leiding bij het inventariseren van archieven door niet-archiefambtenaren, indien die
archieven berusten in een niet door een archivaris beheerde archiefbewaarplaats.
Ook deze mijns inziens even ernstige als juiste inbreuk op de gemeentelijke auto
nomie toont des te meer het utilitaire karakter van de taakverdeling tussen de
bestuurslagen aan.
Uiteraard volgen uit mijn verhaal andere consequenties dan uit dat van de gemeen
telijke inspecteurs (hoofdstuk d).
Ernstig bezwaar heb ik tegen de laatste alinea van dit hoofdstuk, waar zij, als ik het
goed begrijp, alle toezicht willen beperken tot het beheer, en dat op de zorg willen af
schaffen; als men problemen in het beheer signaleert, moet men de bestuurlijk
verantwoordelijke instantie kunnen aanspreken, en niet alleen de beheerder, die zich
kan excuseren met 'gebrek aan personeel en/of middelen'. Verder valt onder zorg
ook nog de verantwoordelijkheid voor gebouwen, en dat willen zij juist niet aan het
toezicht onttrekken. Indien de gemeentearchivarissen niet meer door het provin
ciaal toezicht voor de voeten gelopen willen worden, moeten zij niet het archieftoe-
zicht als zodanig uithollen tot toezicht slechts op het beheer, maar integendeel zelf
het gehele toezicht op zich nemen, dus op zorg, waarin beheer mede is begrepen.
Een dergelijk toezicht wordt ook door de algemeen rijksarchivaris en provinciaal
inspecteur binnen de eigen bestuurslaag uitgeoefend. Er is geen principeel bezwaar
tegen om ook de gemeentearchivaris met dit volledige toezicht te belasten, en het
provinciaal toezicht op gemeenten met archivaris in de zin van de wet af te schaf
fen.
Naar aanleiding van het interimrapport van de Commissie nota archiefbeleid heb
ben de colleges van gedeputeerde staten via het Inter Provinciaal Overleg (1PO) bij
brief van 21 mei 1979, nr. IPO 165/79 een toekomstvisie op de organisatie van het
archiefwezen gegeven.
Onder voorwaarde van volledige financiële compensatie verklaren de colleges van
gedeputeerde staten van 11 provincies zich voor een organisatie waarbij de rijksar
chiefdienst (uiteraard uitgezonderd de centrale directie) gedecentraliseerd zou wor
den tot provinciale archiefdiensten en waarbij de gemeenten verplicht zouden wor
den tot benoeming van een gemeente(streek-)archivaris. De consequenties hiervan
voor het provinciale toezicht op de gemeenten etc. uitgeoefend door de provinciaal
inspecteur, liggen voor de hand: er zal een forse vermindering van de taakomvang
plaats hebben, te meer omdat het toezicht op de niet overgebrachte provinciale ar
chieven m.i. bij de provinciaal archivaris zal komen te liggen. Er blijft naar mijn
mening wel ruimte voor een vorm van coördinerend toezicht of consulentschap
voor de archiefdiensten van lagere overheden (dus zowel de provincies als de ge
meenten etc.), zoals dat ook bij andere overheidstaken bestaat.
Tegen volledige afschaffing van alle toezicht pleiten utilitaire of, zo men wil, op
portunistische overwegingen: zo lang de archiefzorg politiek gezien weinig gewicht
in de schaal legt, vooral in de nog vele gemeenten zonder archivaris, is er reden voor
een tamelijk stringent provinciaal toezicht. Voor een toezicht op de provinciale ar
chieven door het rijk bestaat onvoldoende reden. De provincies blijken, in tegen-
[308
stelling tot veel gemeenten, wel in staat te zijn de zaken goed te behartigen. Het be
zwaar dat het eigen bestuurscollege zou moeten worden gecontroleerd bij toeken
ning van het toezicht op de zorg, kan worden ondervangen door een verslaglegging
aan het rechtstreeks gekozen bestuursorgaan, aan welke het college weer verantwoor
ding verschuldigd is. Zo is dat thans in veel provincies geregeld, en het zou dus ook
bij de gemeenten kunnen.
Om dezelfde reden lijkt er veel voor te zeggen, de positie van de algemeen rijks
archivaris als toezichthouder op de rijksorganen te verstevigen, bijvoorbeeld door
dit toezicht in een meer onafhankelijke archief- en informatie-'kamer' onder te
brengen, 'analoog' aan de rekenkamer. Met de inwerkingtreding van de Wet open
baarheid van bestuur wordt ook het doelmatig functioneren van beleidsinformatie
een zaak van meer gewicht, en het lijkt mij dat tegelijk hiermee de controlerende
instellingen aan competentie moeten winnen.
Drs. A. J. M. den Teuling
(provinciaal inspecteur der
archieven in Drenthe)
SUMMARY
Inspection of archives and records in control of administrative authorities
The author, provincial inspector of archives and records in Drenthe, reacts upon the
article in NAB 84 (1979) p. 110-117, written bij four municipal inspectors of ar
chives and records. The subject of both papers is the competency of the inspection
carried out bij archivists on the archives and records, being in control of admini
strative authorities, in general and the competencies of the provincial and munici
pal inspectors in relation to each other.
[309]
