Nu zijn er gelukkig hulpmiddelen. Er bestaat een officiële lijst voor bijv. Binnenlandse
Zaken volgens welke bepaalde groepen van archiefstukken mogen worden vernietigd.
De selecteur kan derhalve aan de hand van die lijst de keuze bepalen. Insiders weten
echter, dat elk archief verrassingen bevat en dat de keuze, of een bestanddeel tot een
aangegeven categorie behoort, toch door de selecteur gedaan moet worden. Men kan
nu eenmaal niet met z'n tweeën een map archiefstukken selecteren. De eerste keus is
dus aan de nog om te scholen selecteur. Dat feit vereist extra voorzieningen alvorens
door de Dienst met het eigenlijke werk kan worden begonnen. De scholing moet overi
gens niet te theoretisch zijn. Het zal een mengeling moeten zijn van practisch werk met
theoretische, beter gezegd: archivistische achtergrond.
Een ander belangrijk punt in het advies betreft de werkmethode, die zodanig dient te
zijn, dat het werk controleerbaar wordt uitgevoerd en dat op voorlopige beslissingen
van selectieploegen (gedurende een zekere tijd) kan worden terug gekomen. In de ar
chiefwetgeving staat, dat alvorens tot vernietiging van staatsstukken wordt overgegaan
de Ministers daartoe de last moeten geven. Zij doen dat op grond van de reeds genoem
de vernietigingslijsten, die tot stand komen na overleg tussen de beleidsadministratie,
de registratuur en de algemene rijksarchivaris en het advies dat de Archiefraad daarna
aan CRM uitbrengt.
Vernietigen is geen kunst als het om papier gaat. Selecteren van archieven is wèl een
kunst, die eerst na scholing en ervaring beoefend kan worden.
Ten slotte: de doelstelling. Zeer in het kort kan men zeggen, dat de doelstelling is het
zoveel mogelijk als verantwoord is vernietigen van archiefbescheiden om daardoor het
onderzoek in de archieven beter mogelijk te maken, dat klinkt paradoxaal. De na twee
wereldoorlogen veroorzaakte papierexplosies hebben de archieven echter geweldig
doen toenemen met routine-stukken bij het bewaren waarvan niemand gediend is.
Integendeel.
Naar aanleiding van de Kamerbehandeling van het ontwerp-Archiefwet merkte prof.
Duynstee op, ik citeer: Deze toevloed van bescheiden is zelfs van dien aard, dat de we
tenschappelijke bestudering van de papierzeeën menselijkerwijze onmogelijk gaat wor
den, tenzij men tevoren radicaal gaat selecteren en vernietigen1 einde citaat Het is
voor het archiefonderzoek dringend nodig dat gedecimeerd wordt, maar het moet op de
juiste manier worden gedaan.
Dat is de bedoeling van de CRM-bijdrage aan deze dienst.
Het doel van het bewaren van archiefbescheiden zouden de bewoners van dit gebouw
als volgt willen uitdrukken: het overleveren aan het nageslacht van het beeld van onze
maatschappij, maar niet alles wat daarover is geschreven. Mijnheer de Staatssecretaris
van Binnenlandse Zaken, alvorens u dit advies te overhandigen, rest mij nog, zeer veel
dank uit te spreken aan de heer Van Meerendonk die wij mogen beschouwen als de gro
te stimulator van dit project.
Het is mij een genoegen u thans de bijdrage van CRM in de vorm van het advies van de
rijksarchiefdienst te mogen aanbieden.
1 Prof. mr. F. J. F. M. Duynstee, artikel in De Tijd-Maasbode, 5 juli 1965.
[18]
Toespraak van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken
Geachte aanwezigen! Vorig jaar om deze tijd is de Archief Selectiedienst in de open
baarheid gekomen, doordat de Minister van Economische Zaken in zijn overleg met de
drie noordelijke provincies toezegde dat er een archiefselectiedienst in de provincie
Groningen zou worden opgericht. In overleg met Gedeputeerde Staten van Groningen
is toen gekozen voor een vestiging in de gemeente Winschoten.
De dienst zou 200 arbeidsplaatsen omvatten en worden belast met het wegwerken van
de achterstand in de inventarisatie en selectie ter vernietiging van archiefmateriaal van
de rijksoverheid. Uiteraard kwam deze dienst niet als een Sinterklaascadeau uit de lucht
vallen.
Het probleem van de achterstand in de bewerking der bij de departementen berustende
archieven werd al in 1970 door de Archiefraad gesignaleerd. De toenmalige Minister
van CRM, mevrouw Klompé, was van mening, dat de rijksarchiefdienst alleen 'ge
schoonde' en geïnventariseerde archieven van de departementen kon overnemen. Haar
opvatting vond steun in een aantal wettelijke voorschriften. Zo schrijft het Besluit
Post- en Archiefzaken Rijksadministratie Stbl. K 425 van 1950 voor dat de beheerders
der departementale archieven regelmatig de daarvoor in aanmerking komende stukken
moeten vernietigen. Het nieuwe besluit Algemene Secretarie-aangelegenheden rijksad
ministratie van 1980 regelt de vernietiging meer gedetailleerd en verplicht dezelfde be
heerders bovendien de aan de rijksarchiefdienst over te dragen archiefgedeelten in een
inventaris te beschrijven. Ook het Archiefbesluit van 1968 maakt daarvan gewag. De
praktijk heeft uitgewezen, dat deze voorschriften onvoldoende navolging hebben on
dervonden. De reeds in 1970 gesignaleerde achterstand werd dan ook groter en groter.
Ten einde dit probleem tot een oplossing te brengen, trad CRM in overleg met Binnen
landse Zaken. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft namelijk een coördinerende
taak op het gebied van personeel en organisatie in de Rijksdienst. Bovendien dient hij
zich op de hoogte te doen houden van de wijze waarop bij de departementen uitvoering
wordt gegeven aan de werkzaamheden op het gebied van post- en archiefzaken en be
vordert hij, dat die werkzaamheden op zoveel mogelijk gelijksoortige wijze plaats
vinden.
Het overleg tussen CRM en Binnenlandse Zaken heeft geleid tot nader onderzoek naar
het functioneren van afdelingen post- en archiefzaken. Dit onderzoek heeft uiteindelijk
geresulteerd in uitspraken over structuur, taken, personele bezetting en rangwaarderin
gen bij die afdelingen. Naar mijn gevoel is de doorvoering van deze structuur nauwe
lijks gerealiseerd en in feite vastgelopen in de interdepartementale overlegmachine. We
derom kon geconstateerd worden dat dit alles geen oplossing bood en dat de achter
stand bleef.
Een geheel nieuw idee werd enige jaren geleden gelanceerd door de toenmalige plv.
secretaris-generaal bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken, de heer Mostert. Dit
idee was erop gericht de achterstand in selectie- en inventarisatiewerkzaamheden niet te
doen inlopen door inzet van extra archiefpersoneel bij de departementen, maar door in
schakeling van werkloos geworden mensen. Op deze wijze werd een koppeling gelegd
tussen archiefproblematiek en werkgelegenheidsproblematiek.
[19]
