zekere zin bijeen. Alle behandelen ze de indeling 'Algemeen-Bijzonder', die in onze
inventarissen zo'n grote, feitelijk een al te grote rol speelt. Weliswaar worden in
de 7de stelling de woorden 'Algemeen' en 'Bijzonder' niet genoemd, maar dat heeft
de bedoeling er eens te meer voor te waarschuwen die indeling niet te gebruiken
voor archieven, waarop ze niet van toepassing is.
Ik moet bekennen, dat het mij wel aan zou staan, wanneer de indeling 'Algemeen-
Bijzonder' voor de eerstkomende jaren tijdelijk dus zou worden verboden. Ik
ben ervan overtuigd, dat we dan betere archiefinventarissen zouden krijgen. Een
onjuist gebruik van de term 'Algemeen' zou hiermee voorkomen zijn. Natuurlijk
zou een gepast gebruik van de indeling 'Algemeen-Bijzonder' evenzeer onmogelijk
worden, maar ik maak me sterk, dat voor die gevallen wel een andere, redelijke
oplossing te vinden zou zijn. Hoedt U voor de indeling 'Algemeen-Bijzonder'! Dit
is de waarschuwing, die ik U in elk geval zou willen meegeven, want als U hierbij
niet op Uw hoede bent, dan past U deze indeling tien tegen één toe op een manier,
die niet door de beugel kan.
Het spreekt vanzelf, dat de logica ook in acht moet worden genomen bij de beschrij
ving van afzonderlijke stukken. Daar men in de inventaris concrete stukken be
schrijft, dienen deze zoveel mogelijk met concrete termen te worden aangeduid.
Benoeming van A. van Dam tot rentmeester is fout. Het moet zijn akte van
benoeming. Onthutsend is, dat het doodgewone Nederlandse woord 'brief' bij de
jongere generatie in vergetelheid schijnt te raken. Althans: velen gebruiken het niet
meer in gevallen, waarin het gebruikt zou moeten worden, en vervangen het door de
term correspondentie'. Correspondentie betekent: briefwisseling, maar in een ar
chiefinventaris gaat het nu eenmaal niet om de briefwisseling tussen de gebroeders
Van Dam, maar om de tussen hen gewisselde brieven, die tastbaar in het archief
voorhanden zijn. Het gebruik van abstracte termen voor concrete stukken heeft
helaas zeer wijd om zich heen gegrepen.
Ik trof wel eens in een inventaris aan: niet nader te omschrijven stukken of wel
stukken waarvan de betekenis niet is vast te stellen. Dit kan niet door de beugel.
Het is uiteraard de taak van de archivaris nu juist wel zijn stukken nader te om
schrijven en er de betekenis van vast te stellen. Bevindt hij zich werkelijk in de
onmogelijkheid dit te doen, dan moet hij de reden opgeven bijv.: door vocht onlees
baar geworden stukken.
Het feit, dat een stuk de vorm van een afschrift heeft, is zo essentieel, dat men het
in de beschrijving dient op te nemen, niet in een N.B. te vermelden. Evenmin mag
men een enkel stuk beschrijven en dan toevoegen: N.B. met retroacta. Ook die
retroacta behoren in de beschrijving te worden opgenomen, hun aantal bovendien
in het totale aantal stukken te worden verwerkt.
Eigenlijk zijn de desbetreffende stellingen 9 en 10 zo vanzelfsprekend, dat ze U
volkomen duidelijk zullen zijn. Ik heb ze niettemin opgenomen, omdat hiertegen
toch nog altijd fouten worden gemaakt.
332]
Stukken, die men in een archief aantreft zonder dat ze daar eigenlijk in behoren,
stellen de bewerker van de inventaris voor een probleem. Wat moet men er mee
aan? Zulke stukken vereisen naar mijn overtuiging een aparte behandeling. Men
kan ze, als men onvoldoende reden heeft ze uit het archief te verwijderen, aan het
eind van de inventaris opnemen in een aparte rubriek. Op zijn minst hebben ze
enige toelichting nodig. Wie in een kloosterarchief een akte aantreft inzake ver
koop van land door het klooster aan een particulier, mag die niet zonder nadere
verklaring in zijn inventaris opnemen. Die verklaring kan bijv. luiden: N.B. de ver
koop is mogelijk niet doorgegaan. In het archief van de directie van een gemeen
telijk ziekenhuis behoren geen brieven gericht aan Burgemeester en Wethouders.
Zijn die toch aanwezig, dan kan men bijv. in een N.B. opmerken, dat Burgemeester
en Wethouders de bedoelde brieven vermoedelijk aan de directie van het zieken
huis om advies hebben doen toekomen.
Ambtelijke stukken behoren niet in een particulier archief en vereisen ook, als men
ze er toch in aantreft, een aparte behandeling. Hun beste plaats is in een aanhangsel
achterin. Ze kunnen dan, als de particuliere eigenaar er toestemming voor geeft,
gemakkelijk uit het archief worden verwijderd en teruggebracht in het overheids
archief, waaruit ze afkomstig zijn. Hierbij dient men terdege te beseffen, wat men
onder een ambtelijk stuk heeft te verstaan. De akte, waarbij C. Vriend tot burge
meester wordt benoemd, is geen ambtelijk stuk, maar een particulier stuk betreffen
de 's mans ambtelijke loopbaan. Een brief door de burgemeester van de Commis
saris der Koningin ontvangen over een provinciale subsidie voor het gemeentelijke
zwembad is uit de aard der zaak een ambtelijk stuk. Dit onderscheid wordt nog
wel eens uit het oog verloren.
Ik verwijs U ter zake naar mijn 11de stelling, die na mijn toelichting, naar ik hoop,
duidelijk is.
Familie-archieven en andere archieven van particuliere aard ontmoeten bij degene,
die ze te bewerken krijgt, vaak weinig begrip. Zij dienen als archieven te worden
opgevat, niet als collectie. Hierover behoort m.i. geen twijfel te bestaan. Dr. W. J.
Formsma heeft onlangs terecht geschreven: 'Een persoon kan brieven ontvangen
en opmaken, hij voert een financiële administratie enz. en vormt zo een persoonlijk
archief, dat zich onderscheidt van de historische verzameling, die hij aanlegt of
zijn bibliotheek'2.
Een familie-archief vormt een combinatie van persoonlijke archieven, d.w.z. van
archieven van personen, die tot één familie behoren. Vaak zal men in een particu
lier archief verzamelde stukken aantreffen, die niet kunnen worden aangemerkt
als archiefstukken in de strikte zin van het woord. Ze behoeven geen probleem te
vormen, als men in zo'n particulier archief de archiefstukken in engere zin en de
verzamelde stukken maar streng van elkaar scheidt. Het eigenlijke archief behoort
2 W. J. Formsma 'Het inventariseren van archieven' in 'Nederlands Archievenblad'
77e jaargang 1973; blz. 43.
333
