Kernpunten uit de lezing van de heer Mentink
Litt. voor 11III, Manuelp. 281293.
WZweers, De functies van cle wetenschappelijke bibliotheek.
Maatschappijuniversiteit en het beheersen van wetenschappelijke informatie,
in: Intermediair, 8e jg. 14 (7 april 1972) 13.
L. Velthoven, Organisatie van informatieverzamelingen, in:
Intermediair, 8e jg. 2 (14 januari 1972) 7, 11.
1 Het werkt verhelderend inventariseren te onderscheiden in:
a ordenen,
b beschrijven,
c ineenzetten van de inventaris.
2 De Handleiding en de inleidingen op archiefinventarissen vatten onder ordenen
al die voorbereidende werkzaamheden samen die niet tot het beschrijven van
enig fiche leiden.
3 In een archiefinventaris beschrijven we archiefstukken, géén handelingen of
voorwerpen.
4 Bij het aangeven van de redactionele vorm van een stuk meten we ons grote
vrijheid aan: we vragen ons te weinig af of de aanduiding: 'acte van 'acte
waarbij al dan niet kan vervallen.
5 De term stuk (enkelvoud) als aanduiding van de redactionele vorm is te vaag
om te voldoen: het komt in Nederlandse archiefinventarissen zelden voor; zulks
in tegenstelling tot Franstalige.
6 Het gezichtspunt van waaruit we beschrijven dient steeds het archief te zijn
waartoe het te beschrijven archiefstuk behoort.
7 Hetzelfde stuk wordt daarom in archief x anders beschreven dan in archief ij.
8 De weergave van de 'inhoud' van een stuk zien we in Nederlandse archiefin
ventarissen verschillend uitgewerkt. Op dit gebied zijn geen dwingende regels
te geven; men houde zich echter binnen één archief strict aan dezelfde uit
werking.
350]
9 Men onderscheide scherp tussen de jaren waarover een archiefstuk handelt en
het jaar van vastlegging van de handeling; vallen 'actum' en 'datum' in het
zelfde jaar dan geldt de implicietheidsregel.
10 Bij de datering van het regest geeft men op: jaar, maand en dag; die volgorde
vermijde men in inventarissen en publicaties.
11 Er zijn termen die w.i.w. bij het mondeling benoemen van archivalia worden
gebruikt maar in de schriftelijke inventaris niet worden toegepast: reeks, serie,
grosse. De laatste term t.g.v. de implicietheidsregel.
12 Men zou naast de bestaande omschrijvingen van de uiterlijke vorm kunnen
gebruiken:
a 1 verbroken lias,
b 1 pak (geliasseerd geweest)
In geval a gaat het om een actieve ingreep van de inventarisator.
In geval b gaat het om een passieve constatering achteraf.
13 Stukken uit 19e en 20e eeuwse administraties kan men pas goed beschrijven
wanneer men zich in het raderwerk van die administratie heeft ingewerkt en
de volgorde van verschijning in de administratie op het spoor is gekomen; dat
geldt in het bijzonder voor stukken uit 19e en 20e eeuwse financiële administra
ties.
14 Formaliseren is afzien van de inhoud om de samenhang tussen de samenstel
lende onderdelen op het spoor te komen' (van Peursen).
15 Inventariseren, speciaal onderdeel b en c, valt precies onder deze omschrijving.
16 De inventaris heeft daardoor natuurlijke grenzen.
17 In Frankrijk is inventariseren door sterk uniforme ordeningsschema's gebon
den; in Nederland komt het andere einde in zicht.
18 Men kan in 19e en 20e eeuwse archieven 'structuur' onderkennen, gevormd
ingevolge een of ander registratuurstelsel.
19 De meerderheid van de archieven van vóór 1795 echter vertoont, door welke
oorzaak ook, geen of weinig 'oude orde'.
20 De vergelijking van inleiding en vooral indeling van een aantal inventarissen
van soortgelijke archieven kan o.a. daarom verhelderend werken.
21 Het hoge vernietigingspercentage uit sommige jonge archieven kan leiden in
de richting van het Pertinenzprinzip.
22 T.z.t. te vernietigen archivalia neemt men niet in de inventaris op.
[351
