het Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde te Leiden zo bereid
willig was hiertoe drs. F. G. P. Jaquet, hoofd van de afdeling Documentatie Ge
schiedenis Indonesië, aan het project uit te lenen.
Op 1 augustus 1977 werden de werkzaamheden aan het inmiddels naar het hoofd
gebouw overgebrachte archief begonnen. Na een snelle oriëntatie, waarbij van niet
meer dan van gissingen kon worden uitgegaan, zowel wat de benodigde tijd betrof
als wat betrof de aard van de archivalia die we zouden aantreffen, werd als basis
voor de werkzaamheden aangenomen het werken in fasen. Dat wil zeggen: wij zou
den, in concentrische werkgangen werkend, steeds trachten aan het totaal een zo
danige afronding te geven, dat in elk stadium van voltooiing een bruikbaar geheel
zou ontstaan zonder gevaar van terugval in de vroegere chaos. Wegens de kort be
meten beschikbare tijd zouden wij hierbij niet naar volmaaktheid kunnen streven en
moesten de beschrijvingen die we maakten vaak minder nauwkeurig en gedetailleerd
uitvallen dan wel gewenst was.
Dit betekende wel dat voor de eerste fase veel tijd uitgetrokken moest worden, aan
gezien in deze fase de onderdelen meteen zo goed mogelijk beschreven zouden moe
ten worden. Het tijdrovende "later nog eens even nazien" moest koste wat kost ver
meden worden, gezien de enorme hoeveelheid en zou zich moeten beperken tot die
gevallen, waarbij duidelijk in de beschrijving of anderszins fouten waren gemaakt.
Het feitelijk begin van het werk was een ware sprong in het duister. We rangeerden
met lange tafels, voorzagen ons van stofmaskers en lieten de eerste pakken brengen.
De inhoud van elk pak werd nu gesorteerd op herkomst, waarna de inhoud per
onderdeel op fiches beschreven werd. Hierbij werden de afzonderlijke archieven
door middel van een letter op het fiche van elkaar onderscheiden.
De behandelde stukken werden vervolgens met het fiche doorgeschoven naar een
assistent die aan het fiche en aan de daarbij behorende eenheid een, per archief
doorlopend, nummer gaf. Wij hadden het grote geluk dat deze sleutelpositie in het
hele systeem, bij toerbeurt, werd waargenomen door twee medewerkers van het
Arsip die zich vlekkeloos van hun taak gekweten hebben en met groot verantwoor
delijkheidsgevoel steeds als er iets haperde niet rustten voor de storing opgeheven
of de gemaakte fout hersteld was.
Na enige tijd kwamen we tot een opstelling die schematisch als volgt weergegeven
zou kunnen worden. (Zie tekening).
Eind december 1977 kan aan de werkzaamheden in deze eerste fase de laatste
hand gelegd worden. Aan het volijverige en nauwgezette hulppersoneel werd ter
viering van dit feit een kleine maaltijd aangeboden. Er waren 26.000 bundels ge
vormd, beschreven, ingedeeld, vernummerd en verpakt.
In januari begon de tweede fase waarin per archief de fiches nader bekeken werden,
zonodig verbeterd, geüniformeerd en geordend.
Reeds tijdens het werken in de eerste fase rees het vermoeden dat een aantal afzon
derlijk beschreven financiële archieven beter bij elkaar gebracht dienden te worden
en gezamenlijk geinventariseerd. Deze bestanden waren ontstaan ofwel als afdelings
archief dat later zelfstandig was geworden, ofwel als zelfstandig archief ontstaan en
308
het plaatsen der archieven in hun
respectievelijke stellingen
verpakken en etiketteren
nummeren der fiches
en afleggen in de
respectievelijke
fichebakken
sorteren indelen en beschrijven
uitpakken en reinigen
chaos
l 309
