Selectieve vernietiging van financiële administratie van gemeenten
siers en bundels uit het archief zijn tussen die in het archief van Gedeputeerde
Staten terecht gekomen.
De "confidentiële" (zie hierboven A.) en de "kabinetsstukken" (idem B) hebben
1841-1864 naast elkaar bestaan. Tot en met 1843 bestond er een zwaar overwicht
van de eerste groep, daarna waren ze beide even sterk (1844-1850), totdat een
snelle verschrompeling van de eerste groep inzette.
De inhoudelijke verschillen tussen de groepen zijn vaag en vlottend, al kan men
zeggen, dat er vanaf 1844 onder de confidentiële stukken relatief meer waren, die
de betrekkingen met de gemeentebesturen betroffen. De kabinetsstukken waren in
1848 de belangrijkste, gezien de brieven over de toendertijd heersende onrust, die
er zich onder bevinden. Bij tijd en wijle blijkt ook onzekerheid bij de administratie
zelf over de vraag tot welke groep een bepaald stuk behoorde.
A. P. van Nienes
(Slot volgt)
[34]
Naar aanleiding van een wijziging van enkele punten in de Lijst houdende opgaaf
van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven dag
tekenende van na 1850 (vastgesteld in 1948) moeten wij ons artikel NAB 81 p. 297-
322 amenderen, dat wil zeggen, dat wij een nieuwe par. 5.2. (319-320) hebben op
gesteld. Ter toelichting allereerst het volgende.
De wijziging, die verschenen is in de Nederlandse Staatscourant nr. 215 van 3 no
vember 1978 en per 1 november 1978 in werking is getreden, betreft de punten 18
t/m 20 (bijlagen tot de rekening, boekhouding ontvanger, secretarie-registers), 22-
24 (betalingsverkeer), 61 (belastingen), 145, 229 (distributie water en energie) en
321 (schoolgelden).
Tot nog toe kon men al meer vernietigen dan in de lijst was toegestaan, mits men
advies had ingewonnen van de algemeen rijksarchivaris: de vernietiging van bijlagen
tot de rekening kon na 10 jaar plaatsvinden in plaats van na 40 jaar, mits men stuk
ken betreffende openbare werken t/m 1920 bewaarde; kohieren van na 1920 kon
den eveneens na 10 jaar worden vernietigd.
De wijziging van de lijst, die nu van kracht is geworden, betreft allereerst het uit
gangspunt van de vernietigingstermijnen: ging men tot nu toe uit van het jaar van
ontstaan van de stukken, thans geldt voor de belangrijkste stukken als uitgangspunt
het jaar van vaststelling van de rekening door gedeputeerde staten, dus in het
algemeen twee a drie jaar later dan bij de oude regeling.
De termijnen van de bijlagen tot de rekening zijn verkort van 40 tot 10 jaar, die van
de boekhouding van de gemeente-ontvanger van 30 tot 10 jaar, die voor hulpregis-
ters, die niet bij de wet zijn voorgeschreven (bijvoorbeeld het secretarieregister,
voorzover dat niet in de plaats getreden is van het grootboek (zie NAB 81 (1977)
p. 312 onder 3.6.), is gesteld op 1 jaar na vaststelling van de rekening.
Verder zijn de kohieren nu niet meer van vernietiging uitgezonderd; daar zij deel
uitmaken van de bijlagen tot de rekening, is de termijn 10 jaar. De termijn voor de
stukken betreffende de inning van belastingen is verkort van 6 tot 5 jaar, onder de
beperking: minimaal 1 jaar na vaststelling van de rekening door gedeputeerde sta
ten.
Voorts is het standpunt verlaten, dat van vóór 1921 meer stukken bewaard moeten
worden, dan van daarna. Dit standpunt was ingegeven door de overweging, dat men
uit de periode omstreeks de eerste wereldoorlog meer zou moeten bewaren. Dit
"meer" bleek echter te bestaan uit stukken betreffende openbare werken en be-
[35]
