Resumé van het advies inzake het functioneren van de
Cent ra lé Archief Selectiedienst
ressorterende onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken
1 Het advies is geschreven om te voorkomen, dat de rijksarchiefbewaarplaatsen wor
den overstroomd met massa's routine-papieren, die voor het archiefonderzoek niet be
langrijk zijn.
Binnenlandse Zaken nam deze zaak reeds over, omdat dit departement voor de rijks
administratie verantwoordelijkheid draagt.
De regering ging met het plan mee, omdat het te combineren was met de vervulling van
200 arbeidsplaatsen in het werkloze noorden van ons land. Voor 1981 staat een bedrag
van 6.000.000 op de begroting van Binnenlandse Zaken. In dat jaar kunnen reeds 100
mensen aan werk worden geholpen. Inmiddels is O. A. M. W. Hartong, voormalig as
sistent van de provinciale archiefinspecteur in Groningen, als diensthoofd van deze
nieuwe rijksdienst aangesteld.
2 De Centrale Archief Selectiedienst zal ten minste gedurende tien jaren werkzaam
zijn om de enorme achterstand in het bewerken (selecteren, inventariseren of vernieti
gen) van 300 km archiefbescheiden in te lopen.
Of dit zal lukken hangt af van verschillende factoren: een deskundig omscholingsplan,
een uitgekozen startploeg en gemotiveerde Groningers, die bereid zijn om een goed stuk
werk aan Den Haag te laten zien.
3 Er wordt begonnen met 800 m archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken
van de jaren 1900-1945. Het selectiewerk wordt controleerbaar uitgevoerd. Aan de be
leidsafdelingen van het Ministerie worden lijsten van te vernietigen stukken voorgelegd
waarover samen met archieffunctionarissen van het Ministerie en de Rijksarchiefdienst
wordt beslist.
4 De archiefbestanddelen, die voor archiefonderzoek bewaard zullen worden, dienen
in Winschoten te worden geïnventariseerd (beschreven), geïndiceerd en aan de afzender
geretourneerd. Waarschijnlijk zullen op termijn te vernietigen stukken tot aan dat
tijdstip in Winschoten worden opgeslagen. De versnippering en de verkoop vindt plaats
in Apeldoorn waar al het overtollig rijkspapier door het Bureau Vernietiging overheids
archieven wordt verwerkt.
5 Het werkplan voor Winschoten is er op gericht de te vernietigen rijkspapieren te
scheiden van de te bewaren archiefbescheiden.
6 Wat moet bewaard worden
Voorschriften, aanwijzingen op grond waarvan de rijksambtenaren hun werk hebben
verricht. Beleidsoverwegingen, welke richting hebben gegeven aan het overheidshande
len en de besluiten. Overzichten, verslagen, enz. die inzicht verschaffen bij de vraag
naar het resultaat, kwantitatief en kwalitatief, van het overheidshandelen. Afhankelijk
van het belang van genomen maatregelen: bewaren van series of van voorbeelden daar
uit van de gewone procedure bij het uitvoeren van het overheidsbeleid.
7 Wat kan vernietigd worden
De massa routine-stukken met uitzondering van een aantal voorbeelden.
8 Wat is de doelstelling
Blijvende bewaring van daartoe aan te wijzen archiefbescheiden in het belang van de
overheidsorganen, de recht- of bewijszoekenden en het historisch onderzoek.
Bewaren van het beeld van het functioneren van het betreffende overheidsorgaan in de
maatschappij en in de periode waarop het archief betrekking heeft.
Derhalve: openbaarheid verschaffen van de overheidsgegevens aan alle burgers.
Het advies bevat voorts een voorstel voor de organisatie van de dienst in afdelingen,
alsmede 17 taakomschrijvingen voor idem zoveel functies bij de dienst. Ten slotte zijn
hoofdlijnen aangegeven voor een introductieplan, een omscholingsplan en een cursus
Voorman. In een aantal bijlagen is het werkplan uitgewerkt.
December 1980. h. J. van Meerendonk
[22]
[23]
