Deze ruimte gevoegd bij de bestaande kluizen voor onbrandbare films in het gebouw
aan de Anna Paulownastraat 76 met een opslagmogelijkheid voor 45.000 blikken geeft
de totale opslagcapaciteit van zo'n 65.000 blikken met 300 meter 35 mm film per blik
10.000 uur film).
De collectie, indeling in categorieën
Inhoudelijk kan globaal van een 10-tal categorieën worden gesproken:
1. Voor-oorlogsmateriaal 18981940.
2. 2e Wereldoorlog, Bevrijding en Wederopbouw tot 1950.
3. Nederlands-Indië tot 1950 en Nieuw-Guinea.
5. Koninklijk Huis.
6. Internationale betrekkingen (Marshallplan, EEG, NAVO etc.).
7. Overheidsprodukties (1945—heden).
8. Journaals (Polygoon, Multifilm, Haghefilm).
9. Speelfilms waarbij de overheid betrokken was door aankoop of financie
ring alsmede overheids-televisie spotjes.
10. Materiaal dat nog geïdentificeerd en gecatalogiseerd moet worden.
3 Administratieve en technische voorbewerking
a Fragmenten/korte filmstukken
Aan het dupliceren en aan de duurzame opslag gaat een fase van administratieve voor
bewerking vooraf.
Bij opname van het materiaal in het archief wordt aan elk 'filmonderwerp een op
namenummer gegeven en tegelijkertijd of kort daarna wordt een zg. proces-verbaal
gemaakt, te vergelijken met een titelbeschrijving. Daarna wordt het onderwerp in een
bepaalde categorie ingedeeld. Dan volgt het zgn. 'blokken', d.w.z. dat na de grove in
deling in categorieën verder wordt gegaan met het samenbrengen van gelijksoortige on
derwerpen.
Tenslotte wordt het filmmateriaal te voorschijn gehaald en wordt het aan de hand van
de gegevens 'gemonteerd' tot rollen van 300 m (10 min.) en aan het laboratorium ter
duplicering aangeboden. Films van grote waarde worden zo goed mogelijk gerestau
reerd.
b Complete films
In het geval van complete films is de administratieve en technische voorbewerking een
voudiger. De film bestaat reeds in zijn geheel en kan in zijn geheel worden gedupli
ceerd.
4 Veiligstellen o.a. door duplicering en duurzame opslag
a beeld nitraatfilm - acetaatfilm (kleur en zwart wit)
b geluid diverse soorten geluidsmateriaal vastgelegd op magnetische band of op film.
Voor elke soort is een aparte methode van duplicering wenselijk. Veelal door kopiëring
op duurzaam basismateriaal.
Duplicering vindt plaats door diverse laboratoria. De RVD heeft t.b.v. deze werkzaam
heden een post op zijn eigen begroting. Soms stellen ministeries uit eigen fondsen gel
den ter beschikking.
5 Toegankelijk maken voor derden
Gezien de grote hoeveelheid en het historische karakter van het materiaal waaraan veel
informatie ontleend kan worden dient grote zorg besteed te worden aan de toeganke
lijkheid.
Tot op heden werd gewerkt met diverse handsystemen.
Met het oog op de toekomst is in 1979 een begin gemaakt met een computersysteem dat
een 'on-line' zoekmogelijkheid kan bieden in de titelbeschrijving, die conform ISBD-,
NBM-regels is opgesteld, (systeem: STAIRS/IBM - opslag info RCC).
Eenmaal geconserveerd filmmateriaal wordt overgezet op videobanden met tijdcode.
Deze banden worden door externe deskundigen bestudeerd en gedetailleerde inhoude
lijke beschrijvingen worden gemaakt. De beschrijvingen worden door documentalisten
van de RVD op invoerformulieren overgebracht en door een data-typiste in de compu
ter van het Rijkscomputercentrum te Apeldoorn ingevoerd. Uitvoerprodukten zijn
microfiches, catalogi en registers.
6 Ter beschikking stellen aan instellingen en particulieren
Faciliteiten worden geboden om materiaal te bestuderen in het filmzaaltje, op film
montagetafels of met behulp van video-apparatuur.
Gebruikers van het filmmateriaal zijn film- en T.V.-makers, gespecialiseerde archieven
en geïnteresseerden betrokken bij wetenschappelijk onderzoek en geschiedschrijving.
Auteursrechtelijke regelingen gelden voor het gebruik van het filmmateriaal waarbij
vergoedingen in rekening worden gebracht.
[42]
[43]
