Inventariseren een moeilijk vak? door drs. G. J. Mentink
We hebben de vraag te beantwoorden of inventariseren van archieven een moeilijk
vak is. Uit hetgeen volgt moge blijken dat mijn antwoord op die vraag bevestigend
zal zijn.*
Wat is nl. het geval? We hebben niet enkel te doen met een specialistisch vak: als
zodanig, als bezigheid van een specialist, is ons vak per definitie technisch moeilijk.
We hebben echter bovendien te doen met een vak waarin de praktijk gelukkig!
een grote rol speelt. De extra moeilijkheid die daarbij opduikt is dat praktici geneigd
zijn theoretische en systematische reflexie opzij te zetten, ja zelfs soms bewust te
minachten.
Dat laatste leidt ertoe dat binnen ons vak een tè grote mate van verscheidenheid
kan groeien die onze klanten gebruikers van archiefinventarissen inderdaad
niet zelden verwart. Die 'klacht van buiten' moet ons ertoe zetten te trachten orde
op zaken te stellen; in een openbaar overheidsarchiefwezen behoort de vraag van
de klant groot gewicht in de schaal te werpen.
We doen er goed aan onze hoofdzaak: 'inventariseren' nader te bezien. Ik zal daar
bij voor juist begrip en perspectief enige preliminaire kwesties moeten behandelen.
Mentor en docent aan de rijksarchiefschool (in het ordenen en beschrijven van ar
chieven met inbegrip van de registratuurgeschiedenis) is een dubbelfunctie die licht
tot de vraag uwerzijds als tot de overweging mijnerzijds kan leiden tegen welke
achtergronden en in welke hoedanigheid de inhoud van het volgende tekst moet
worden aangehoord c.q. uitgesproken. Ik stel er, als bijdrage tot dat juiste perspec
tief, prijs op te verklaren hier in de allereerste plaats te spreken als mentor; het is
echter duidelijk dat ervaringen, als mentor en als docent met beginnende collega's
opgedaan, niet hemelsbreed van elkaar kunnen verschillen.
Vervolgens zij gesteld dat uiteraard bij lange na niet alle 'stof' die men met begin
nende collega's pleegt te behandelen ook hier, deze middag, weer ter sprake ge
bracht zal, noch kan worden: veel moet eenvoudig bekend worden verondersteld.
Mijn dank gaat uit naar drs. J. Fox en mr. F. C. J. Ketelaar die het manuscript van
enkele nuttige op- en aanmerkingen voorzagen. Bij de voorbereiding heb ik voor het on
derdeel 'beschrijven' tevens dankbaar gebruik kunnen maken van: E. P. de Booy, H. Bor-
dewijk, G. J. Mentink, Leidraad bij de lessen in het ordenen en beschrijven van archieven
1973-1974. Uitgave Rijks-Archiefschool 1973.
338
Enkele moeilijkheden die zowel bij beginners als bij 'volleerden' plegen voor te
komen, moeten de revue passeren.
Tenslotte zij nog op twee zaken de aandacht gevestigd. We spreken hier niet over
de z.g. open inventaris Niet omdat die zaak niet belangrijk of belangwekkend
genoeg voor ons is noch omdat er nergens over nagedacht is het tegendeel is
waar! 1 maar eenvoudig om niet alles ineens, hier en nu, te moeten behandelen.
Om diezelfde reden is weinig buitenlandse literatuur aangehaald of verwerkt. Ove
rigens zou het zeer de moeite waard zijn die confrontatie eens opzettelijk aan te
durven. M.i. zouden we dan tot verbazingwekkende conclusies komen.
Om nu onmiddellijk inzicht in de indeling van mijn voordracht te geven: inven
tariseren kan men onderscheiden in: 1. ordenen, 2. beschrijven en 3. ineenzetten van
de inventaris.2
Kernpunt 2 gaat over ordenen, de kernpunten 3-13 over beschrijven, punt 14-24
over ineenzetten van de inventaris, terwijl punt 25 iets meedeelt over middelen
waarmee men archivalia nader toegankelijk kan maken.
Ordenen
Ordenen en beschrijven 2 zo ook luidt de aanhef van de Handleiding; niet
beschrijven en ordenen! En terecht, want die Handleiding vat onder ordenen speci
fieke handelingen samen die aan het beschrijven voorafgaan:
bv. 1 materiaal scheiden van archieven onderling;
2 afscheiden van vreemde stukken;
3 invoegen van afgedwaalde stukken;
4 bepalen van begin en einde van het te inventariseren archief;
5 bijeenbrengen van de onderdelen van het archief in één bewaarplaats en in
die bewaarplaats zelf bijeen.
In inleidingen op archief inventarissen vindt men nog een aantal andere elementen
die onder dit begrip ordenen gevat kunnen worden.
Al dit soort voorbereidende werkzaamheden leiden niet tot het vervaardigen van
een fiche zoals bij beschrijving van archiefbescheiden tepas komt.
1 In de kring van de nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen (N.V.B.A.) wordt
daarover degelijk nagedacht.
2 De volgorde is in feite ingewikkelder dan hier weergegeven:
a voorlopig ordenen,
b voorlopig beschrijven,
c ineenzetten van de inventaris: definitief beschrijven1.
definitief ordenen2.
1 bv. rechttrekken van de enkele beschrijving; samenvoegen van beschrijvingen.
2 bv. vaststelling van inleiding en indeling van de inventaris; materieel ordenen.
Het verdient bijzondere aandacht dat 'het ineenzetten van den inventaris' niet in de
hoofdtitel van de Handleiding is opgenomen maar als titel van het vierde hoofdstuk ver
schijnt (Handl., p. 88-114).
339
