Er zijn richtlijnen opgesteld voor 'machine readable automation' van archieven. Een
kopie zal worden toegezonden. De heer Bell (voorzitter) vroeg hoe de wettige positie
was van geautomatiseerde archiefbescheiden. Hij zou het op prijs stellen op deze vraag
antwoord te ontvangen. Aan de orde kwam het probleem van de verschillen in de pro
gramma's van de computers: de bestaande software kan daardoor niet gelezen worden.
Een apart knelpunt zijn de kosten.
(Volgens mededeling van de voorzitter van de V.A.N. zal het sluimerende automatise
ringscomité van de V.A.N. tot leven worden gewekt.)
J. E. A. L. Struick
De automatiseringscommissie
Bij de vergaderingen van de automatiseringscommissie op 15, 16, 17 en 19 september
werd op niet mis te verstane wijze onderstreept dat machine-leesbare archieven voor de
deur van de archiefbewaarplaats staan. In enkele landen worden zij reeds door archief
diensten beheerd, bijvoorbeeld in Canada, Verenigde Staten en Zweden. Bewaring en
beheer, alsmede het verschaffen van informatie daaruit schept zijn eigen problemen.
De tot nu toe opgedane ervaringen zijn door M. H. Fishbein (US) verwerkt in 'Guide
line for administration of machinereadable archives'.
Daargelaten de toepassing van automatisering bij het beheer van de klassieke archieven,
bleek overduidelijk dat op het gebied van automatisering de ontwikkelingen zeer snel ver
lopen en dat het van groot belang is dat de archiefbeheerder daarbij betrokken is.
Hoe is de stand van zaken in Nederland dienaangaand? Het automatiseringscomité
kent één Nederlander als corresponderend lid, die evenwel niet aanwezig was. Als enige
Nederlander heb ik alle werkvergaderingen van het comité bijgewoond, een droeve
zaak dat niet meer collega's mijn voorbeeld hebben gevolgd; van de rijksarchiefdienst
was niemand ooit aanwezig.
Het is mij bekend dat bij verscheidene archiefdiensten geëxperimenteerd wordt met
geautomatiseerde informatie, maar dit speelt zich geheel af buiten de V.A.N. Gebruik
van computer en microfilm wint in de administratie steeds meer veld zonder dat de
archivarissen daarbij betrokken zijn. Willen we eigenlijk wel? Ervoor terugschrikken
heeft geen zin, het zal niet lang meer duren of iedere archiefbeheerder zal worden ge
confronteerd met machineleesbare archieven. Als wij niet oppassen, dan zullen deze
onbruikbaar en waardeloos zijn, omdat zij zijn gevormd met als enig doel de admi
nistratie kortstondig te dienen zonder acht te slaan op de noodzaak van een blijvende
bewaring. Laten wij goed beseffen dat automatisering niet beperkt is gebleven tot de
compatibiliteit. Het wordt de hoogste tijd - misschien is het al te laat - dat de V.A.N. als
vereniging gecoördineerd en gestructureerd tal van bruggen slaat naar de registratuur
en het daarin werkzame personeel. Wij zullen ons moeten invechten om het proces van
archiefvorming zodanig te sturen dat de nieuw-gevormde archieven op een bruikbare
wijze belanden in de bewaarplaatsen.
D. van der Vlis
Vergadering van de Commissie voor de bedrijfsarchieven op 17 september
Uit de discussie op de lezingen van M. Sacher over de bedrijfsarchieven in Australië en
van Roy R. Maddocks over de bedrijfsarchieven in Canada bleek, dat men het alge
meen betreurde, dat er bijna nergens wettelijke regelingen bestaan voor de overbren
ging van bedrijfsarchieven. Dat zou eigenlijk wel moeten omdat anders een zeer wezen
lijk gedeelte van 'the national history' verloren gaat.
A. Graafhuis
Vergadering van de Workshop niet-overheidsarchieven SP AA op 19 september
De druk bezochte 'workshop' over niet-overheidsarchieven van de Sectie Beroepsver
enigingen, op vrijdagmorgen, stelde enigzins teleur. Door de grote hoeveelheid zeer in
teressant materiaal, tevoren in de vorm van 'papers' toegezonden, waren verwachtin
gen gewekt, die niet geheel werden waargemaakt. Het kort resumeren van de papers le
verde, naast dezen, niet veel meer op maar verbruikte wel het grootste deel van de tijd,
waardoor de gedachtenwisseling in de knel kwam. Een dergelijk op zichzelf waardevol
initiatief zou een volgende keer veel strakker georganiseerd moeten worden.
J. Rinzema
Bezoek aan het Public Record Office in Chancery Lane op 16 september
Een volledig verouderd gebouw met studiezalen in alle hoeken en gaten. Archiefstuk
ken in oude dozen met touwtjes erom en geknapte lusjes eraan om ze naar voren te
trekken. Echter wel relatief brandveilig, doordat het depot uit talloze door brandmuren
gescheiden compartimenten bestaat.
Er kan ruim 30 km archief opgeslagen worden. In het nieuwe archiefgebouw in Kew
nog eens bijna 110 km en in Hayes bijna 350 km. 83% van deze capaciteit is thans be
zet, waarbij bedacht moet worden dat jaarlijks gemiddeld 2 km archief daaraan toege
voegd wordt, zodat binnen 40 jaar de capaciteit volledig benut zal zijn. Jaarlijks raad
plegen 30.000 bezoekers ruim een half miljoen documenten.
De leeszaaldiscipline is straffer dan ten onzent: aan het verbod om te praten bv. wordt
streng de hand gehouden. Er is een indrukwekkend groot restauratie-atelier. De stand
van de restauratietechniek verschilt zo op het oog niet veel van thuis.
De tentoonstelling in het museum van het P.R.O. was best aardig, maar moet wegens
zijn permanente opstelling op den duur funest zijn voor de tentoongestelde archiefstuk
ken.
J. Ellerbroek-Wellinga en Caspar van Heel
[34]
[35]
