gebruikers gemaakt worden; de gegevens dienen te worden geformaliseerd en ver
volgens te worden overgebracht in een voor machines leesbaar schrift (morse
tekens, ponskaarten, magnetische banden). Op magnetische banden, die uitwisbaar
zijn, worden 5.000-10.000 bladzijden tekst opgenomen in de vorm van 10-20 mil
joen tekens. De output wordt geproduceerd op papier, op microfilm (10.000 X
sneller) of op platen. Uit veiligheidsoverwegingen worden kopieën bewaard in de
volgorde grootvader-vader-zoon. Door middel van opslag in de computer ontstaat
een data-bank, waarbij gebruik gemaakt wordt van een thesaurus (trefwoorden
verzameling). De opgeslagen gegevens kunnen op afstand worden afgelezen via
een terminal.
In de praktijk komen thans naast individuele gegevens vooral massale en statis
tische gegevens in aanmerking voor verwerking. De spreker bepleitte inspraak van
de archivaris bij het ontwerpen van computersystemen ten behoeve van de docu
mentatie en informatie bij de administratie. In de naaste toekomst zag hij een
grootse ontwikkeling, in het bijzonder van de mogelijkheid van gebruik der gege
vens door middel van een terminal. Het onderwijs zal er steeds meer profijt van
hebben.
De volgende spreker, dr. Horst Romeyk (Staatsarchiv Düsseldorf), die de over
name van het computermateriaal door de archieven besprak, beklemtoonde de
noodzaak van een officiële uitspraak dat computer-archiefbescheiden ook archief
bescheiden (Archivgut) zijn. Zij onderscheiden zich daardoor van de schriftelijke
archiefbescheiden (Schriftgut) dat ze slechts langs electronische weg bruikbaar
worden en niet direct leesbaar zijn. Het ponskaartenbestand is vanwege zijn omvang
ongeschikt voor bewaring; bij de magnetische banden ligt het gunstiger. Een groot
gevaar is dat de rekencentra van een vernietigingstermijn uitgaan van slechts 2-10
jaar. Actuele gegevens worden als interessant beschouwd, al wat historie geworden
is wordt uitgewist. Om een overzichtelijke situatie te verkrijgen is bovenal integratie
nodig in die zin dat overal dezelfde systemen gebruikt gaan worden. De archivaris
zal erbij gebaat zijn. Spreker drong aan op bevordering van de inspraak van de
archivaris. Hij moet bij blijven door geinformeerd te zijn over de omvang en over
de termijnen van vernietiging der computerbescheiden bij de administratie. Hij
moet ernaar streven dat er overzichten komen van wat bij de administratie gedaan
wordt. In Nordhein-Westfalen is men in deze zaak zeer diligent. In 1970 is er een
catalogus verschenen.
In het algemeen kan gezegd worden dat de criteria, die m.b.t. bewaring en vernie
tiging van schriftelijke archivalia worden toegepast, ook m.b.t. computer-archival ia
toe te passen zijn.
Dr. Romeyk wees op het belang van de automatisering bij het sociaal-wetenschap
pelijk onderzoek. De computer is daar reeds gemeengoed. Bij ander wetenschap
pelijk onderzoek zal het spoedig net zo zijn. Natuurlijk wordt bij het opslaan
van afzonderlijke gegevens wel rekening gehouden met de kosten. Het moet eco
nomisch verantwoord zijn. Voor bewaring zou volgens deze spreker de microfiche
het meest in aanmerking komen.
[250]
De heer Wolf Buchmann (Bundesarchiv Koblenz) vervolgde de serie uiteenzettin
gen met het verstrekken van waardevolle voorlichting over de voorwaarden, waar
onder computerarchivalia in de archieven bewaard moeten worden. Hij ging uit
van de magneetband, omdat bij opslag daarvan het kosten- en het ruimteaspect
het gunstigst liggen. Reële gevaren zijn dat bij spanning van het materiaal rekking
het gevolg kan zijn. Ook kan al het opgeslagen materiaal in één klap verloren gaan,
wanneer het in een electronisch veld terechtkomt. Nabijheid van electrische appa
raten (liften!) moet vermeden worden.
Voor opslag zijn geklimatiseerde ruimten nodig, waar de temperatuur ca. 19-24° C
mag zijn, de relatieve luchtvochtigheid ca. 45-55 De temperatuurwisseling mag
de 2° C, de schommeling van de relatieve luchtvochtigheid de 5 niet te boven
gaan. Anders gaan spanningen optreden met het bovengenoemde noodlottige ge
volg. De opslagruimten moeten beslist stofvrij zijn. De afstand tot electronische
leidingen moet meer dan 70 cm bedragen en de stopcontacten in de ruimte moeten
geaard zijn. Alle banden moeten hangen en in geen geval liggen. Wanneer ze
arriveren, is aflezing van begin tot eind uit controle-overwegingen geboden, al
vorens ze worden opgeslagen: hierbij behoort erop gelet te worden of de dichtheid
der tekens op de band juist is (1.600 bits per inch).
De banden, die vóór 1971 vervaardigd zijn, dienen na maximaal 12 jaar, de latere
na maximaal 20 jaar te worden omgespoeld. In het Bundesarchiv heeft die omspoe
ling elk jaar plaats. Tegen het gebruik van viltstiften om aanduidingen op de band
te plaatsen, liet spreker een waarschuwing horen.
De laatste spreker was dr. Heinz Boberach (Bundesarchiv Koblenz) over de moge
lijkheden van computergebruik bij inventarisatie en indicering in de archieven. Hij
gaf een aanvulling op wat wij over de toepassingsmogelijkheden reeds weten uit
de informaties in het verslag over de Table Ronde te Bad Godesberg (1971) en in
de voorstudies voor het Internationaal Archief congres te Moskou (1972). Ten
voorbeeld stelde hij de werkzaamheden te Düsseldorf, Osnabrück (Bentheimer-
akten). Er wordt ruimschoots gebruik gemaakt van trefwoorden. Indices van meer
dan 10.000 persoonsnamen zijn geschikt voor computerverwerking.
Dr. Boberach attendeerde ook, zoals dat geregeld gedaan wordt, op de experimen
ten met de notariële archieven in Luik en voorts op die met de oorkonden van het
Italiaanse klooster Monte Cassino. In Koblenz werken Bundesarchiv en Registratur
samen aan de opstelling van een thesaurus in de periode, waarin de archivalia nog
niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Te Koblenz, waar zo straks een
generale index op de archieven via de computer raadpleegbaar zal zijn, maakt men
geen gebruik van een eigen computer. Via een terminal is men aangesloten op een
elders bestaande (Darmstadt).
R. A. D. Renting
[251]
