Beschrijven
Als we overgaan tot de beschrijving van de onderdelen dan volg ik de, voor be
ginners didactisch meest doelmatig gebleken, methode nl. van onderdeel naar totaal,
van stuk naar serie.
Het spreekt, zoals gezegd, vanzelf dat deze methode enkel doelmatig is wanneer men
in theorie de eerste beginselen van het beschrijven poogt bij te brengen aan een be
ginneling. Toch zal ik die methode ook hier volgen omdat gebleken is dat veel
voorkomende fouten van deze beginnelingen zich ook bij volleerde collega's niet
zelden voordoen!
De eerste opmerking dan: we beschrijven archiefstukken, géén handelingen (zoals
in een regest) of voorwerpen. Geen handelingen zoals b.v. vrijgeleide van
oproep van belofte van Geen voorwerpen zoals b.v. piano van col
lectegelden, geïnd door We zien ook nogal eens dat beschrijvingen in een in
ventaris en (elementen uit) regestbeschrijvingen4 dooreengehaald worden. De aan
hef 'acte, waarbij tendeert trouwens al enigszins in de richting van een regest.
Het theoretisch model voor de beschrijving van een stuk volgend redactionele
vorm, 'inhoud', datering, ontwikkelingsstadium, uiterlijke vorm kom ik eerst tot
de redactionele vorm. Bij het aangeven van de redactionele vorm van het stuk meten
we ons grote vrijheid aan: we vragen ons te weinig af of de aanduiding: 'acte van
'acte, waarbijal dan niet kan vervallen. De 'terminologie' somt een aantal
termen op; dat werkt ongewild in de hand dat men aanneemt dat de in ge
noemd werk voorkomende termen gecodificeerd zijn en andere niet. Het spraak
gebruik van de nederlandse archivaris heeft er echter een aantal termen aan toege
voegd (testament b.v.). Het zou wenselijk kunnen zijn ook dat spraakgebruik te
codificeren.
Er zijn daarnaast veel termen die, zonder veel nadenken, als redactionele vorm ge
bruikt worden. Soms gaat het, zoals al opgemerkt, om handelingen: b.v. verzoek
i.p.v. verzoekschrift.
De vraag waarom wij ons over deze soort zaken weinig vragen stellen ligt m.i. mede
aan het feit dat het in ónze kring tot op heden niet tot systematische bestudering
van de diplomatiek van de nieuwe en nieuwste tijd (1500 e.v.j.) is gekomen. Even
wel, er zijn in het buitenland, m.n. in Duitsland 5 en in ons eigen land, m.n. in de
kring van de N.V.B.A.,6 zeer goede aanzetten daartoe voorhanden.
Toch staan we er ten opzichte van de franstalige terminologie veel beter voor; bij
ons doet bv. 'stuk houdende het niet: we kunnen altijd wel nader specificeren!
'Pièce concernantdoet het blijkbaar wel.
4 S. Muller Fz., J. A. Feith en R. Fruin Th. Az., Handleiding voor het ordenen en be
schrijven van archieven, tweede druk, Groningen 1920, 72-§ 81, vooral 76.
J. L. van der Gouw c.s., Nederlandse Archiefterminologie, Zwolle 1962, no. 105-106.
5 Heinrich Otto Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen
1969, pag. 130-212: Systematische Aktenkunde, p. 213-256: Analytische Aktenkunde,
p. 257-285: Genetische Aktenkunde.
0 (A. van Giessel), Beschrijven, z.p. (1973).
340]
Vervolgens: het gezichtspunt van waaruit we beschrijven dient steeds het archief te
zijn waartoe het te beschrijven archiefstuk behoort. Het uit het oog verliezen van dit
punt roept minder juiste beschrijvingen op: in archief a: 'Toegezonden stukken
i.p.v. 'Ingekomen stukken in archief b: 'Ingekomen rekestmet ap-
pointement (afschrift)i.p.v. 'Appointement op het rekest van (afschrift).
Vanwege dat gezichtspunt wordt soms hetzelfde stuk in archief x anders beschreven
dan in archief ij: bv. een tolprivilege voor een aantal steden.
Dan: de weergave van de 'inhoud' van een stuk zien we in nederlandse archiefinven
tarissen verschillend uitgewerkt. Op dit gebied zijn geen dwingende regels te geven;
er is echter een minimum-beschrijving: Wil men andere inhoudselementen toevoegen
dan zij men in een inventaris consequent in de uitwerking.
Bv. Akte van overdracht van (een stuk onroerend goed), door x aan ij, ten oosten
ten westen tegenover gehetenenz., 1550. 1 stuk.
Vervolgens: men onderscheide scherp tussen de jaren waarover een archiefstuk
handelt en het jaar van vastlegging van de handeling; vallen 'actum' en 'datum' in
hetzelfde jaar dan geldt de implicietheidsregel.
Bv. Lijst van te x gedoopte onwettige kinderen in de jaren 1705-1707, opgemaakt
1709. 1 stuk.
Concept van een instructie voor de Raad van State, 1577. 1 katern.
Dan: bij de datering van het regest geeft men op: jaar, maand en dag; die volgorde
vermijde men in inventarissen en publicaties.
Bv. 1430 maart 7 (regest); in inventaris en publicatie: 7 maart 1430.
Vervolgens: er zijn termen die w.i.w. bij het mondeling benoemen van archivalia
worden gebruikt maar in de schriftelijke inventaris niet worden toegepast: reeks,
serie, grosse. De laatste term t.g.v. de implicietheidsregel. De termen reeks, serie
en grosse komen wel in de inleiding van een inventaris of in een N.B. voor.
Dan: men zou naast de bestaande omschrijvingen van de uiterlijke vorm kunnen
gebruiken:
a 1 verbroken lias,
b 1 pak (geliasseerd geweest).
In geval a gaat het om een actieve ingreep van de inventarisator. In geval b gaat
het om een passieve constatering achteraf.
Het feit dat de uiterlijke vorm een lias is geweest is bv. van belang voor de archief
vorming: men late dat feit uit iets blijken.
Voor serie archieven uit de 17e-20e eeuw geldt dat men met beschrijving van het
enkele stuk weinig ver komt. Bij series moet men eer letten op onderlinge verhouding
tussen de series:
1 blijven ze parallel lopen? Anders gezegd: blijft het karakter van de serie gelijk?
Dat karakter kan bv. veranderen van minuut naar afschrift; van registers hou-
[341]
