kumentatie, edukatie en inspektie toe, en vooral: zij kunnen weinig of niets aan de con
servering van en materiële zorg voor de stukken doen. Dit uitstel van onderhoud aan
een uitermate belangrijk en onvervangbaar kultuurgoed kan katastrofale gevolgen heb
ben.
De kommissie meent dat alle in 2.2 genoemde taken moeten voorkomen op de begro
ting van een archiefdienst, ook al kunnen ze niet in eigen beheer worden uitgevoerd.
De kommissie heeft, ook al gezien de onduidelijkheid inzake de aangekondigde reorga
nisatie van het binnenlands bestuur, geen vast omlijnd oordeel kunnen geven over dat
deel van het takenpakket waarvan uitvoering en kosten overgebracht zouden kunnen
worden naar een hogere bestuurslaag. Wel is ze van oordeel dat provincie en rijk door
aanloopsubsidies het ontstaan van nieuwe archiefdiensten zeer kunnen bevorderen.
Ook is ze van mening dat het nodig kan zijn dat rijk en provincie bijspringen in de vaak
hoge kosten van de materiële zorg en restauratie1.
1.5. Konklusie
De kommissie heeft op de gestelde vragen (1.2.) de volgende antwoorden gegeven:
1 en 2. Het door de kommissie voorgestelde wettelijke takenpakket is omschreven in
hoofdstuk 2; daarbij is de dokumentatietaak uitdrukkelijk opgenomen.
Het verschil tussen het wettelijk en optimaal takenpakket ligt niet in de uitbrei
ding van het aantal taken maar in de intensievere uitvoering van het wettelijk
takenpakket.
Aan de hand van de enquêtegegevens bleek het mogelijk tot een indikatie te ko
men van de kosten van een 'minimale' archiefdienst en van een redelijk funkti-
onerende dienst.
3. Er is aangegeven welke delen van het takenpakket eventueel in een samenwer
kingsverband kunnen worden ondergebracht. Het maakt naar het oordeel van
de commissie geen verschil of deze samenwerkingsverbanden tussen alleen la
gere overheden tot stand komen of dat daar ook een hogere bestuurslaag bij
betrokken is.
4. De commissie heeft geen voorstellen willen doen om te komen tot concrete re
gionale samenwerkingsverbanden. Dit rapport kan evenwel een werktuig zijn
voor de lagere overheden en de hen begeleidende provinciale archiefinspecties
om zulke verbanden te vormen.
5. De commissie heeft als onderste grens van een benodigd draagvlak aangegeven:
a. voor een kleine gemeente met een omvangrijk oud-archief: 25.000-50.000
inwoners.
b. voor een grotere gemeente met weinig eigen oudere archivalia: 60.000 inwo
ners.
1 Zie hiervoor ook Advies nr. 86 van de Archiefraad inzake normering van het op de rijksbegro
ting 1975 uitgetrokken bedrag voor tegemoetkomingen, als bedoeld in art. 27, tweede lid, van
de Archiefwet 1962. Overigens zij voor het probleem van de subsidiering verwezen naar het der
de hoofdstuk van het rapport van de commissie archieven lagere overheden, gepubliceerd in
N.A.B. 81 (1977), p. 20-21.
2. DOELSTELLINGEN, TAKEN en WERKZAAMHEDEN VAN
EEN ARCHIEFDIENST
2.1. Doelstellingen en taken van een archiefdienst
De kommissie aanvaardde de volgende formulering van de doelstellingen van een ar
chiefdienst:
Het beschikbaar krijgen, houden en stellen van informatie uit archieven en verzamelin
gen ten behoeve van de kennis van rechten en plichten van de overheid en van de burger
en ten behoeve van de bestudering van de ontwikkeling van de plaatselijke en regionale
samenleving, zich vooral uitend in haar geschiedenis en kuituur.
De kommissie ziet, mede gelet op de archiefwet 1962, het archiefbesluit en op gemeen
telijke archiefverordeningen en instrukties de volgende taken van een archiefdienst:
1beheer van de overgebrachte archieven
2. toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven
3. advisering van het gemeente-bestuur
4. het funktioneren als gemeentelijk-regionaal historisch centrum
2.2. Werkzaamheden van een archiefdienst
2.2.1. Organisatorisch
Het werk van een archiefdienst vertoont de volgende aspecten:
1Organisatie van de dienst.
a. management
b. administratie
c. huishouding
2. Beheer van de overgebrachte archieven en verzamelingen
a. inventarisatie
b. konservering
c. wetenschappelijke taak
d. dokumentatie
3. Dienstverlening
a. t.b.v. bezoekers
b. onderzoek voor gemeentebestuur of derden
c. edukatie
4. Inspektie
2.2.2. Funktioneel
Funktioneel gezien volgen uit deze opsomming de volgende tien geboden:
1. management-taak:
a. organisatie en planning
b. personeelsbeleid, waaronder personeelsscholing
c. het onderhouden van externe relaties
[6]
[7]
