Mededelingen van het bestuur
Notulen van de algemene ledenvergadering van de Vereniging van Archiva
rissen in Nederland, gehouden op donderdag 16 oktober 1980 in de Manege
zaal van schouwburg Odeon te Zwolle.
1De voorzitter opent de vergadering om 10.45 uur en heet allen welkom. Berichten
van verhindering zijn ingekomen van de heren R. J. Jansen, drs. C. Th. Lohmann, drs.
G. J. Mentink, dr. J. W. M. Peijnenburg, O. H. Postuma, drs. J. H. M. Wieland en de
secretaris, L. M. Th. L. Hustinx.
2. Vervolgens doet hij een aantal mededelingen.
Er heeft overleg plaatsgevonden tussen bestuursdeputaties van de Vereniging van Ar
chivarissen, de SOD en de Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen (NVBA).
Daarbij kwam aan de orde de verhouding van deze verenigingen tot het NOBIN (Ne
derlands Orgaan voor de Bevordering van de Informatieverzorging), de ontwikkelingen
m.b.t. de elektronische informatievoorziening en de consequenties voor registratuur en
archief, hoe het archiefwezen een greep zou kunnen krijgen op totstandkoming, pro-
duktie en beheer van archiefbescheiden die middels computers e.d. vervaardigd wor
den, de mogelijkheden om b.v. op technisch gebied tot gezamenlijk commissiewerk te
komen, de wenselijkheid om tot een gezamenlijke studiedag te komen, de wenselijk
heid van overleg over de opleidingen en de vraag of de verslaggeving van eikaars activi
teiten in de resp. verenigingsbladen voldoende is. N.a.v. eerstgenoemd onderwerp is
door de besturen gezamenlijk een brief gezonden aan het NOBIN, waarin tijdig overleg
bepleit wordt.
Voor het opstellen van de regelen omtrent de bouw, verbouw, inrichting en verandering
van archiefbewaarplaatsen c.a. als bedoeld in artikel 6 van de Archiefwet 1962 is een
commissie ingesteld, waarvan de leden thans benoemd zijn, zodat deze op zeer korte
termijn aan de slag kan gaan.
De commissie voor de terminologie heeft medegedeeld binnenkort een herziening van
het concept-rapport aan het bestuur te zullen aanbieden.
Een commissie voor bestudering van de technische zaken bij het archiefwezen is in
oprichting.
Tenslotte doet hij een beroep op de leden de in een recentelijk verzonden circulaire ge
vraagde vrijwillige bijdrage voor het extra-dikke derde nummer van het Archievenblad
te willen storten. Het bestuur heeft besloten hierom te vragen omdat dit alleszins rede
lijk lijkt en ook t.o.v. de subsidiënten een gebaar van de leden niet meer dan billijk is.
3. De notulen van de algemene ledenvergadering van 27 februari 1980 te 's-Hertogen-
bosch zoals die afgedrukt zijn in het NAB 1980 blz. 89-92 worden ongewijzigd vast
gesteld.
[520]
5. I.v.m. het gevaar dat door langdurige behandeling van agendapunt 4 de vergade
ring niet meer toe zal komen aan de rondvraag, wordt die eerst gehouden.
Drs. R. L. Koops opent deze met de vraag waarom het bestuur een vacature-oproep
voor een middelbaar archiefambtenaar ter gemeentesecretarie van Alphen aan den Rijn
verspreid heeft, terwijl dit z.i. volstrekt in strijd is met de geest van de motie, die door
de ledenvergadering met algemene stemmen aangenomen is op 17 mei 1974. Hij vraagt
of het beleid van het bestuur in deze materie gewijzigd is, en spreekt zijn bezorgdheid
uit over een eventueel aangrijpen van verdeeldheid over deze zaak binnen de vereniging
door buitenstaanders. Tenslotte stelt hij een peiling van de mening van de leden over de
zaak voor.
De voorzitter ontkent dat er verschil is in het standpunt van het toenmalige en huidige
bestuur. Ook het huidige bestuur acht de figuur van archiefambtenaar ter secretarie ab
soluut ongewenst. In de vraag of het bestuur medewerking mag verlenen door middel
van de verspreiding van vacatureoproepen aan de aanstelling van deze ambtenaren
speelt een rol de vraag of deze aanstelling van beperkte duur is. In het geval Middelburg
was er geen bereidheid van de zijde van het gemeentebestuur om een bindende toezeg
ging te geven dat de aan te stellen ambtenaar in de toekomst tot gemeentearchivaris be
noemd zou worden. In het geval Alphen aan den Rijn is dit echter wèl het geval.
Drs. Koops wijst op de clausule dat de ambtenaar eerst bij 'gebleken geschiktheid' tot
gemeentearchivaris aangesteld wordt, die een ontsnappingsmogelijkheid voor het ge
meentebestuur biedt. Hij acht de hele gang van zaken in strijd met genoemde motie en
vreest dat b.v. het ministerie van CRM niet zal weten waar het met de VAN aan toe is.
De voorzitter benadrukt dat het bestuur het ontstaan van een dekkend net van archief
diensten wil bewerkstelligen. De gemeente Alphen aan den Rijn wil komen tot de aan
stelling van een gemeentearchivaris.
Drs. J. N. T. van Albada meent te mogen concluderen dat de provinciaal inspecteur der
archieven in Zuid-Holland op het gebied van de totstandkoming van nieuwe archief
diensten een andere weg bewandelt dan zijn collegae. Hij vraagt zich af of het bestuur
de toezegging van het gemeentebestuur van Alphen aan den Rijn zwart op wit ontvan
gen heeft en bepleit dat de hele correspondentie over deze zaak openbaar gemaakt
wordt. Daarop vooruitlopend leest hij een passage voor uit een brief van het bestuur
aan een lid dat over deze zaak een brief aan het bestuur geschreven heeft. Tot slot
vraagt hij het bestuur onder geen enkele voorwaarde dergelijke vacatureoproepen meer
te verspreiden. De voorzitter verklaart zich bereid deze vraag aan het oordeel van de al
gemene ledenvergadering te onderwerpen. Drs. F. C. Berkenvelder dringt er sterk op
aan in de vraag mede te betrekken dat het bestuur telkens een schriftelijk bewijs van
bindende toezegging ontvangt dat de te benoemen ambtenaar tot gemeentearchivaris
benoemd zal worden binnen een redelijke termijn. Na enige discussie wordt die redelij
ke termijn bepaald op 3 jaar. De voorzitter verklaart zich bereid de vraag aldus gea
mendeerd in stemming te brengen. In stemming gebracht blijken 44 leden tegen en 55
voor het verspreiden van circulaires voor de vacature van archiefambtenaar ter secreta
rie, mits het bestuur middels schriftelijk bewijs aantoont dat het betreffende gemeente
bestuur de betrokkene binnen 3 jaar aanstelt tot gemeentearchivaris.
Verder wordt van de rondvraag geen gebruik gemaakt.
[521]
