de archiefvormende organen. Bij het Ministerie van Oorlog (1798-1810) kwamen de ru
brieken in 3 afdelingen: I Algemeen, II Organisme en Personeel, en III Taken en be
moeiingen. Afdeling II betreft niet, zoals men zou verwachten, alleen stukken over het
orgaan zelf (het ministerie), maar ook andere organen als het leger te velde. Een rubriek
als 'Personeel bij de armee' hoort naar mijn mening echter thuis in de afdeling 'Taken',
omdat de personeelsvoorziening van het leger een taakonderdeel was. Ook is deze ru
briek weinig exclusief ten opzichte van de volgende rubriek 'bezoldiging van het perso
neel'. Hoewel de afbakening van de rubrieken dus hier en daar wat te wensen overlaat,
is de gevolgde methode op zich toch te prefereren boven één lange lijst van alfabetisch
gerangschikte trefwoorden, omdat de gebruiker zich nu sneller kan oriënteren en een
beter overzicht kan krijgen van organisatie en taakonderdelen. Binnen de rubrieken
zijn de trefwoorden als regel alfabetisch geordend, beh,alve in een drietal rubrieken op
p. 115-116, waarbij de reden van deze afwijzing onduidelijk blijft.
De auteur stond voorts voor de keuze de trefwoorden als zodanig te handhaven dan wel
deze te moderniseren of met een hedendaagse term te vertalen. Van der Laan (NAB
1973 p. 354) heeft ervoor gepleit, dat de index rekening houdt met de behoefte van de
huidige wetenschapsbeoefenaar. Het verwijt, dat eigen termen het onderzoek zouden
kunnen predestineren, achtte hij sterk overdreven. Omgekeerd kan men geen index ma
ken 'voor iemand, die verwacht daarin vanuit zijn subjectief gezichtspunt de onderwer
pen van zijn onderzoek geïndiceerd te vinden' (Van der Gouw, Inleiding op de Tafel op
de resolutieboeken van Ooltgensplaat en Den Bommel, 1593-1810, met zaakindex;
's-Gravenhage, 1975). Wel zal de onderzoeker zich dienen te realiseren, vanuit welk ge
zichtspunt het bestuur zich met een bepaald onderwerp bemoeide.
Van Schie heeft in zijn Hoofdenlijst afgezien van een konsekwente poging tot vertaling
of modernisering van de trefwoorden, achter welke de jaren staan opgegeven waarin de
indices het bewuste trefwoord vermelden. Modernisering van termen als 'cazernes' of
'fraix de routes' (reiskosten) zou betekenen, dat de gebruiker in de index van b.v. 1800
of 1805 vergeefs zou zoeken bij de K van kazernes of de R van reiskosten. Bij diverse
trefwoorden is tussen haakjes wel een vertaling of toelichting opgenomen, maar de
auteur is daarmee wel erg spaarzaam. Naar mijn mening was het mogelijk geweest een
'moderne term' als uitgangspunt te nemen, dan de jaren op te geven waarin over dat
onderwerp in de indices stukken zijn ingeschreven, en vervolgens per jaar aan te geven
onder welk oorspronkelijk trefwoord gezocht moet worden in de indices:
reiskosten 1798-1808 'verschotten'
1800 'fraix de routes'
1809-1810 'reiskosten'
in welk voorbeeld de onderzoeker in 1800 dus op twee trefwoorden moet kijken, in de
overige jaren op één.
Bij veel trefwoorden komen in de Hoofdenlijst voor de ontbrekende jaren verwijzingen
voor. Zo komt het trefwoord 'grenslinie met Duitse staten' in de indices van 1805 en
1806 als zodanig voor, terwijl men voor 1808 wordt verwezen naar 'fortificatiën'. Het is
mogelijk, dat deze zaak alleen in 1805-1806 en 1808 speelde, maar het is denkbaar dat
in de indices uit de andere jaren de stukken over deze zaak onder een ander (onbekend)
trefwoord staan. Bepaalde trefwoorden kunnen dus verdwijnen, terwijl de zaak zelf
niet is afgedaan. In zijn beknopte, maar duidelijke toelichting op de Hoofdenlijst ver
meldt Van Schie, dat het niet mogelijk was dit voor elk onderwerp in iedere index na te
gaan, .om aldus de onderzoeker via verwijzingen op het juiste spoor te houden. In
'voorkomende gevallen' moet men dan bij 'verwante of synonieme hoofden' zoeken,
zo adviseert hij, waarbij hij er tegelijk voor waarschuwt, dat 'sommige zaken onder an
dere hoofden zijn ingeschreven dan men zou verwachten' en dat de hoofden elkaar bo
vendien niet uitsluiten (p. 113). Daarmee heeft hij de nadelen en risico's die aan eigen
tijdse indices kleven trefzeker verwoord.
Moet dan maar worden afgezien van het incorporeren van bestaande ingangen in een mo
derne inventaris van overwegend chronologisch geordende archieven? Mijns inziens ze
ker nietEen alternatief in de vorm van het zelf indiceren van de stukken is eenvoudig on
denkbaar bij archieven met een omvang als deze. Een inleiding, hoe voortreffelijk ook,
kan de onderzoeker geen indruk geven van de veelheid van onderwerpen waarover stuk
ken aanwezig zijn. De oplossing zal moeten worden gezocht in het gebruik maken en zo
nodig verbeteren van de reeds beschikbare, door de administratie vervaardigde ingangen.
Ook bij de inventarisatie van het archief van het Provinciaal Bestuur van Noord-
Holland 1814-1850 (omvang ca. 500 strekkende meter) wordt er naar gestreefd een
systematische Hoofdenlijst als bijlage op te nemen bij een inventaris, die weliswaar een
uitvoerige inleiding zal bevatten, maar waarin overigens voornamelijk series zullen wor
den beschreven. Daarbij zal het nodig zijn onvolledige trefwoorden uit de bestaande in
dices als 'aankoop' of 'verhuur' om te zetten in 'gemeentelijke eigendommen, aankoop
en verkoop' of 'armbesturen, verhuur van goederen van'. Termen als 'prelevementen'
of 'alimentaties' zullen moeten worden toegelicht: het begrip alimentatie heeft anno
1980 een heel andere inhoud dan in 1820 (in beide jaren werden er heel wat alimentaties
betaald, maar daarmee houdt elke overeenkomst op); dat het in 1820 gaat om bijv. ge
schillen tussen gemeenten inzake de aansprakelijkheid voor onderstand aan armlasti
gen, zal lang niet elke onderzoeker vermoeden.
Nagetrokken zal dienen te worden, waarom een rubriek als 'Atheneum Amsterdam',
die van 1820-1830 jaarlijks in de indices van het archief Provinciaal Bestuur voorkomt,
in 1831 en volgende jaren daaruit is verdwenen. Men zal de gebruiker erop dienen te at
tenderen, dat de stukken over dit onderwerp vanaf 1831 zijn ingeschreven onder het
hoofd 'Hoger onderwijs', terwijl omgekeerd bij dit laatste trefwoord een kruisverwij
zing nodig zal zijn. Nagegaan zou moeten worden, of de hoofden in de loop der jaren
wel 'zichzelf gelijk blijven': onder het trefwoord 'fabrieken' kunnen in 1820 alleen aan
vragen om oprichting of uitbreiding zijn ingeschreven, maar in 1850 ook vergunningen
tot plaatsing van stoomwerktuigen en aanvragen om subsidies. Van der Gouw (Inlei
ding tot de archivistiek, p. 31) beschrijft het verschijnsel, dat rubrieken op bepaalde
momenten worden 'verlost van een onderrubriek, weer later nog van andere', waarvan
een weinig logisch eindresultaat het gevolg is.
Het voorbeeld van H. A. J. van Schie een bestaande ingang op het archief te incorpore
ren in een inventaris, om aldus de bruikbaarheid daarvan te vergroten, verdient zeker
navolging. Hij heeft belangrijk pionierswerk verricht met een methode die, hoewel niet
zonder risico's, de enig mogelijke manier lijkt om aan de wensen van de gebruikers van
dit soort archieven tegemoet te komen. F- J- M. Otten.
