Over zorg, beheer en toezicht
In het blad Overheidsdocumentatie van mei 1979 heeft onze collega E. J. Eeftink
harde noten gekraakt over het op 26 mei 1978 te Zwolle gehouden congres van de
VAN en de SOD. Hij vond het peil van de lezingen nogal teleurstellend en schroomt
niet daarover bittere dingen te zeggen. Uit .alles blijkt echter dat Eeftink de zin van
dit soort evenementen niet heeft begrepen. Dit mag men hem niet kwalijk nemen,
want hij is jong en enthousiast en hij was kennelijk naar Zwolle getogen om iets
op te steken; niet begrijpend dat het belang van congressen toch voornamelijk ge
legen is in het beminnelijk samenzijn van collegae, alsmede in de kwaliteit en de af
wisseling van de geboden spijzen en dranken. Tevreden terugblikkend op de voor
bije maaltijd en verlangend uitziende naar de borrel met hapjes, laat men de voor
drachten over zich heen komen en men mag al blij zijn als er geen vermoeiende
typen op het podium verschijnen, die de congressisten voortdurend doen opschrik
ken, aangezien ze alsmaar dia's willen vertonen of dingen op demonstratieborden
plakken. De gezamenlijke reactie van de voorzitters van VAN en SOD die zeer
teleurgesteld waren over het negatieve commentaar van Eeftink vind ik echter
zwaar overtrokken, temeer omdat Eeftink tekenen van vooruitgang vertoont. Hij
klaagde namelijk, dat hij geen kopje thee had kunnen bemachtigen, hetgeen toch
doet vermoeden dat het juiste inzicht nakende is. M.i. zijn de organisatoren deer
lijk tekort geschoten. Het gaat namelijk niet aan dat een kleine schare uitgelezenen
zo heb ik me laten vertellen zich n.b. in het volle gezicht van de overige aan
wezigen te goed doet aan sherry en lunch, terwijl het vulgus een zak brood krijgt
uitgereikt en zich dan ook nog de thee ziet ontgaan. Dit is toch in strijd met de ware
congresgedachte!
Eeftink heeft zijn visie gegeven op de archiefinspectie en hierop zijn reacties ge
komen van de provinciale archiefinspecteurs Kölker en Van Ommeren, waaruit
alleen maar blijkt dat er in de archiefwereld verschillende wetsinterpretaties mo
gelijk zijn. En ook verscheen er in afl. 2 van het Archievenblad van 1979 een rapport
van enige gemeentelijke archiefinspecteurs, waarin nogal apodictisch lijkt mij
wordt uiteengezet hoe het 'toezicht op het beheer van de gemeentelijke archiefbe
scheiden, welke niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht' dient plaats
te grijpen. Uiteraard zijn er nog andere interpretaties mogelijk. Immers, lang niet
alle provinciale en gemeentelijke archief inspecteurs hebben zich vooralsnog uit
gesproken en ook herinner ik mij de mening van een oud-inspecteur, die zei: „Toe
zicht op het beheer betekent dat men naar de archiefdozen mag kijken, toezicht op
[310]
de zorg betekent dat men er ook in mag kijken. En tenslotte herinnert men zich on
getwijfeld het meningsverschil tussen VAN en de VNG inzake de door beide ver
enigingen opgestelde modelverordeningen ex art. 23 en 25 lid 2 van de Archief
wet 1962. De VNG zou een verordening ex art. 23 hebben gemaakt, die de 'zorg'
heette te regelen, doch die hoofdzakelijk het 'beheer' zou betreffen. M.i. terecht
stelde de VNG, dat de kritiek op haar verordening vooral was terug te voeren 'op
de verwarring die bestaat over de begrippen 'zorg' en 'beheer'.
Als men de verschillende publikaties leest, dan krijgt men de indruk dat het onder
scheid tussen zorg en beheer van groot belang, ja, van principiële aard is. Reden
waarom het mij interessant lijkt eens na te trekken hoe dit onderscheid in de archief
wet is gekomen. Het blijkt dan, dat de Archiefwet 1918 reeds sprak van beheerders
der archieven en tevens bepaalde deze wet dat burgemeester en wethouders belast
waren met de zorg voor het archief hunner gemeente. Tot een precisering der begrip
pen is het echter nooit gekomen. In het commentaar op de Archiefwet 1962 (Sam-
som-editie bl. 18) kunnen we lezen dat de nieuwe wet al evenmin een definitie van het
begrip 'zorg' geeft (en ook niet van het begrip 'beheer' F), doch dat staatssecretaris
Scholten van beide begrippen een 'omschrijving' heeft gegeven. De staatssecretaris
blijkt zijn argumenten te hebben ontleend aan een niet gepubliceerd artikel van de
oud-rijksarchivaris Panhuysen. 'Wanneer', zo lezen wij, „de wet enig orgaan belast
met de zorg voor archiefbescheiden (is) dit orgaan er verantwoordelijk voor, dat de
in artikel 2 lid 1 neergelegde verplichting wordt nagekomen; voorts draagt het de ver
antwoordelijkheid voor (en ook dit zijn dus elementen van de zorg) veilige bewaring
in voldoende bergruimten, voor aanstelling van personeel en voor uitvaardiging van
voorschriften voor het beheer', (n een noot is dan nog te lezen dat mr. Scholten bo
vendien als element van de zorg noemde 'dat de nodige gelden beschikbaar worden
gesteld'. Dit leek de samenstellers van het commentaar echter niet zo'n gelukkige
gedachte, aangezien niet B. en W. de begroting vaststellen, maar de Raad. De zorg
van B. en W. beperkt zich in deze derhalve tot het aanvragen van de benodigde
fondsen.
In alle gevallen laat zich uit het commentaar afleiden de passage blinkt niet uit
door helderheid dat de 'zorg' een verantwoordelijkheid is. Onder 'beheer' daar
entegen verstond de staatssecretaris 'de taak van degene, die onder de bevelen van
het orgaan, dat met de zorg is belast, de eigenlijke werkzaamheden verricht of
door het hem ondergeschikte personeel doet verrichten, welke nodig zijn voor een
goede bewaring, ordening, inventarisatie en toegankelijkheid van de archiefbeschei
den'. Ook geen geringe verantwoordelijkheid, is men geneigd te veronderstellen.
Doch een. die principieel te onderscheiden is van die van het orgaan dat met de
zorg is belast? Ik heb hierover mijn twijfels.
Allereerst valt op, dat soms moeilijk is vast te stellen wie belast is met de dagelijkse
leiding, ergo met het beheer. In vele gemeenten en uiteraard ook ter provinciale
griffie hebben de afdelingen vaak grote zelfstandigheid en hebben de afdelings
hoofden nagenoeg autonome taken. Wie heeft nu de dagelijkse leiding c.q. het be
heer over het archief en de registratuur, de secretaris resp. de griffier, of het hoofd
van de afdeling Interne Zaken? Men kan stellen, dat de secretaris en de griffier ju-
[311]
