Huishoudelijk Reglement van de Vereniging van Archivarissen in Nederland,
vastgesteld in de jaarlijkse algemene vergadering te 's-Gravenhage op 23
februari 1981.
Bestuur
Artikel 1
De voorzitter heeft de leiding der vereniging; hij presideert en leidt de vergaderingen.
Bij afwezigheid of verhindering treedt de vice-voorzitter in zijn plaats.
De secretaris is belast met het voeren der correspondentie, het verzenden van convoca
ties voor de vergaderingen, het bijhouden der notulen van de algemene vergaderingen
en de verzorging van het archief van het bestuur alsmede van de archieven van opgehe
ven commissies. Hij of een ander bestuurslid voert de ledenadministratie.
De penningmeester is belast met het beheer der geldmiddelen.
Het houden van notulen van het verhandelde in bestuursvergaderingen wordt opgedra
gen aan de tweede secretaris.
Een bestuurslid ontvangt voor zijn werkzaamheden geen vergoeding uit de kas der vere
niging, tenzij onder goedkeuring van de algemene vergadering.
Artikel 2
De leden van het bestuur hebben voor vijf jaar zitting.
Artikel 3
Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur, dat be
last is met de dagelijkse leiding, en dat in spoedeisende gevallen zelfstandig kan hande
len. De onder deze omstandigheden genomen besluiten worden aan de eerstvolgende
bestuursvergadering ter bekrachtiging voorgelegd.
Artikel 4
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de bestuursleden overeenkomen of de voorzitter
het bijeenroept, ter plaatse en op het tijdstip als de bestuursleden overeenkomen of de
voorzitter bepaalt. Bestuursvergaderingen worden uitgeschreven op een termijn van ten
minste vijf werkdagen.
De voorzitter is verplicht een bestuursvergadering uit te schrijven indien en zodra de
meerderheid der bestuursleden hem hierom verzoekt.
Algemene vergadering
Artikel 5
Algemene vergaderingen kunnen met een meerderheid van ten minste twee/derde der
geldig uitgebrachte stemmen besluiten ook andere dan de op de agenda vermelde pun
ten in behandeling te nemen.
Voorstellen tot wijziging van statuten of huishoudelijk reglement, alsmede tot ontbin
ding der vereniging, zijn hiervan uitgesloten.
[118]
Artikel 6
Voor de verkiezing van leden van het bestuur, de kascommissie en de redactie doet het
bestuur een enkelvoudige voordracht.
Tenminste vijf leden en ereleden kunnen voor het begin van de algemene vergadering
schriftelijk tegenkandidaten indienen.
Artikel 7
Bij schriftelijke stemming wijst de voorzitter, of de algemene vergadering op haar uit
drukkelijke wens, twee leden aan, die niet tevens bestuurslid zijn, om als stembureau
op te treden en alle handelingen voor een onpartijdige en juiste verzorging van de stem
ming te verrichten.
Bij mondelinge stemming brengt de voorzitter het laatst zijn stem uit.
Bij stemmingen over personen wordt per vacature gestemd.
Redactie
Artikel 8
De redacteur of leden van de redactiecommissie van het tijdschrift uitgaande van de
vereniging worden door de algemene vergadering uit de leden voor drie jaar benoemd.
Zij zijn terstond herbenoembaar. De algemene vergadering kan hun te allen tijde ont
slag verlenen. Wanneer zij ophouden lid van de vereniging te zijn, vervalt hun redac
teurschap c.q. lidmaatschap van de redactiecommissie. Zij kunnen niet tevens
bestuurslid van de vereniging zijn.
Wanneer de algemene vergadering een redactiecommissie benoemt, kiest deze op de
eerste vergadering uit haar midden een voorzitter.
Ledenadministratie
Artikel 9
Van de leden wordt administratie gehouden in een ledenlijst met aantekening van
naam, adres, functie en begin- en einddatum van het lidmaatschap.
Alle desbetreffende mededelingen worden door degene die de ledenadministratie voert
geparafeerd en doorgezonden naar de penningmeester, die een dubbel der ledenlijst
houdt.
Ieder jaar vóór de jaarlijkse algemene vergadering worden het origineel en het dubbel
der ledenlijst vergeleken en zo nodig met elkaar in overeenstemming gebracht.
Publikaties
Artikel 10
De leden, corresponderende leden en ereleden ontvangen het tijdschrift der vereniging
gratis. Over de verstrekking van andere publikaties der vereniging aan hen, al of niet te
gen vergoeding, beslist de algemene vergadering op voorstel van het bestuur.
Publikaties der vereniging kunnen voor niet-leden verkrijgbaar gesteld worden tegen
betaling van een door het bestuur vastgestelde prijs.
[119]
