het gemeentebestuur de taken heeft verdeeld. Ook een kiesdistrict (Horst) kan moeilijk
een zelfstandige archiefvormer zijn. Het provisorschap van de beurzenstichtingen te
Horst is een B. en W.-taak, weliswaar niet krachtens de Gemeentewet, maar het beheer
van de papieren berust toch bij de secretaris als gemeente-ambtenaar. Vraagtekens zijn
ook te plaatsen bij het bestaansrecht van Heidens Electriciteitsbedrijf en Susterens
kabinet van de burgemeester. De stukken kunnen wel apart zijn opgeborgen, maar was
de secretaris of een secretarie-ambtenaar niet desondanks beheerder, zoals dat bij het
terecht niet apart gehouden Electriciteitsbedrijf van Horst het geval is (inventaris
nummers 1668-1673)?
Het voorkomen van een (gemeente?)politie in Susteren (pag. 185) had verantwoord
moeten worden.
In Helden en Stramproy zijn geen bouwvergunningen vermeld. Zijn deze stukken door
het gemeentebestuur niet ter inventarisatie afgestaan, is het bouw- en woningtoezicht
wellicht samen met een buurgemeente geregeld, of zijn de stukken verloren gegaan?
De grootste indelingsproblemen doen zich voor in de archieven van de gemeentebestu
ren, beheerd door de secretarissen in de 19e en de 20e eeuw.
Van Muiken vermeldt in iedere inventaris enerzijds, dat hij de Handleiding respecteert,
maar anderzijds heeft hij alle losse stukken uit de 19e eeuw tot de invoering van een ru
briekenstelsel onderwerpsgewijs herordend. Hij rechtvaardigt dit met een verwijzing
naar de wanordelijke staat, waarin de oorspronkelijk chronologisch volgens het agen
dastelsel gerangschikte ingekomen stukken zich bevonden, met andere woorden de
'oude orde' zou verloren zijn gegaan. Nu blijkt de oude orde niet alleen uit de volgorde
waarin de stukken op het moment van inventarisatie liggen, maar ook uit de in alle vier
de gevallen althans gedeeltelijk aanwezige indicateurs van ingekomen stukken, die im
mers tevens de plaats in het archief vermelden. Van Muiken beroept zich dan ook ten
onrechte op par. 27 van de Handleiding, als hij de gehele series ingekomen stukken mét
andere losse stukken volgens de indeling van de basisarchiefcode van de V.N.G. gaat
herordenen.
De code V.N.G. is een goed doordachte onderwerpsindeling, die echter ontwikkeld is
in hoofdzaak sinds de 20-jaren. De code is mijns inziens niet bruikbaar voor de 19e
eeuwse archieven, eenvoudig omdat de bemoeienis van bestuur, waarvan de code uit
gaat, in de 19e eeuw anders is dan in de 20e. Het bouwtoezicht bijvoorbeeld had vóór
1900 meer het karakter van brandpreventie en 'openbare veiligheid', dan van 'openbare
gezondheid', en onder deze laatste onderscheiding hoort de woningbouw tegenwoordig
ook al niet meer thuis.
Een andere fout, die door het al te drastisch doorvoeren van een wezensvreemde code is
ontstaan, is het uit elkaar halen van kohieren en begroting en rekening. In het begin van
de 19e eeuw werd het kohier van de hoofdelijke omslag tegelijk met de begroting goed
gekeurd, en soms treft men het zelfs als bijlage bij de begroting aan. Dat belastinghef
fing als zodanig een taak zou zijn, gericht op de belangenbehartiging van de bevolking,
zou de 19e eeuw zeer bevreemd hebben. Sommige 20e-eeuwers trouwens ook.
Ook wanneer de indicateurs ontbreken, en dat is behalve bij Horst vóór 1900 in drie ar
chieven het geval, dan nog is het verstandiger de chronologische ordening te herstellen,
en de bewaarde stukken door middel van brievenlijsten toegankenlijk te maken. Een
argument is, dat in de 19e eeuw zeer vaak belangrijke stukken werden oeantwoord in de
trant van: 'op uw schrijven d.d. nr. antwoorden wij bevestigend/ontkennend',
dus zonder nadere onderwerpsaanduiding. Deze teksten zijn in de chronologische re
gisters van uitgaande stukken legio te vinden en ook in besluitenregisters van B. en W.
Herordent men de ingekomen stukken naar onderwerp, dan kan men het aan de uit
gaande brief voorafgaande stuk niet meer terugvinden.
Als de indicateurs wel overgeleverd zijn, dan is onderwerpsgewijze herordening van
chronologisch gerangschikte stukken, hoewel verwerpelijk, minder schadelijk, daar
aan de hand van de indicateur het onderwerp kan worden teruggevonden, ook als men
slechts het nummer van een brief kent. (De aanwijzingen voor inventarisatie van 19e
eeuwse archieven door de minister van binnenlandse zaken uit 1949 (nr. 31327, 28 de
cember) pag. 18-19 geven onder meer aan, dat herordening geoorloofd is, als de stuk
ken ontoegankelijk zijn, en dat ontoegankelijkheid al wordt veroorzaakt door het ont
breken van indicateurs. De minister heeft in dezen mijns inziens niet van juiste adviezen
gebruik gemaakt.)
Dat het opmaken van chronologische lijsten met klappers ook in de praktijk mogelijk
is, bewijst Van Muiken zelf in de inventaris van Susteren, waar hij terecht een per ka
lenderjaar ingericht alfabetisch rubriekenstelsel heeft gehandhaafd, al had hij de ge
deelten van de rubrieken D(iversen) en G(emeentebestuur?) wellicht beter naar voren
kunnen halen. Dit trefwoordensysteem is ons zó vreemd, dat dit ruim 90 bladzijden tel
lende gedeelte van de inventaris eigenlijk slechts via de achterin geplaatste klappers toe
gankelijk is. Aldus had de 19e eeuw ook behandeld kunnen worden. Of men de brie
venlijsten ook in de uit te geven inventaris moet opnemen is natuurlijk een andere zaak.
Ik vraag mij overigens af, hoe de auteur in de praktijk al die duizenden 19e eeuwse in
gekomen brieven opnieuw rangschikt. Gaat dat met behulp van kolossale loketkasten?
Weliswaar is een compromis bij het herstel van de oude orde soms onontkoombaar. In
het geval van Horst, waar een slecht begrepen Bloemendaal stelsel code Zaalberg)
sinds 1920, met terugwerkende kracht tot 1900 is toegepast, is het achteraf invoeren van
de basisarchiefcode van de V.N.G. (die globaal uit dezelfde periode dateert) wel verde
digbaar, maar dan slechts vanaf 1900. Persoonlijk zou ik ook de periode 1900-1920
weer in de chronologische volgorde hebben teruggebracht, als de Bloemendaalse orde
ning inderdaad zo slecht was, en wel omdat in die periode slechts de ingekomen stukken
in het nieuwe stelsel zijn ingepast en niet de chronologisch in registers afgeschreven uit
gaande brieven.
Behalve series zijn er ook in de 19e eeuw meestal enkele meters losse stukken aanwezig.
De indeling daarvan kan men aan 19e eeuwse indelingen ontlenen, die bijvoorbeeld in
de begrotingen of de gemeenteverslagen zijn te vinden.
In de inventaris van Susteren zijn series en losse stukken betreffende bijzondere onder
werpen afzonderlijk behandeld, ongeveer zoals dat vroeger wel werd gedaan: eerst
charters, dan registers, dan andere losse stukken. Mijns inziens bevordert dit de over
zichtelijkheid van de inventaris niet.
[75]
[74]
