C. R. Schoute, streekarchivaris in de Krimpenerwaard
drs A. J. M. den Teuling, provinciaal inspekteur der archieven in Drenthe
1.3.2. Doelstellingen, taken en werkzaamheden
van een archiefdienst
(nader uitgewerkt in hoofdstuk 2)
De kommissie is begonnen de doelstellingen van de lokale/regionale archiefdienst vast
te stellen. Kortheidshalve zal in het rapport verder gesproken worden over 'archief
dienst'.
Vervolgens heeft de kommissie vastgesteld welke de taken van een archiefdienst zijn zo
als deze uit Archiefwet en -besluit, alsmede uit de plaatselijke verordeningen voortko
men. Daarna werd vastgesteld welke de werkzaamheden van een archiefdienst behoren
te zijn.
De kommissie is er van uit gegaan dat de dokumentatietaak een onlosmakelijk onder
deel vormt van het takenpakket van de lokale/regionale archiefdienst. Deze taak wordt
bijna overal door de bestaande gemeentelijke archiefverordeningen en overige regelin
gen geregeld.
1.3.3. Omvang van de archiefdienst
(nader uitgewerkt in hoofdstuk 3)
Sommige werkzaamheden van de archiefdienst kunnen uitbesteed worden aan derden,
andere kunnen in samenwerking worden uitgevoerd. Kleine archiefdiensten zijn niet in
staat het gehele takenpakket in eigen beheer uit te voeren. Uit een oogpunt van het effi
ciënt besteden van de beschikbare gelden is dat ook niet wenselijk.
Al naar gelang de grootte van een archiefdienst maakt de kommissie een onderscheid in
kleine, middelkleine, middelgrote en grote archiefdiensten. Grote archiefdiensten zijn
die diensten die alle werkzaamheden in eigen beheer kunnen uitvoeren. De kommissie
heeft zich bezig gehouden met de kleine, middelkleine en middelgrote archiefdiensten.
1.3.4. Toestand bij bestaande archiefdiensten
(nader uitgewerkt in hoofdstuk 4)
De kommissie heeft gegevens vergaard bij gemeente- en streekarchieven om haar ideeën
over taak, werkzaamheden en omvang van een archiefdienst te relateren aan de
bestaande praktijk. Getracht is een objektief kriterium te vinden om de grootte van een
archiefdienst te bepalen. Dit geschiedde aan de hand van een waardering van de vraag-
bepalende elementen (inwonertal, historische stadskern, aantal monumenten) en van de
antwoordbepalende elementen (aard en omvang van de te beheren archieven). De som
van beiden, door de kommissie genoemd het waarderingscijfer, werd beschouwd als be
palend voor de grootte van de archiefdienst. De kommissie is er zich zeer wel van be
wust dat het kwantificeren van dit soort gegevens nooit tot een absoluut cijfer kan lei
den. Gestreefd is naar het geven van een indikatie van de wenselijke omvang van een ar-
achiefdienst in een gegeven gebied in relatie tot aard en omvang van de te beheren ar
chieven. Het spreekt vanzelf dat bij ieder bijzonder geval de plaatselijke omstandighe
den bij de besluitvorming moeten worden betrokken.
Aan de hand van het gevonden waarderingscijfer voor de verschillende archiefdiensten,
gedeeld door het aantal daar aanwezige formatieplaatsen voor archiefambtenaren, be
rekende de kommissie het aantal punten per formatieplaats. Bij grotere diensten blijkt
dit aantal bijna steeds aanzienlijk lager te zijn dan bij kleine. Het bedrag dat per forma
tieplaats uitgegeven werd bij de verschillende diensten was betrekkelijk konstant.
1.4. Toepassing van de gevonden waarderingscijfers op de 'witteplekken'
(nader uitgewerkt in hoofdstuk 5)
1.4.1. Organisatie
Aan de hand van de waarderingscijfers voor de 'witte plekken' en de gevonden aantal
len punten per formatieplaats is het mogelijk te berekenen hoeveel formatieplaatsen
nodig zijn om te komen tot een redelijk archiefbeheer.
Men kan dit opvullen van de 'witte plekken' op verschillende wijzen uitwerken, name
lijk: door het oprichten van nieuwe diensten of door het uitbreiden van bestaande
diensten.
Voor het uitvoeren van sommige taken (vooral op technisch gebied) zullen de nieuw te
vormen diensten in het algemeen niet groot genoeg zijn. Men zal dan onderling tot sa
menwerkingsverbanden moeten komen. Zowel bij het ontstaan van nieuwe archief
diensten als bij het vormen van deze samenwerkingsverbanden kan de provincie organi
satorisch en ook financieel stimulerend werken.
De kommissie heeft voor het opvullen van de 'witte plekken' een berekening per pro
vincie gemaakt van het aantal benodigde formatie plaatsen en de kosten daarvan (Bijla
ge VIII).
Het is naar het oordeel van de commissie in het algemeen niet wenselijk dat lokale of re
gionale archiefdiensten de provinciegrenzen overschrijven. Het uitwerken van een slui
tend net van lokale/regionale archiefdiensten is een taak voor de plaatselijke bestuur
ders die daarin door de provincie kunnen worden gesteund.
Bij de berekening is de kommissie ervan uitgegaan dat een nieuwe dienst niet onmiddel
lijk op volle sterkte behoeft te gaan werken; financieel noch organisatorisch is dat wen
selijk. Het verdient de voorkeur om op een ruim voldoende draagvlak met een kleine
dienst van 2 a 3 man te starten, die dan uit kan groeien tot een middelgrote dienst. Bij
de voorbereiding moet een meerjarenplan gemaakt worden, opdat de betrokken bestu
ren een inzicht hebben in de te verwachten groei.
1.4.2. Kosten
Uit het onderzoek van de kommissie is gebleken dat kleine diensten thans meestal goed
koper werken dan grote. Deze goedkoopte is echter schijn: kleine diensten leveren
meestal minder service aan de bezoeker/vragensteller. Zij komen dikwijls niet aan do-
[4]
[5]
