indeling op de U.D.C. De regionale indeling kan d.m.v. door de locale beschrijvers
zelf te kiezen trefwoorden uitgebreid worden. Er wordt verondersteld dat over een
jaar de meest voorkomende onderwerpen aan de orde zijn geweest en er een 'ge-
bruikerslijst' opgesteld is die het onnodig maakt steeds weer in de U.D.C. hand
boeken te moeten zoeken. Bij het maken van de beschrijvingen, wordt er een zo
groot mogelijke vrijheid aan de locale kaartverzamelingen gelaten. Kwesties als
de keuze van het hoofdwoord en het uitslaan van catalogi en fiches kunnen, afge
zien van financiële consequenties, door de locale verzamelingen afwijkend van de
centrale aanpak bepaald worden. Naast de C.C.K. indelingen kunnen ook eigen
indelingen opgenomen worden.
In de periode van 1974 tot 1978 is het de bedoeling dat van de verzameling van oude
en moderne kaarten van het Geografisch Instituut te Utrecht zoveel mogelijk kaar
ten beschreven worden, zodat een databank opgebouwd wordt, waarvan andere
verzamelingen gebruik kunnen maken bij het beschrijven van hun eigen verzame
ling. Dit wordt o.m. mogelijk gemaakt door de beschrijvingselementen met ge
lijkluidende teksten automatisch van andere kaarten over te nemen. Zo hoeft men
voor duplicaten alleen het opbergingsnummer en een code voor de verzameling
met een verwijzing op te geven, waarna de computer dupliceert en de gewenste
uitslagen kan leveren. Ook worden er in deze periode 'Authority Lists' voor namen
van auteurs, uitgevers en titels van series gemaakt omdat deze bij kaarten aanleiding
tot verwarring geven.
Tijdens deze periode zal zoveel mogelijk ervaring opgedaan worden met de samen
werking met andere verzamelingen, als proef voor eventuele technische en organi
satorische problemen, het overwinnen van weerstanden tegen een centraal com
puter systeem en het tegengaan van uiteenlopende ontwikkelingen.
Een probleem waarmee de C.C.K. in 1973 kampte was de grote belangstelling van
kaartbeheerders. Omdat de C.C.K. zich toen nog in een elementaire proefproject
fase bevond, kon er weinig aandacht aan problemen bij het openleggen van kaart
verzamelingen besteed worden, terwijl toch de blijken van belangstelling gehono
reerd moesten worden. Over de organisatievorm en financiering van de C.C.K. na
1977 wordt nog nagedacht. Een gedachte hierover wordt in 1974 verder uitgewerkt.
Het is echter van wederzijds belang dat er ook nu al een goede band tussen kaart
verzamelingen met historisch zowel als modern materiaal op bibliotheken, archieven
en musea bestaat. In 1973 liep de eerste proeffase af, zodat er nu meer dan voor
heen ruimte is om kaartbeheerders bij te staan bij hun problemen rond het open
leggen van hun verzamelingen. Een regelmatig contact is er nu met de kaartbeheer
ders van de Topografische Dienst Delft, het Algemeen Rijksarchief in Den Haag,
de Universiteitsbibliotheek in Leiden, het Koninklijk Instituut voor Land- en Vol
kenkunde in Leiden en de Vereniging 'De Topografisch-historische Atlas'. Deze con
tacten waren door de vakkennis en toewijding van de betrokken kaartbeheerders
zeer nuttig bij het ontwikkelen van het C.C.K.-systeem en leverden zelf een
aantal beschrijvingen voor de databank op. Er doet zich recentelijk een zeer ver
heugende ontwikkeling voor die ook in archiefkringen toegejuicht zal worden.
[64]
Vanuit het Kunsthistorisch Instituut der R.U. Utrecht, afdeling Bouwkunst, is
contact gezocht over de problemen rond het beschrijven van topografische prenten,
zoals die beschreven worden voor de 'Index op de geschiedenis van de Nederlandse
Bouwkunst'.
Op het eerste gezicht lijkt het zeer wel mogelijk in het C.C.K.-systeem ruimte te
scheppen voor de weinige aanpassingen voor prenten. Het was opvallend hoeveel
de los van elkaar opgezette systemen gemeen hebben. De meeste beschrijvingsele
menten kunnen dan ook zonder meer van een C.C.K. codering voorzien worden
hetgeen zeer snel gaat en in de databank ingevoerd worden. Het maken van de
fiches van veel groter formaat dan de catalogus-fiches in bibliotheken levert geen
technische problemen op. Ook kan men er de in archieven zo gewaardeerde foto
van de prent aanhechten. De C.C.K. kent al een speciale rubriek waarin verwezen
wordt naar bijbehorende rapporten en andere archivalia. Bij het omwerken van de
Marc Format for Maps tot een systeem waarmee kaarten naar behoren beschreven
kunnen worden is in feite een procedure voor 'objectbeschrijving' gecreëerd. Deze
aanpassing bestond vnl. uit het invoeren van enige voor kaarten onmisbare onder
werpen en het sorteerbaar maken van bijna al de beschrijvingselementen zoals titel
en gebied. Hoewel het beschrijven van kaarten en topografische prenten t.g.v. ver
schillen in de benodigde vakkennis meestal door verschillende personen uitgevoerd
zal worden, lijkt het verstandig beide afdelingsvormen in één computerbestand
onder te brengen. Hiervoor zijn verschillende redenen. Kaarten en prenten gaan
b.v. via panoramakaarten geleidelijk in elkaar over. In vele kaartverzamelingen,
waaronder de historisch-topografische atlassen zijn zowel kaarten als topografische
prenten aanwezig. Wel moeten kaarten en prenten natuurlijk afzonderlijk indentifi-
ceerbaar zijn, waarin technisch al voorzien is. De samenwerking heeft ook het nut
tige bijeffect dat de contacten zullen leiden tot meer aandacht voor de kunsthisto
rische inhoud van kaarten enerzijds en de ruimtelijke aspecten van de prenten ander
zijds.
Het bureau C.C.K. ontleent zijn waarde vnl. aan zijn eigen specialisatie: het open
leggen van kaartverzamelingen. De op het bureau werkzame personen zijn alleen
geschoold in het beschrijven van moderne en historische kaarten. De met kaarten
zeer verwante media als luchtfoto's, topografische prenten, kadastrale plans, ter-
restrische foto's, e.d. genieten belangstelling, voorzover ze de aandacht niet te
veel van de kaart afleiden. In hoeverre de C.C.K. andere topografische documenten
dan kaarten zal bestrijken zal ook van een groot deel afhangen van de inbreng van
potentiële deelnemers met een eigen belangstelling. Vanzelfsprekend spelen ook de
algemene ontwikkelingen op het gebied van de automatisatie van informatie-ver-
strekkende media in binnen- en buitenland een rol. Er zal meer ruimte voor samen
werking zijn, naarmate de documenten sterker aan kaarten verwant zijn, en de ge
richtheid van de documentalist meer die van de kaartbeheerder benadert. Een ieder
die meer van de C.C.K. wil weten wordt uitgenodigd om contact op te nemen met de
projectleider, dhr. H. J. A. Homan, hoofd bureau C.C.K., p/a Geografisch Instituut,
Transitorium II, Heidelberglaan 2, te Utrecht. Telefonisch te bereiken op toestel
531382.
[65]
