zijn. De trefwoorden worden elk op een apart fiche bovenaan herhaald. Het voor
deel van het systeem van het vermenigvuldigen van het 'eerste' fiche met het regest
is, dat men een bepaald gegeven op een fiche nooit op zichzelf ziet staan, maar
steeds in het verband van de gehele akte, zodat men meestal aan de hand van een
fiche kan zien welke akte men nodig heeft, hetgeen ten dele het raadplegen van de
originele stukken voorkomt en heel wat gesjouw en tijd uitspaart. Bij vele typen van
akten, bijv. een attestatie, moet men het aan de vervaardiger van het fiche overlaten,
dat de wezenlijke inhoud van de akte juist wordt genoteerd, maar bij verscheidene
typen van akten, waarin steeds dezelfde soort gegevens voorkomen, wordt gewerkt
met een vaste indeling van het fiche. Dit is het geval bij boedelscheidingen, be
vrachtingscontracten, dienstcontracten, wisselprotesten, bodemerij of zeeassurantie,
obligaties, oprichting van compagnieschappen en transporten van huizen en schepen.
Natuurlijk moet altijd ruimte overblijven voor het noteren van bijzonderheden. Ook
de vrije keuze van trefwoorden kan men voor een groot deel ten behoeve van de
uniformiteit door een alfabetische thesaurus van zakentrefwoorden aan banden
leggen. Een proeve van zo n thesaurus is onlangs op het Amsterdamse gemeente
archief samengesteld aan de hand van reeds bestaande fiches van notariële akten
in Amsterdam en op het Rijksarchief te Haarlem, waarbij de zaken zo nodig zijn
toegelicht met behulp van allerlei woordenboeken en van bronnenuitgaven met
woordenlijsten, hetgeen het steeds weer opnieuw opzoeken van vreemde woorden
door de indiceerder voorkomt. Ondanks alles is echter subjectiviteit ten aanzien
van wat men indiceert en de keuze van trefwoorden niet geheel te voorkomen. Op
het gebied van beroepen en zaken wordt bovendien alléén datgene als trefwoord
aangegeven wat werkelijke informatie over het beroep of de zaak geeft, of wat bij
zonder is, dus bijv. niet terloops vermelde beroepen, maar wel handelswaren in een
bevrachtingscontract. Deze beperkingen zijn subjectief, maar noodzakelijk, als men
met grote hoeveelheden archiefbescheiden te maken heeft en men wil voorkomen
dat de zaak tè grote omvang gaat krijgen.
Wanneer nu de fiches geheel gereed zijn, worden ze ondergebracht in het rubrieken
systeem, waarvan de hoofdrubrieken zijn: 1. persoonsnamen (genoteerd in de
schrijfwijze van het stuk, met voorkeur voor een eventuele handtekening); 2. bin
nen- en buitenlandse aardrijkskundige namen; 3. zaken en beroepen. Een voor
beeld van onderrubricering: bij de buitenlandse aardrijkskundige namen komt na
tuurlijk Engeland voor, onderverdeeld in 'algemeen' en plaatsnamen, zoals Londen,
waaronder weer gerangschikt worden trefwoorden als koopman, route Londen,
schipper, wisselprotest, etc. In de zakenindex, waaronder bijv. ook de huisnamen
vallen, vindt men verwijzing van bijv. allerlei soorten hout, textiel, verfstoffen of
granen naar deze verzamelbegrippen, zodat iemand die iets wil weten over textiel
allerlei soorten als borat, fulp en bombazijn bij elkaar vindt ondergebracht onder de
rubriek textiel.
In mijn syllabus aangaande deze voordracht heb ik melding gemaakt van het tus
sentijds verslag van de Commissie IV uit de Arfchiefraad, de Commissie ontsluiting
notariële archieven 1843-1895, welk verslag eind 1972 werd toegezonden aan de be-
356
heerders van rijks- en gemeentelijke archiefbewaarplaatsen waarin notariële ar
chiefbescheiden van na 1811 berusten. Deze commissie heeft het systeem van het
vermenigvuldigen van het 'eerste' fiche met een regest, met een vaste indeling voor
bepaalde typen akten, terecht overgenomen. Door middel van gestandariseerde uit
treksels wordt rekening gehouden met mogelijke automatische verwerking in de
toekomst. Aan de hand van de rubrieken of posities van deze uittreksels worden de
trefwoorden gevormd, waaronder de fiches in een rubriekensysteem, waaraan nog
wordt gesleuteld, worden ondergebracht. Een groot bezwaar dat echter aan het voor
stel van deze commissie kleeft, is het beste door middel van een voorbeeld aan te
geven. Zeven verkopers verkopen een huis een niet denkbeeldig aantal, denk aan
erfgenamen en moeten alle zeven worden ondergebracht onder de rubriek 'ver
kopers van een uittreksel, waar zij van elkaar worden onderscheiden door letters
tussen haakjes achter elke naam. Stel dat zij ieder in de akte worden vermeld met
hun beroep, woonplaats en echtgeno(o)t(e); deze gegevens mogen niet achter el
kaar achter elke verkoper worden genoteerd, zoals het ook in de akte staat, maar
alle apart in hun eigen rubriek, hetgeen veel plaatsruimte op een fiche vergt. De
zeven beroepen, woonplaatsen en vrouwen van de zeven verkopers worden aldaar
onderscheiden door herhaling van de letters van de verkopers. Dit spel herhaalt
zich bij de koper(s) en lasthebber(s). Deze vorm van analyse komt eveneens voor
bij de boedelscheiding: erflater, gerechtigde(n), lasthebber(s), executeur(s), kortom
bij alle ca. 25 veel voorkomende soorten akten. Op het modelfiche voor elk type
akte, zo stelt de commissie voor, vindt men de vaste rubrieken, elk voorzien van een
vast nummer, voorgedrukt. Wanneer iemand nu een uittreksel gaat maken, doet hij
dit op een fiche waarop slechts de aanduiding van de soort akte staat voorgedrukt;
hij noteert hierop niet rubriekaanduidingen als verkoper, beroep, koopsom, huis
naam etc., maar 1, 2, 29, 38 etc. De vervaardiger van de fiches moet dus steeds het
model raadplegen en de akte herhaaldelijk teruglezen, terwijl het geheel een ont
stellende uitzoekerij met vele vergissingsmogelijkheden betekent, voor vervaardiger
èn gebruiker van de uittreksels. Men dient zich ervan op de hoogte te stellen of
deze vorm van analyse beslist noodzakelijk is voor computerbewerking in de verre
toekomst. Voorlopig, en voorlopig duurt meestal zeer lang, zullen de uittreksels wel
op de traditionele wijze worden gebruikt, en met dit gebruik dient men rekening te
houden.
Een ander bezwaar is, dat de commissie tot taak heeft het opstellen van uniforme
regels voor het gehele land. Het karakter van de notariële archieven zal namelijk
bijv. in Amsterdam anders zijn dan in Assen; maar ook de aanwezigheid en de
kwaliteit van andere bronnen zou bepalend moeten zijn voor de keuze tussen wat
men indiceren gaat en wat men eventueel achterwege kan laten, gezien de hoeveel
heid materiaal en de beschikbare mankracht en tijd. Het hele karwei moet overigens
binnen 'redelijke' tijd worden geklaard wat redelijk is staat ter beoordeling van
de rijksarchivarissen, vindt de commissie.
Een ander indiceringsproject in Amsterdam was het is nl. voltooid, na ca. 15 jaar
werk het klapperen van de ruim 1000 doop-, ondertrouw- en begraafboeken van
357
