Besluit ASA dus gewijzigd moeten worden om deze aan het parlement voorgestelde
structuur formeel te regelen.
Voor commentaar op het Besluit ASA wordt verwezen naar de elfde aanvulling op F. J.
Duparc - F. Hinrichs, De Archiefwet 1962 (Samsom), blz. II.2.b-82 e.v.
De wijziging van artikel 49 van het Archiefbesluit ingevolge het KB van 30 december
1980 is beperkt gebleven tot vervanging in het eerste lid van de woorden 'Besluit Post
en Archiefzaken rijksadministratie 1950, Stb. K 425' door: Besluit algemene secretarie
aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182). Deze wijziging is reeds verwerkt in
de elfde aanvulling op Duparc-Hinrichs, waarin ook reeds de tekst van het Besluit ASA
is opgenomen.
Helaas is men bij de wijziging van artikel 49 niet verder gegaan. In dit artikel wordt in
de eerste volzin aan de ministers (en andere organen) opdracht gegeven om regels voor
het beheer van hun archiefbescheiden vast te stellen. De tweede volzin luidt: 'Voor zo
ver het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182)
op hen van toepassing is, geschiedt het beheer overeenkomstig de regelen van dat
besluit'. Betekent dat nu dat de ministers niet bevoegd zijn zelf nog beheersregels vast
te stellen, naast de door de Kroon gegeven regels? Of moeten de ministers naast het
Besluit ASA nog zelf speciale beheersregels vaststellen? Het laatste was onder het KB
van 1950 wel de praktijk bij een aantal departementen. De commissie tot technische
herziening van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit heeft geen wijziging van artikel
49 willen voorstellen, omdat dit, in verband met de taakafbakening tussen CRM en
Binnenlandse Zaken, principiële kanten had. De totstandkoming van het Besluit ASA
was een goede gelegenheid geweest de verhouding tussen archiefwetgeving en de regels
inzake de post- en archiefzaken bij de rijksadministratie op te helderen.
Centrale A rchiefselectiedienst
Bij KB van 24 maart 1981 Stb. 186 is ingesteld een Centrale Archief Selectiedienst
(CAS). Deze te Winschoten gevestigde dienst ressorteert onder de minister van Binnen
landse Zaken. In de considerans van het KB wordt verwezen naar de artikelen 2 en 3
van het Besluit ASA. Deze betreffen de 'zoveel mogelijk gelijkvormige wijze' waarop
de behandeling van de post- en archiefzaken van de departementen dient te geschieden,
de taak van de minister van Binnenlandse Zaken bij de verschillende departementen een
zoveel mogelijk gelijkvormige werkwijze te bevorderen en de bevoegdheid van deze mi
nister aan de Kroon voorstellen te doen 'tot nadere regeling van die werkwijze'. Deze
artikelen vormen de grondslag voor de coördinerende taak van de minister van Binnen
landse Zaken, wiens positie krachtens het Besluit ASA, in vergelijking met het KB van
1950, is versterkt. Het KB van 24 maart 1981 gaat nog een stap verder. Aan de minister
van Binnenlandse Zaken wordt niet een slechts coördinerende rol toebedeeld: de CAS
krijgt van de verschillende departementen taken overgedragen. Immers, de CAS heeft
tot taak 'de achterstand in het selecteren en inventariseren van afgesloten archiefgedeel
ten van de ministeries en de daaronder ressorterende instellingen, diensten en bedrijven
weg te werken'. De departementen zijn verplicht de afgesloten archiefgedeelten welke
[186]
nog niet zijn geselecteerd en geïnventariseerd en tenminste tien jaar oud zijn, aan de
CAS ter bewerking aan te bieden. De bewerking van elk archiefgedeelte geschiedt na
advies van de algemene rijksarchivaris. De bewerking omvat de selectie en inventarisa
tie. Onder selectie verstaat het KB 'het scheiden van de voor vernietiging in aanmerking
komende stukken van de te bewaren archiefbescheiden'. Voor een omschrijving van in
ventarisatie wordt verwezen naar artikel 26 van het Besluit ASA. Volgens dat artikel
dient een archiefinventaris tenminste te bestaan uit a. een inhoudsopgave en een inlei
ding over de geschiedenis van het archiefvormende orgaan, het archief en het archief
systeem; b. een algemene omschrijving van de archiefbestanddelen, hun nummering of
andere kentekenaanduiding, hun inhoud en datering alsmede hun aantal, en een ingang
op trefwoord of op naam.
Voor wat de selectie en het inventariseren betreft worden dus taken van de algemene se
cretarieën, de instellingen, diensten en bedrijven overgedragen aan de CAS. Uit de nota
van toelichting kan men opmaken dat deze taakoverdracht tijdelijk is: genoemd wordt
een termijn van circa tien jaar.
De voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden 'worden, in overleg
met het overheidsorgaan waarvan de bescheiden afkomstig zijn, met inachtneming van
de daarvoor in de archiefwetgeving voorgeschreven procedure, bij de dienst bewaard
tot het tijdstip van vernietiging door het bureau Vernietiging overheidsarchieven van de
Dienst der Domeinen te Apeldoorn'. Ook voor wat het bewaren betreft neemt de CAS
dus een taak van de departementen over. Voor de vernietiging blijft het hoofd van de
algemene secretarie tegenover de zorgdragende minister verantwoordelijk (artikel 22,
derde lid, Besluit ASA juncto art. 2 Archiefbesluit).
De voor blijvende bewaring aangewezen en geïnventariseerde archiefbescheiden, welke
nog niet voor overbrenging naar de rijksarchiefbewaarplaatsen in aanmerking komen,
worden na voltooiing der werkzaamheden naar het betrokken departement teruggezon
den (artikel 6). Wat wel voor overbrenging in aanmerking komt zal, zo mag men aanne
men, door het hoofd van de betreffende algemene secretarie worden overgebracht op
grond van artikel 26 van het Besluit ASA.
Tenslotte nog twee wettechnische kanttekeningen. Het KB is gedateerd op 24 maart,
dus vóór de inwerkingtreding van het Besluit ASA met ingang van 1 april. Het KB is
echter door de minister van Justitie uitgegeven op 23 april, zodat in de considerans ver
wezen kon worden naar het inmiddels in werking getreden Besluit ASA. Wel is het
wonderlijk dat de nota van toelichting vermeldt dat over het KB de, informeel reeds
functionerende, Permanente Commissie voor algemene secretarie-aangelegenheden bij
de rijksadministratie (die formeel pas op 1 april 1981 bestond) positief heeft geadvi
seerd.
In het geciteerde artikel 7 wordt verwezen naar de 'in de archiefwetgeving' voorgeschre
ven procedure voor de bewaring van voor vernietiging in aanmerking komende beschei
den. Waarom is niet verwezen naar het 'bij en krachtens de Archiefwet 1962 bepaalde'?
Afgesloten 22 mei 1981. F. C. J. K.
[187]
