aan de door de administratie gegeven codering,
is een concordans de enige toelaatbare oplossing, welke zeker bijdraagt aan de gewenste
goede rustige) bladspiegel.
Dat vanuit de registratuur bezwaren zouden bestaan tegen een dergelijke oplossing,
lijkt mij onwaarschijnlijk.
Bovendien noem ik in dit verband nog als praktisch punt het feit, dat ca. 60% van het
archief door vernietiging verdwijnt, waardoor het verband problematisch wordt. En
dan spreek ik maar niet over eventuele toekomstige wijzigingen in de code-VNG, welke
in de aldus opgezette archiefinventarissen moeten worden verwerkt.
Met het maken van 'gemixte' archiefschema's zoals hier het geval is, bewijzen we ons
zelf geen goede dienst. Naar mijn mening is het een kwestie van kiezen: óf we maken
een tfasw'mnventaris geheel overeenkomstig de code-VNG, óf we maken een archief-
inventaris in overeenstemming met o.a. paragraaf 37 van de Handleiding. Elke archief
dienst zal voor zichzelf het beste kunnen uitmaken waaraan in de gegeven omstandighe
den de voorkeur moet worden gegeven.
Het door de commissie aangedragen archiefschema is echter geen van beiden en daar
om voor mij 'vleesch noch visch'.
Van harte hoop ik dat een verdergaande discussie meer klaarheid brengt en dat mijn
reactie een kleine bijdrage daartoe levert.
A. A. Veer
Antwoord aan de heer A. A. Veer
Het verheugt de commissie, dat de verhandeling betreffende de zogenaamde dossier
archieven, een beter lot is beschoren dan dat van de Handleiding uit 1898, waarop zoals
bekend, nauwelijks een reactie is gevolgd. De heer Veer verdient alle waardering, daar
hij zich diepgaand in de materie heeft verdiept. Tegen zijn opvattingen heeft de com
missie echter wel bezwaren.
1Haarscherp geformuleerd had de titel van ons geschrift over de 'Inventarisatie van
archieven gevormd volgens het dossierstelsel' natuurlijk op zijn 18e eeuws moeten lui
den: Inventarisatie van archieven, in hoofdzaak gevormd volgens een dossierstelsel'
[264]
waarbij de dossiers gerangschikt zijn volgens een decimale indeling naar onderwerpen,
voornamelijk de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse gemeenten'.
Onze bedoeling was echter, onze verhandeling ook voor andere dossierstelsels dan dat
volgens de code-V.N.G. bruikbaar te maken en ook niet alleen voor decimale, maar
ook voor systematische of zelfs alfabetische indelingen. Bij gemeente-archieven zijn de
laatste vrijwel altijd rubriekenstelsels; deze vallen dus buiten de reikwijdte van ons arti
kel.
2. Bij het laten bestaan van scheidingen in een dossierarchief om deze gewraakte en
inderdaad minder gelukkige, maar toch ingeburgerde term toch maar te blijven gebrui
ken in plaats van de 18e eeuwse behoefde men zich niet altijd te laten beïnvloeden
door wat de heer Veer terecht noemt een 'grote opruiming'. Wanneer de operatie wei
nig consequent is uitgevoerd en er veel retroacta uit het oudere tussen het jongere
bestand zijn geraakt, dan kan men bij de definitieve inventaris de periodisering beter
ongedaan maken. Als het archief echter consequent is afgesloten per een bepaalde da
tum, dan doet men er verstandig aan, dat in de inventaris te respecteren.
Men moet dat zeker doen bij een ingrijpende wijziging in de organisatie van het archief,
bijvoorbeeld de samenvoeging van alle registratuurafdelingen van diensten en bedrijven
tot één centraal secretarie-archief, of een ingrijpende wijziging in het registratuurplan.
Ook acht de commissie het onjuist, dat grotendeels volgens een rubriekenstelsel ge
vormde archiefbestanddelen worden vermengd met gedeelten, die grotendeels zaaksge-
wijs geordend zijn. Met het zeer reële probleem van de uiteindelijke inventarisatie van
archieven, die in 10-jaarblokken zijn overgebracht heeft de commissie zich niet uitvoe
rig bezig gehouden. Het volgende is op te merken. Een organisatie, die zo omvangrijk
is, dat het archief inderdaad in 10-jaarblokken wordt overgebracht, levert daar per keer
een veelal losbladige inventaris bij. Men zou deze in elkaar kunnen schuiven zon
der de magazijnvolgorde te veranderen en een aantal 10-jaarblokken definitief inventa
riseren, zodra zich een ingrijpende wijziging in de organisatie van het archief heeft
voorgedaan.
De beantwoording van de vraag over de omvang van te respecteren aanwezige periodi-
seringen is juist iets, dat men in de praktijk per geval moet beoordelen; ten aanzien van
een archiefbestanddeel van 15 meter zal dat anders liggen dan bij een van 300 meter.
3. De heer Veer spreekt zichzelf tegen op een meer principieel punt. Enerzijds wenst
hij geen rekening te houden met het zijns inziens formele van het structuurbeginsel: de
archieven van de ambtenaar burgerlijke stand en van de gemeenteontvanger (voor zo
ver niet voor vernietiging vatbaar) laat hij opgaan in het door de gemeentesecretaris be
heerde archief; anderzijds verkondigt hij verscheidene malen 'orthodox' of 'ouderwets'
of 'gebruikelijk' te werk te gaan, bijvoorbeeld ten aanzien van zijn archiefschema.
In de literatuur was helaas niet te vinden welk schema voor gemeente-archieven ortho
dox is en ik ben dan ook bij de heer Veer zelf te rade gegaan. De orthodoxie bleek alleen
uit diens praktische ervaring te bestaan, die de commissie overigens niet in twijfel wil
trekken. Praktische ervaring is bij de commissie overigens ook in ruime mate aanwezig.
Het is natuurlijk lastig discussiëren, als een van beide 'partijen' zijn eigen standpunt of
[265]
