Hoofdpunt van de vergadering was een concept-terminologie voor de sigillografie. De
deelnemers zijn gevraagd een vertaling in hun moedertaal op te sturen naar de nieuwe
president. Nog geen derde deel van de termen werd ter vergadering besproken.
De eerstvolgende vergadering van het comité zal in Hongarije plaats vinden. Nadat de
erepresident gewezen had op het belang van de sigillografie werd de vergadering ge
sloten.
Caspar van Heel
Vergadering van de Microfilmcommissie op 15 september
De vergadering werd bijgewoond door ca. 40 congresleden. Er werd gesproken over het
onderzoek dat wordt verricht naar de mogelijkheden om t.b.v. de ontwikkelingslanden
archieven te microfilmen. De Unesco speelt in dit onderzoek een bemiddelende rol tus
sen de ontwikkelingslanden en de voormalige koloniale mogendheden. Het belang van
dit microfilmproject is gelegen in het feit dat de ontwikkelingslanden niet beschikken
over archieven uit het koloniale tijdperk. De hoge kosten, verbonden aan het
microfilmen, vormen het grote struikelblok. Om in bepaalde gevallen financiële steun
te kunnen verlenen, is door de Unesco een fonds gevormd, maar deze organisatie is niet
in staat het gehele project, dat 20 a 25 jaar zal gaan duren, te financieren. Een alter
natief zou zijn het vormen van een eigen fonds door de ICA. De resultaten van het on
derzoek zullen door de Unesco worden gepubliceerd.
In de laatste vergadering van de Microfilm-commissie, gehouden te Dublin, is een reso
lutie aangenomen, waarin er bij de ICA op wordt aangedrongen pogingen aan te wen
den om microfilmwerkzaamheden t.b.v. ontwikkelingslanden tegen een gereduceerde
prijs te laten verrichten.
De afgevaardigden van Groot-Brittannië en Frankrijk benadrukken het belang van het
zoeken naar oplossingen via de Unesco. De ervaring heeft deze beide landen geleerd,
dat er in bilateraal overleg niet voldoende gedaan kan worden.
De conclusie van de vergadering is, dat de resolutie van Dublin nogmaals aan de ICA
zal worden aangeboden. Het verslag van deze bijeenkomst wordt gepubliceerd in het
Micrografic Bulletin. De volgende vergadering van de Microfilm-commissie wordt in
september 1981 te Palermo (Italië) gehouden.
J. N. van der Meulen
G. J. Röhner
Vergadering van de commissie voor archiefbeheer op 15 september
Er waren inleiders uit Californië, Brazilië, Australië, Papoea Guinee en andere landen.
In eerste instantie kwam men tot een definitie van archiefbeheer als 'het plannen, con-
troleren, leiden, organiseren, opleiden en andere 'bestuurs'aktiviteiten met betrekking
tot het ontstaan, behoud, gebruik en plaatsing van archivalia'.
Het ging om de vraag hoe de verhouding tussen de archivaris en het management zou
kunnen en moeten zijn.
Men kwam tot de conclusie, dat managementsystemen op hun eenvoud zouden moeten
worden getoetst. Bovendien moet er volgens de aanbevelingen op verantwoorde en
vooral economisch efficiënte wijze worden gewerkt. De medewerkers moeten kunnen
rekenen op een zekere begeleiding, de beschikbare en nog te verzamelen informatie
moet vakkundig worden samengevat, de archivaris moet met de record-manager
samenwerken, er van uitgaande en zich realiserende, dat de archivaris er in de eerste
plaats is voor een goed beheer van en een goede zorg voor de bij hem gedeponeerde
archieven, terwijl de manager het efficiënte gebruik van de archieven en verzamelingen
dient te bevorderen van hun oorsprong tot het moment van permanente bewaring of
uiteindelijke vernietiging.
De verantwoordelijkheden, welke uit dit uitgangspunt voortvloeien moeten uit de orga
nisatie van de dienst zijn af te leiden.
Een heel duidelijk aspect in de betogen was de ontoereikende wijze waarop in de ont
wikkelingslanden de archieven worden beheerd. Wil het management goed functio
neren, dan zal men over goed getraind personeel en over voldoende middelen moeten
beschikken. Er dient een duidelijke afweging te worden gemaakt van de aanwezige en
nog te verwachten behoeften. Pas daarna kan men aan de slag met de verlening van ge
richte hulp. Een aanbeveling was ook nog, dat men de resultaten van die afweging
eigenlijk best per land zou kunnen publiceren. Waar die afweging nog niet is gemaakt
zal deze zo snel mogelijk moeten plaats vinden. In ieder geval zal men moeten streven
naar de uitvoering van een algemeen program van activiteiten. Dat de manager daarbij
een rol van betekenis speelt ligt voor de hand.
A. Graafhuis
J. A. C. Mathijssen
Vergadering van de automatiseringscommissie op 15 september
Aanwezig waren ongeveer 20 personen. De voorzitter deelde mee, dat het mogelijk was
zich als lid van het comité op te geven bij het bureau van de ICA. De verschillende publi-
katies (glossary, textboek etc.) werden besproken. Het is nuttig een abonnement te
nemen op de ADPA. Of er in Nederland een correspondent van dit comité is, blijft een
open vraag. Er werd langdurig gesproken over de wijze waarop archivisten worden opge
leid voor ADP. In Italië, Frankrijk, Canada, Groot Brittannië en Spanje bestaan centrale
opleidingen; in de Verenigde Staten en België worden aparte problemen behandeld.
Oude delen van de ADPA zijn nog verkrijgbaar, eventueel als microfiches. Voor
archiefgebruik bestaan er verschillende bruikbare systemen. Een voorwaarde is, dat het
archiefmateriaal, de 'hardware' moet worden aangepast. Informatie op dit punt is te
vinden in de ADPA.
[32]
[33]
