De praktijk van het indiceren, door drs. P. H. J. van der Laan
Aandachtige toehoorders, onder wie de buitenlandse collegae Booms, Stehkcimper
en Wijffels.
24
In de inleiding op de inventaris moeten tenminste de volgende onderdelen voor
komen:
a geschiedenis van de archiefvormende instantie,
b geschiedenis van het archief
c verantwoording van de inventarisatie.
Het is te betreuren dat m.n. behandeling van onderdeel c vaak achterwege blijft:
zodoende kan men niet uitmaken of er enige oude orde aanwezig was, nog min
der of die orde al dan niet gehandhaafd kon worden.
Men kan de middelen, die naast de eigenlijke inventaris (inleiding, inventaris,
regestenlijst van oorkonden, regestenlijst van brieven, lijst van kaarten, index,
inhoudsopgave), archivalia nader toegankelijk maken, in een schema onder
brengen.
Toen mij werd gevraagd om hier te spreken over indiceren, was mijn eerste reactie
enigszins afwijzend. Als men immers theoretisch over dit onderwerp gaat spreken,
en dan vooral over zaakindicering, want daar liggen de problemen, komt men niet
om onderwerpen heen als begripsvorming, begripsbepaling en klassificatieleer, on
derwerpen waarin ik bepaald geen specialist ben en waarover U nu ook niets van
mij zult vernemen. Waarmee ik niet wil zeggen, dat ze voor ons onbelangrijk
zouden zijn. Mijn tweede reactie was aanvaardend, want het bleek dat ik vooral was
uitgekozen om als vertegenwoordiger van de Gemeentelijke Archiefdienst van
Amsterdam te spreken over de ervaring, die op dit gemeentearchief met indicerings-
projecten is opgedaan, hetgeen mijn taak aanzienlijk kon verlichten,
In mijn als inleiding bij deze voordracht over de praktijk van het indiceren be
doelde syllabus, die U werd toegestuurd, maakte ik in de eerste plaats onderscheid
tussen een index op een inventaris en een op een archiefbestanddeel of een geheel
archief. Mijn verhaal zal voornamelijk gaan over laatstgenoemde index, maar eerst
wil ik enige opmerkingen maken betreffende de index bij een inventaris.
Algemeen vinden we in inventarissen, al of niet voorzien van regestenlijsten, in
dices op persoons- en plaatsnamen. Drie punten zou ik hierbij in overweging wil
len geven. Vooreerst: het verdient aanbeveling om de persoons- en plaatsnamen
in een index op te nemen. Hierdoor lost men vanzelf het probleem op of 'Harder
wijk' in de persoonsnaam 'Jan van Harderwijk' in de ene of in de andere index
thuishoort. Bovendien heeft men op deze wijze alle verwijzingen naar een plaats
naam bijeen, waardoor bijv. de oudste vermelding van een toponiem direct blijkt.
Ten tweede: het komt mij overbodig voor om in een index bij een inventaris op te
nemen alle spellingsvarianten van voornamen, zoals deze in de beschrijvingen en
regesten voorkomen; de plaatsen waarnaar men verwijst heeft men immers dade
lijk bij de hand. Waarom zou men niet 'Adaem', Jacop', 'Pouwels' en 'Symon' een
voudig vermelden als 'Adam', 'Jacob', 'Paulus' en 'Simon', dus genormaliseerd, des
noods met de belangrijkste varianten tussen haken achter de eerste vermelding van
de naam, die dan vervolgens wordt aangehaald. Iemand die zoekt naar een Gijsbert
Jacobsz. zal het voorkomen van de variant 'Ghijsebrecht Jacopssoen' meestal niet
in eerste instantie van belang vinden. Het alfabetiseren van de voornamen op de
in de regestenlijst meest voorkomende spelwijze, zoals de Handleiding in 82 aan-
353
