Gemeenschappelijke regelingen die de provinciale grenzen overschrijden zijn in het al
gemeen minder gewenst, zowel om historische als om bestuurlijke redenen.
5.2.4. Het in samenwerkingsverband verrichten van werkzaamheden
Verscheidene werkzaamheden van archiefdiensten lenen zich ervoor in samenwerkings
verband te worden uitgevoerd. (Zie 3.1.). Afgezien van incidentele samenwerking kan
men voor bijvoorbeeld archiefrestauratie, fotografie, dokumentatie, inspektie en der-
gelijken tot samenwerkingsverbanden komen. Gezien de mogelijk onderling verschil
lende organisatiewijze van de deelnemende archiefdiensten verdient de privaatrechtelij
ke overeenkomst hier de voorkeur.
Uit de praktijk is duidelijk dat kostbare ondernemingen als het stichten en draaiend
houden van een restauratiewerkplaats alleen in samenwerking voor kleinere diensten
bereikbaar is. Om de dan toch nog hoge lasten bij de besluitvorming begrijpelijk te ma
ken moet men bereid zijn de kosten van werkzaamheden die de eigen dienst niet kan
uitvoeren toch op de begroting te brengen. Zeker in het geval van restauratie en mikro-
verfilming kan het niet-uitvoeren van de taak niet alleen uitstel van onderhoud en ver
hoging van kosten betekenen: het kan zelfs leiden tot verlies van de stukken zelf. Van
uit een oogpunt van efficiënt beheer verdient het vermoedelijk de voorkeur zo'n ge
meenschappelijk atelier bij één van de deelnemende archiefdiensten onder te brengen.
Zoals gezegd onder 1.4.2. zou de provincie bij dit soort initiatieven stimulerend kunnen
werken, zowel organisatorisch als financieel.
5.3. Toepassing van de gevonden gegevens
(Zie 4.4. en bijlagen VII en VIII)
Bij de toepassing van de gevonden gegevens op de 'witte plekken' op de kaart is de
kommissie er van uit gegaan dat de kleinst mogelijke archiefdienst bestaat uit 2 archief
ambtenaren en een andere funktionaris. Per formatieplaats wordt als maximum 15
punten gerekend, als streefgetal 7,5.
Dat wil dus zeggen dat men een regio met een waarderingscijfer van 15 tot 30 punten
een kleine archiefdienst van 2 formatieplaatsen kan toedenken. Een bedrag van
110.000.tot 130.000.per formatieplaats (1977) is een goede kostenindikatie.
Dat betekent dat een kleine archiefdienst 220.000.— tot 260.000.— per jaar zal
kosten. Uiteraard een zeer globaal cijfer, sterk afhankelijk van aanwezige ruimte, even
tuele nieuwbouw, etc. Aan de hand van het totale waarderingscijfer van de gemeenten
zonder archivaris is per provincie een berekening gemaakt van de personele en financië
le gevolgen van het stichten van archiefdiensten.
Gegevens betreffende de archieven van waterschappen zijn onvoldoende beschikbaar.
Deze zijn dan ook niet bij de berekening betrokken.
5.4. Organisatorische en financiële begrenzing
Wij hebben gezien dat een werkbaar geheel verkregen wordt bij diensten met een pun
tental per formatieplaats van 7,5. De kleinste dienst heeft twee formatieplaatsen, zodat
het laagste waarderingscijfer waarbij men een dienst kan stichten op 15 gesteld kan
worden.
Wij hebben echter ook gezien dat bij diensten van 5 of meer formatieplaatsen in de hui
dige toestand het aantal punten per formatieplaats nog later ligt dan 7,5. Bij die
diensten wordt meer werk gemaakt (en terecht) van de dokumentatietaak en inspektie.
Het komt de kommissie dan ook voor dat het de voorkeur verdient om bij het opzetten
van nieuwe diensten te streven naar een eventueel uitgroeien tot een dienst met 5 of
meer archiefambtenaren. Een gunstig draagvlak (organisatorisch) zal dan liggen bij een
regio met een waarderingscijfer van 37 of meer. Zo'n dienst kan starten met een bezet
ting van drie man en later uitgroeien aan de hand van een meerjarenplan. Voor grotere
gemeenten met weinig archivalia van vóór 1813 blijkt een archiefdienst eveneens nood
zakelijk. De nadruk ligt bij die gemeenten op de dokumentatie (door de snelle groei is
vaak de topografische dokumentatie van groot belang) en de bestudering van de recente
geschiedenis, de inspektie en edukatieve werkzaamheden. De benedengrens van zo'n
gemeente is te stellen op 60.000 inwoners.
Wij hebben gezien dat de kleinste archiefdienst 220.000.tot 260.000.per jaar
gaat kosten. De kosten per inwoner bewegen zich in de praktijk tussen 5.en
10.per jaar. Het lijkt dus redelijk te stellen dat een gemeente of gemeenschappelij
ke regeling minstens tussen de 25.000 en de 50.000 inwoners moet hebben om zich een
eigen archiefdienst te kunnen veroorloven.
5.5. Verkaveling van archivistisch Nederland
(Zie bijlage VIII)
De kommissie meent te moeten konkluderen, dat er geen met archiefdiensten ingevulde
kaart van Nederland is te leveren. De plaatselijke verhoudingen, de aanwezigheid van
archiefdiensten in de direkte omgeving, omvang en aard, alsmede staat van ordening
van archieven, evenals de potentiële vraag, verschillen daarvoor te zeer.
Aan de hand van het hier ontwikkelde waarderingssysteem en de aangeduide ruimtelij
ke, organisatorische en financiële begrenzingen en met in acht neming van plaatselijke
verhoudingen en gegevens is het mogelijk om per provincie een indeling voor te stellen.
Augustus 1979
[19]
De kommissie.
[18]
