Voor het resterende gedeelte van -1.77 is de titel 'Preventieve gezondheidszorg, toezicht
op waren' voorgesteld, daar volksgezondheid ook voorkomt onder -1.841 en -1.842,
waar de geneeskunde en de bemoeienis met o.a. ziekenhuizen en consultatiebureau's is
opgenomen.
Verder werd men het eens over een aantal kleinere wijzigingen, in een bijlage gespecifi
ceerd. Het uitgangspunt bleef echter, dat de inventaris zowel voor de registratuur
ambtenaar als voor de buitenstaander bruikbaar moet zijn en blijven.
Samengevat: de aanpassing van aanduidingen van hoofdrubrieken is dus nodig of ge
wenst:
1. wanneer de feitelijke aanwezigheid van stukken binnen de hoofdrubriek dat
wenselijk maakt,
2. wanneer de code zelf systeemfouten bevat en
3. wanneer een rubriek wordt afgesplitst als gevolg van verandering in de taak
opvatting en dus tot hoofdrubriek wordt opgewaardeerd.
Principieel onjuist is het gebruik van een rubriek 'diversen', helemaal aan het einde van
de inventaris. Dit zou iedere gebruiker verplichten om behalve onder de hoofdrubriek
waar het stuk thuishoort, ook voor alle zekerheid onder deze rubriek 'diversen' te kij
ken. Zowel de code-VNG als een inventaris van een met behulp van deze code gevormd
archief zijn systematisch van opzet en 'diversen' zijn per definitie onsystematisch.
Een en ander kan bijvoorbeeld leiden tot het volgende schema voor de inventaris van
een bestuursarchief van een betrekkelijk kleine gemeente (men moet zo nodig de kop
pen aanpassen aan de werkelijk aanwezige stukken):
(Titelpagina)
Inleiding
- Geschiedenis van het bestuur
- Geschiedenis van het archief
- Verantwoording van de inventarisatie
Inventaris van het archief gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris
- Stukken van algemene aard
- Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
-2.07/.08 Gemeentelijke huishouding
-2.07 Interne organisatie
-2.07.1 Instelling, ontwikkeling, opheffing
-2.07.2 Betrekkingen tot andere lichamen en organen
-2.07.3 Economische en rechtspositie van de gemeente
-2.07.351 Eigendom en bezit
-2.07.352 Financiën
-2.07.353 Benodigdheden en hulpmiddelen
-2.07.354 Gebouwen voor de dienst bestemd
-2.07.4 Verkiezingen
-2.07.5 Lichamen, organen, functionarissen
[556]
-2.07.76
Afkondiging verordeningen
-2.08
Personeel
-2.08.1
Rechtspositie in het algemeen
-2.08.2
Benoeming, bevordering en ontslag
-2.08.3
Plichten en verplichtingen van en gezag over het personeel
-2.08.48
Personeelsformatie
-2.08.7
Rechten van het personeel
-2.08.8/9
Overige personeelsaangelegenheden
-2.08
Dossiers betreffende afzonderlijke personeelsleden
-1
Taakuitoefening
-1
Bevolkingsadministratie (-1.755)
-1.71
Eigendom van derden, belastingen door de overheid geheven
-1.75/6
Openbare orde en zedelijkheid
-1.77
Preventieve gezondheidszorg, warentoezicht, diergeneeskundig
toezicht
-1.777/8
Ruimtelijke ordening, volkshuisvesting
-1.78
Openbare veiligheid
-1.79
Waterstaat
-1.81
Verkeer en vervoer
-1.82
Economische aangelegenheden
-1.83
Arbeid
-1.84
Maatschappelijke zorg, verzekeringswezen
-1.851
Onderwijs
-1.852/7
Cultuur, sport, recreatie, kerkelijke aangelegenheden
-1.86
Militaire zaken
-1.87
Justitie
2.4 Praktische problemen t.a.v. de dossierinventaris: aanvullen of vervangen?
Als ingang op de dossiers is bij archiefbestanden van enige omvang meestal een door de
administratie bijgehouden zgn. dossierinventaris aanwezig, van wisselende kwaliteit.
De ene is beter dan de andere en de ene registratuurambtenaar doet zijn werk beter dan
zijn voorganger of opvolger, zodat de kwaliteit óók binnen één inventaris kan uiteenlo
pen. De minder goede kan men beter als 'mappenlijst' kwalificeren. In de dossier
inventarissen zijn de series registers en financiële bescheiden niet opgenomen. Daar de
dossierinventaris veelal losbladig of in kaartvorm voorkomt, is het in theorie goed mo
gelijk om de series op de juiste plaats op nieuwe vellen of kaarten tussen te voegen. Dit
dus ervan uitgaand, dat het om een goede en overzichtelijke dossierinventaris gaat.
In een goede dossierinventaris zijn de volgende gegevens opgenomen.
1. In het hoofd van elke bladzijde of kaart: codegetal classificatienummer),
rubrieksomschrijving.
2. Omschrijving van de zaak, zonder aanduiding van de redactie dossier, stukken,
verordening, betreffende...'), datum van afvoer uit het dynamische naar het
statisch archief; voorts de eventuele datum van vernietiging.
[557]
