1. 1000 charters een punt
2. sekretarie-archief van vóór 1813: 25 strekkende meter een punt
3. sekretarie-archief van na 1813: 100 strekkende meter een punt
4. overige archieven en verzamelingen: 150 strekkende meter een punt
Het waarderingscijfer is uit te drukken in de volgende formule:
W
6000 15 150 1000 25 100 150
Binnen de formule zijn alle getallen tot hele getallen afgerond; a inwoners, b hek-
taren historische stadskern, c aantal monumenten, m aantal charters, n strek
kende meters archief van vóór 1813, p strekkende meters sekretarie-archief van na
1813, q gedeponeerde archieven.
W het waarderingscijfer.
Bij de onderzochte kleine tot middelgrote diensten liep dat cijfer van 15 punten (Roer
mond) tot 53 (Nijmegen) met als uitschieter naar boven Haarlem met 79 punten.
Bij het beoordelen van de gevolgde procedure moet men zich steeds bedenken dat ge
tracht is een globale indikatie te vinden van de omvang van bestaande en nog te vormen
archiefdiensten.
4.2.2. Formatieplaatsen
(Zie bijlagen II en VI)
Interessant is het te zien hoe de verhouding is tussen het aantal formatieplaatsen voor
archiefambtenaren bij de dienst en het aantal waarderingspunten (W formatieplaatsen
van archiefambtenaren).
Het blijkt dat bij de grotere diensten Nijmegen, Zwolle, Alkmaar en Delft met 5 tot 10
formatieplaatsen het aantal punten per archiefambtenaar tussen 5,3 en 7,3 ligt; bij klei
nere diensten, van 2 tot 4 formatieplaatsen, ligt dat tussen 7,5 en 11,5, met ver daarbo
venuit het sterk onderbezette Gouda met 18 punten.
Bij de streekarchiefdiensten beweegt het aantal punten (bij de diensten met méér dan
een archiefambtenaar) zich tussen 11 en 14.
Het lijkt dus redelijk om als norm aan te nemen dat men met 15 punten minstens een
formatieplaats moet hebben, terwijl hij 7,5 punten per plaats een redelijke bezettings
graad wordt bereikt.
4.2.3. Kosten
(Zie bijlagen III en IV)
Grote gemeenten met een belangrijk historisch verleden doen relatief meer voor hun ar
chieven dan kleine gemeenten. Dit wordt bevestigd als men het aantal waarderingspun
ten per formatieplaats vergelijkt met de kosten van de archiefdienst per hoofd van de
bevolking.
[14]
Deze kosten bedragen 4,40 (Gouda) tot 12,51 (Kampen).
Verwaarloost men de twee laagste en de twee hoogste bedragen dan ziet men dat het be
drag per hoofd van de bevolking zich (1977) beweegt tussen 5.en 10.Opval
lend is dat de grotere diensten liggen tussen circa 8.en 11.
De meeste kleine diensten geven minder dan 7.uit aan de archiefzorg.
Ook is gekeken naar de kosten per formatieplaats. Dit bedrag werd gevonden door het
budget te delen door het aantal formatieplaatsen voor archiefambtenaren. In dit be
drag zijn dus ook de kosten voor het overige personeel opgenomen (restaurator, biblio-
thekaris, etc.). Kampen, met een nieuw gebouw, steekt ver boven alles uit met
186.500.—.
De meeste diensten blijven met hun kosten per formatieplaats echter tussen de
110.000.—en/ 130.000.—
Tot op heden heeft de praktijk aangetoond dat samenwerkende gemeenten niet
terstond overgaan tot het stichten van een centraal depot maar voorlopig gebruik blij
ven maken van de diverse gemeentelijke archiefbewaarplaatsen, waardoor de kosten
betrekkelijk laag blijven. Op den duur schaadt dit de efficiëntie.
4.3. Toetsing van de gevonden cijfers aan andere archiefdiensten
De gevonden waarderingscijfers zijn ontleend aan 'normale' archiefdiensten, d.w.z.
diensten in steden die een regelmatige groei gekend hebben, die van betekenis zijn ge
weest tijdens de Republiek of eerder en waarvan de archieven over het algemeen vrij
ongeschonden bewaard zijn gebleven. De kommissie heeft de gevonden waarde
ringsmethode willen toetsen aan enkele andere bestaande archiefdiensten.
4.3.1. Gemeenten met meer dan 60.000 inwoners, met een archiefdienst en
weinig archivalia van vóór 1813
(Zie bijlage V)
Bekeken zijn daartoe de gemeenten Velsen, Heerlen, Eindhoven en Tilburg. Allen heb
ben een plotselinge groei in de 19e eeuw gekend rondom een opkomende industrie. De
nadruk ligt dan ook veelal op de geschiedenis van de 19e en 20e eeuw. Door de snelle
ontwikkeling hebben er veel topografische veranderingen plaats gehad, hetgeen extra
dokumentatie noodzakelijk maakt. Er bestaat veelal een goede samenwerking met het
bedrijfsleven dat ook zelf bij deze dokumentatie gebaat is.
Het aantal waarderingspunten per formatieplaats ligt tussen 5,4 (Eindhoven) en 10,6
(Heerlen). Opvallend groot is (zoals te verwachten valt) het verschil tussen vraagbepa-
lend en antwoordbepalend element. Het blijkt dat bij grote steden met kleine archieven
toch wel degelijk behoefte bestaat aan een redelijk omvangrijke archiefdienst, niet al
leen om de eigen archieven te bewerken maar ook om aanvullende dokumentatie-arbeid
te verrichten ten behoeve van de vraagstellers.
Duidelijk zal zijn dat ook de inspektietaak in een grote gemeente zwaarder is. In het ge
val van deze vier gemeenten blijkt dat de eerder gevonden punten per formatieplaats re
delijk voldoen; men mag derhalve verwachten dat ze ook hanteerbaar zijn bij toepas
sing op soortgelijke gemeenten waar nog geen archiefdienst gevestigd is.
[15]
