dergelijke oplossingen. Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor notulen van raads
commissies.
Ten aanzien van de periode-indeling verschil ik met de commissie van mening over het
al dan niet respecteren van aangebrachte 'periodiseringen'.
In de praktijk werk ik globaal genomen met 3 tijdvakken, te weten:
1 het oud-archief, - ca. 1814
2 het secretarie-archief, ca. 1814 - tot aan invoering van de code-VNG
3 het secretarie-archief, geordend volgens de code-VNG.
Bij opheffing van een gemeente voeg ik de twee laatstgenoemde tijdvakken samen.
Het komt voor, dat het tijdvak van de toepassing van de code VNG vooraf wordt ge
gaan door een periode van enkele tot een tiental jaren, waarin een (eigen) alfabetisch
rubriekenstelsel werd toegepast. Ik ben dan zo vrij dit tijdvak toch te rekenen tot de
periode zoals genoemd onder punt 2.
Niet omdat het daarmee de meeste overeenkomst vertoont, maar meer uit praktische
overwegingen. Het voorstel van de commissie tot het in stand laten van dergelijke stel
sels lijkt mij geen oplossing, temeer waar het hier gaat om veelal beperkte tijdvakken.
Ik pleit er voor van een dergelijk archiefgedeelte bundels en dossiers te maken en deze
te ordenen volgens de ouderwetse methodiek.
Geen rekening houd ik met het verschijnsel 'grote opruiming'. Anders gezegd, op zeker
moment is het archief in het ongerede geraakt en een andere registratuurambtenaar
heeft zijn sporen achtergelaten' met het afsluiten en opnieuw openen van dossiers.
Omdat in principe niets verandert, is het niet noodzakelijk een dergelijk gebeuren in de
archiefinventaris tot uitdrukking te brengen. Buiten dat, het heeft geen enkele zin om
zulks te doen. Want hoe denkt men bij voorbeeld te handelen met de door de admi
nistratie gevormde z.g. 10-jaren blokken met het oog op de verplichte overbrenging?
Betekent dit dat van al deze tijdvakjes inventarisjes worden gemaakt, eventueel later sa
men te voegen tot een verzamelinventaris?
En wat verstaat de commissie in dit verband onder 'zeer weinig omvangrijke periodes'?
Zijn dat 2 dozen, is dat 2 meter, of zit het er net tussen in?
Uit de door de commissie gegeven hoofdindeling blijkt, dat men de indeling van de
code-VNG wil volgen. Het archiefschema wordt als het ware gedikteerd door genoem
de code. Dit nu lijkt mij niet juist; men hinkt aldus op twee gedachten. Enerzijds legt
men een relatie met de ordeningsmethode uit de dynamische periode, anderzijds rela
teert men aan de orthodoxe wijze van inventariseren door de begrippen: stukken van al
gemene aard stukken betreffende bijzondere onderwerpen over te nemen. Met andere
woorden: de commissie schippert tussen de zaaksgewijze ordening van de code-VNG en
de onderwerpsgewijze aanpak bij het inventariseren.
De afdeling: stukken betreffende bijzondere onderwerpen heeft de commissie naar ana
logie van de code VNG onderverdeeld in: .07 Organisme, .08 Personeel en -1Taak. Ik
zie daar het voordeel niet van in, omdat aan de code-VNG klevende bezwaren worden
overgenomen. Bovendien is een dergelijke onderverdeling volstrekt irrelevant en dus
overbodig.
De commissie is duchtig aan het sleutelen geweest en geeft op de blz. 554-556 een aantal
[260]
oplossingen om onjuistheden tegen te gaan. De aan de code-VNG klevende bezwaren
heft men daar echter niet mee op. Voorbeeld: het plaatsen van financiën onder de .07
groep en belastingen als taak onder -1.71Belastingheffing vormt een wezenlijk onder
deel van de financiële huishouding der gemeente en is daardoor een middel om tot
taakuitoefening te komen. Het is daarom onjuist belastingheffing als taak te beschou
wen. Dit zelfde geldt voor rijks- en provinciale belastingen, waarbij de gemeenten
krachtens een door belastingverordening vastgesteld aantal opcenten op de hoofdsom
men dier belastingen, in de opbrengsten daarvan delen.
Omdat men twee ordeningssystemen in elkaar heeft geschoven, heeft men niet alleen de
soms verre van logische rubrieken uit de code-VNG overgenomen, maar tevens een
extra-verwarring toegevoegd. In alle geval vind ik het aldus gecreëerde ordeningssche
ma veel minder overzichtelijk dan de ordening zoals die in orthodoxe inventarissen
wordt toegepast. Mijn conclusie is, dat de code VNG uitermate geschikt is voor archief
ordening in de dynamische periode, maar niet het aangewezen hulpmiddel is voor het
inventariseren van archieven na overdracht aan de archiefbewaarplaats.
Door mij wordt onderstaand archiefschema gebruikt voor het inventariseren van (klei
nere) gemeentearchieven. Het is aan de praktijk getoetst, eveneens gebruikt voor het in
ventariseren van een volgens de code VNG geordend archief en gaat niet voorbij aan
het vernietigingsaspect.
INLEIDING - plaatsbeschrijving
- geschiedenis van het bestuur
- lotgevallen van het archief
- verantwoording van de inventarisatie
ASTUKKEN VAN ALGEMENE AARD
1. Notulen
2. Ingekomen en uitgaande stukken
3. Verslagen
4. Overige onderwerpen van algemene aard
B. STUKKEN BETREFFENDE BIJZONDERE ONDER WERPEN
1Bestuur en administratie
2. Personeel
3. Financiën: a. begrotingen en rekeningen
b. belastingen, retributies
c. overige onderwerpen
4. Bevolking, verkiezingen
5. Grondgebied en eigendommen: a. algemeen
b. leggers en staten
c. overige onderwerpen
6. Openbare werken: a. weg- en waterbouwkundige werken
b. riolering
c. bouwwerken
d. overige onderwerpen
7. Openbare orde en -veiligheid: a. ordehandhaving
b. brandbestrijding
c. toezicht op tapperijen en andere
gelegenheden
d. overige onderwerpen
[261]
